Методика составления номенклатуры дел учреждения

    в) адресат или корреспондент документа;

    г) краткое содержание документов дела;

    д) даты (период), к которым относятся  документы дела;

    е) указание на копийность документов дела.

    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

    В заголовках дел, содержащих переписку  с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается  их общее видовое название.

    Значение  и практическая ценность документов организации различны. Одни документы  используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

    Для долговременного хранения документов создается архив организации.

    Для ведения архива выделяется штатная  должность “архивист” или его  функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников службы ДОУ.

    В задачи архива входят:

    а) прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

    б) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

    в) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

    Специалистами установлен оптимальный срок использования  документов в делопроизводстве - три  года. После истечения этого срока  решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив организации, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

    Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному  хранению и отбора документов для  уничтожения в организации создается  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

    Сроки хранения дел устанавливаются ЭК. В соответствии с решениями ЭК дела, направляемые в архив делятся  на группы:

    а) постоянного хранения;

    б) долговременного хранения (свыше 10 лет);

    в) кратковременного хранения (до 10 лет  включительно).

    При исчислении сроков хранения учитываются  только годы. День и месяц составления  документов значения не имеют.

    К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.

    Бухгалтерские документы (за исключением лицевых  счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

    Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на две группы:

    а) дела по личному составу;

    б) дела по основной (производственной) деятельности.

    На  каждую группу дел составляются отдельные  описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному  составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

    На  документы, выделенные к уничтожению  составляется акт.

    Акты  и описи составляются и подписываются  членами ЭК, рассматриваются и  утверждаются руководителем организации.

    Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

    Вместе  с делами в архив предприятия  передаются журналы регистрации  или регистрационные картотеки  на документы. Только после передачи документов в архив организации  разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт 

2.3. Анализ номенклатуры  дел организации 

    Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций». Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

    Номенклатура  дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа –  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

    Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

  Пример 1

  

  Пример 2

  

    Как мы видим, номенклатура дел организации:

    - визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),

    - подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая),

    - обязательно утверждается руководителем организации,

    - если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

    Номенклатура  дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

    Если  в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

    Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

    По  общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

    Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

    - основной части и

    - итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

    Совокупность  граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

    Наименования  граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

 

     

  Фрагмент  документа

 
  

Фрагмент  документа

 

    

Н

а

и

м

е

н

о

в

а

н

и

е

 

р

а

з

д

е

л

а

    

Н

о

м

е

н

к

л

а

т

у

р

а

 

д

е

л

 

м

о

ж

е

т

б

ы

т

ь

п

о

с

т

р

о

е

н