Методика составления номенклатуры дел учреждения

Курсовая  работа по документоведению 

Тема: Методика составления  номенклатуры дел учреждения. 

 

Содержание 
 
 
 

 

Введение 

    Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью  организации.

          Систематизация документов, быстрый поиск и использование  этой информации возможны лишь при  четкой классификации документов.

          Специальным классификационным  справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

    Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в делопроизводстве организации, с  указанием сроков хранения, по установленной  форме.

          Номенклатура дел  – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

    Назначение  номенклатуры дел:

    - распределение исполнительных документов  в дела;

    - систематизация дел;

    - закрепление индексов дел;

    - установление сроков хранения  дел.

    Кроме того, номенклатура дел:

    - служит основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения;

    - используется как основной учетный  документ при сдаче в архив  организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

    - является основой для составления актов на уничтожение дел;

    - может быть использована в  качестве схемы для построения  справочной картотеки на использованные  документы.

    Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

    Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием  их индекса и носит рекомендательный характер.

    Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

    Окончание делопроизводственного года знаменует  переход к следующему этапу жизненного цикла номенклатуры – утверждению  сводной итоговой номенклатуры и  оформлению итоговой записи. В течение года структурные подразделения формировали дела в соответствии со сводной плановой номенклатурой, в процессе работы были заведены новые дела, скорректированы заголовки дел, некоторые дела были переданы в другие структурные подразделения, часть дел была окончена делопроизводством. С целью определения и закрепления реальной  картины состава и объема дел, созданных в истекшем делопроизводственном году, разрабатывается сводная итоговая номенклатура дел.

    Тема  актуальна, так как номенклатура дел позволяет упорядочить работу с документами на предприятии и облегчить поиск.

    Объект: разработка  номенклатуры дел организации.

    Предмет: номенклатура дел в ООО «АРБ-Консалтинг».

    Цель: провести анализ номенклатуры дел в ООО «АРБ-Консалтинг»

    Задачи:

    1. Определить понятие номенклатура дел.

    2. Изучить основные требования к составлению номенклатуры дел.

    3. Изучить порядок и структуру документоведения номенклатуры дел.

    4. Изучить основные направления  деятельности компании «АРБ-Консалтинг»

    5. Изучить деятельность секретаря на предприятии по разработке номенклатуры дел.

    6. Провести анализ номенклатуры  дел в ООО «АРБ-Консалтинг».

Глава 1. Значение номенклатуры дел в делопроизводстве организации

1.1. Понятие номенклатуры  дел. Назначение  и виды номенклатуры дел 

    Номенклатура  дел – это утвержденный систематизированный  перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в  установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения  и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно. 

    Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной  системе делопроизводства (ЕГСД).

    Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной  и типовой. Кроме того, различают  номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

    Конкретная  номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения. [8, c.57]

    Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

    Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

    Работа  по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как  правило, включает изучение их организационной  структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

    Утвержденные  экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются  состав дел службы делопроизводства организации. Если такая  служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

    После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.   

    Номенклатура  дел учреждения, не передающего документы  на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

    Номенклатура  дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка  формирования и учета дел в  делопроизводстве подразделений. Сводная  номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

    Номенклатура  дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться  в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в  качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

    Номенклатура  дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

    Согласованная с соответствующим учреждением  государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. [18, c.26]

    Различают типовые, примерные и индивидуальные номенклатуры.

    Типовая номенклатура дел составляется для  организаций, однородных по характеру  деятельности и структуре, устанавливает  для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

    Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

    Независимо  от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою индивидуальную номенклатуру дел.

    В небольших организациях, не имеющих  структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

    При наличии типовой номенклатуры заголовки  дел полностью переносятся в индивидуальную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. 

1.2. Требования к оформлению и составлению номенклатуры дел 

    Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов [41, c.153]:

    - определение круга документов  для включения в номенклатуру;

    - составление заголовков (наименований) дел;

    - разработка классификационной схемы номенклатуры, то есть порядка расположения дел;

    - определение сроков хранения  дел;

    - определение системы индексации  и установление индексов дел;

    - оформление и удостоверение номенклатуры  дел.

    Основное  требование к номенклатуре дел – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

    В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения  какой-либо конкретной задачи, документы  общественных организаций.

    В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.