Методика составления номенклатуры дел учреждения

    Не  включаются в номенклатуру дел печатные издания (сборники, справочники и  т.д.)

    Составление заголовков дел – это самая  сложная часть работы при составлении  номенклатуры дел.

    Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основанное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела приводиться поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или назначение вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.. В заголовках дел не употребляют формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

    Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

    В заголовках используют следующие признаки:

    - номинальный (указывается название документов);

    - авторский (приказ директора);

    - корреспондентский (по реквизиту  определятся адресат);

    - предметно-вопросный (содержание  документа);

    - географический (используется, когда  в деле сгруппированы документы  нескольких авторов, но объединенных по территории);

    - хронологический (содержит указания  за какой-то период).

    Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных  и других дел, содержащих различные  по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое»

    При заведении  личных дел фамилия, имя  и отчество лица, на которого заводиться дело, указываются в именительном падеже.

    Термин  документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных приложением какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве нового учебного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)». [14, c.247]

    Использование терминов материалы и документальные материалы неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.

    В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу  она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать  следующее:

    - если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ОМЕГА о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов».

    - если в деле сгруппирована  переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

    - если однородные корреспонденты  находятся на одной определенной  территории (край, область, район), целесообразно  указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математической олимпиаде».

    - в случае переписки с разнородными  корреспондентами в заголовок  дела они не выносятся, а  указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес»».

    Свои  особенности имеют заголовки  дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

    При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке  указываются вид документа, автор  и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 2006 год», «Протоколы заседаний совета директоров за 2006 год».

    Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института»

    В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условие обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным  показателям финансовой деятельности предприятия (организации)»

    После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в  номенклатуре дел. Он основан на учете  организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

    В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а  также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации  дела систематизируют по степени  из важности с учетом взаимосвязи  документов.

    Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

    Внутри  каждой из перечисленных групп дела располагают по степени из важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после  них – месячные. Аналогично систематизируют  и дела с отчетными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале – переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями и в конце – с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

    При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий.

    Номенклатура  дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных  подразделений. В этом случае разделами  сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы – это общественные организации или органы, действующие на общественных началах. [21, c.121]

    В организациях без структурного деления  или с нестабильной структурой разделами  номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение. 

1.3. Структура и порядок  документоведения  номенклатуры дел 

    Формированию  и удостоверению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

    Кроме того, очень важно знать и учитывать  требования, закрепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов, Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел. [17, c.47]

    К процедуре формирования номенклатур  дел необходимо привлекать руководителей  и ведущих специалистов организации  для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

    Номенклатура  дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации – заново составляться и согласовываться.

    Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения  управления, номенклатур структурных  подразделений – на руководителях  структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

    Формирование  номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.

    Готовую номенклатуру подразделения сначала  подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

    Номенклатуру  дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.

    Номенклатуры  печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится  на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

    В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации  и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

    Номенклатуру  пересогласовывают с ЭПК архивного  учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения  функций и структуры организации  номенклатуру пересоставляют и согласовывают  независимо от срока ее предыдущего согласования.

    Номенклатура  дел организации является документом постоянного хранения как самостоятельное  дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.