Методика составления номенклатуры дел учреждения

    В организациях, не передающих документы  на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

    Формируют номенклатуру по форме, установленной  «Основными правилами работы ведомственных  архивов».

    Номенклатура  содержит в себе пять граф:

    - первая – индекс дела;

    - вторая – заголовок дела (тома, части);

    - третья – количество дел (томов,  частей);

    - четвертая – срок хранения  дела (тома, части) и номера статей  по «Перечню»; 

    - пятая – примечание.

    Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации  цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 – индекс структурного подразделения, а 05 – порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).

    Порядок индексирования подразделений должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности – инструкции или стандарте предприятия по ведению делопроизводства в организации. [5, c.261]

    Однородным (типовым) делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально», номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел..  

 

Глава 2. Методика составления номенклатуры дел в ООО «АРБ-Консалтинг»

2.1. Основные направления  деятельности 

    Консалтинговая  фирма "АРБ - Консалтинг" создана 11 января 1996 года в рамках программы TACIS и в соответствии с постановлением № 1434 Правительства Российской Федерации от 29.12.95.

    Сфера деятельности – бизнес консалтинг в области управления и маркетинга, проведение маркетинговых исследований, разработка и реализация маркетинговых  коммуникаций, разработка и комплексное  продвижение Интернет проектов.

    Миссия  консалтинговой компании "АРБ-Консалтинг":

    Обеспечение долговременной устойчивости бизнеса  клиентов через последовательное сокращение потерь в управлении и маркетинге, создание ценности для клиента и  развитие персонала.

    Консалтинговые  услуги (бизнес консалтинг)

    В составе консалтинговой фирмы работают квалифицированные специалисты, готовые провести для Вас исследование рыночной ситуации, сделать на его основе рекомендации по развитию Вашего бизнеса, подготовить бизнес-план, грамотно спланировать Ваше присутствие в Интернет, разработать дизайн и любой сложности программное обеспечение для Вашего Веб-сайта. "АРБ-Консалтинг" проводит внедрение систем менеджмента на предприятиях различных отраслей на основе международных стандартов серии ISO и бережливого производства (Lean production), оказывает консалтинговые услуги по вопросам стратегического маркетинга, проведения эффективных рекламных кампаний, привлечения инвестиций, электронного бизнеса. Благодаря взаимодействию с «Уральской школой бизнеса», бизнес консалтинг при необходимости сопровождается обучением персонала клиентских организаций.

    Качество  услуг бизнес консалтинга

    Система менеджмента качества консалтинговой фирмы соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2000 г. (сертификат AFAQ № QUAL/2007/30892), политика в области качества. "АРБ-Консалтинг" также является лауреатом премии Губернатора Челябинской области по качеству 2008 г. В компании идет постоянная работа по совершенствованию услуг бизнес консалтинга, для чего используются такие инструменты, как обратная связь наших клиентов, внутренние и внешние аудиты, отчеты по завершенным проектам, система подачи и рассмотрения предложений по улучшению и периодический анализ результатов и бизнес процессов.

    В своей работе консалтинговая компания придерживается норм Международного Кодекса практики маркетингового исследования ESOMAR.

    Достигнутые результаты:

    Разработано более 60 бизнес-планов по различным направлениям бизнеса (бытовые услуги, автосервис, производство НТП, инновационные проекты), проведено более 250 исследований рынков (сырьё, топливо, продукты питания, медицинские услуги, СМИ). За 11 лет работы повысили свою квалификацию 3000 предпринимателей, организовано более 200 рекламных кампаний и промо-акций, создано около 200 сайтов, проведено более 100 проектов по продвижению в Интернет.

    Создали и поддерживаем следующие издательские проекты в сети Интернет:

      «Оборудование для малого и среднего бизнеса»

    «Бизнес-образования  России»

    «Маркетинг  в интернет»

    «Товары и услуги предприятий Челябинской  области»

    Консалтинговая фирма «АРБ - Консалтинг» является действительным членом “Международной ассоциации «Система межрегиональных маркетинговых центров” и Ассоциированным членом Российской Ассоциации Маркетинга. Это дает уникальные возможности для наших клиентов в изучении рынков и проведении исследований по всей России.

    Компания является победителем областного конкурса 2005 года «Лучший предприниматель года в Челябинской области» в номинации «Лучший инновационный продукт».

      «АРБ – Консалтинг» по итогам деятельности за 2008 год лидирует в списке крупнейших консалтинговых компаний Урало-Западносибирского региона в сфере маркетинга и отношений с общественностью. Официальный список опубликован в журнале "Эксперт-Урал" № 22 (331) 2 июня.

    По  данным журнала "Деловой квартал" (№ 4 (146) от 24 февраля 2009) компания "АРБ-Консалтинг" является №1 на рынке интернет маркетинга в Челябинске, а по результатам Дня выбора BTL-агентств - мы №1 и по услугам ВТL. 

2.2. Деятельность секретаря  по разработке  номенклатуры дел  организации 

    В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации , надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т. е. они выступают в роли памяти учреждения.

    Быстрый поиск и использование таких  документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей  классификацией  документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещённые в одну обложку». [20, с.31] Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.

    При формировании документов в дела используются различные признаки группировки  документов (например, авторский признак  предполагает группировку в дела документов одного автора, основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности и т.д.)

    При формировании дел необходимо учитывать  следующие требования :

    а) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

    б) подлинники отделять от копий;

    в) годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

    г) утвержденные документы - от их проектов;

    д) включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

    Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

    В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел, не закрывающихся по окончании  календарного года.

    Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым они относятся.

    Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную  надпись, отметку “В дело”.

    Документы в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

    Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

    Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел.

    Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся  в  деятельности организации, кроме технической  документации и печатных изданий.

    Номенклатура  дел предприятия разрабатывается  специалистом службы ДОУ, ответственным  за организацию работы с документами.

    Номенклатура  дел составляется по установленной  форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

    Содержательная  часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы  дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), и номер статьи по перечню, примечания. (Приложение 6)

    Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью  документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

    При составлении заголовков дел следует  учитывать что:

    а) заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

    б) заголовок должен быть кратким, четко  сформулированным;

    в) заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

    Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

    Состав  заголовка дел образует следующие  элементы:

    а) название вида (переписка, журнал) или  разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.);

    б) название организации или структурного подразделения;