Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

     НОУ ВПО

     «МУРМАНСКАЯ АКАДЕМИЯ ЭКОНОМИКИ  И УПРАВЛЕНИЯ» 
 
 

Факультет: Экономический

Специальность: 080502.65 «Экономика и управление на предприятии»

Личное  дело №: 168/9 
 
 
 
 
 

     Зачетное  задание 
 
 
 

     ) 

 

 

     СОДЕРЖАНИЕ 
 

1 Каковы  особенности составления таблиц  на компьютере…………………...3

2 Какие  преимущества дает компьютер  в оформлении текста………………...5

3 Какой  формат бумаги рекомендован для  оформления служебных документов………………………………………………………………………...7

4 Автобиография,  и ее оформление……………………………………………...8

Список  использованных источников……………...……………………………10

 

     1 Каковы особенности  составления таблиц  на компьютере 
 

     Табличные компоненты документов включают в себя числовые данные, представленные в упорядоченной форме (таблицах). Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.

     Таблицы могут быть разной степени сложности и для их подготовки могут быть использованы различные программы:

     - текстовые процессоры, например Microsoft Word;

     - универсальные табличные процессоры, например Microsoft Excel;

     - специализированные программы.

     Microsoft Word, предоставляет пользователю удобные средства создания и оформления таблиц. Таблица состоит из строк и столбцов ячеек. Ячейки можно заполнять цифрами, текстом и рисунками. Таблицы удобно использовать не только для ввода и оформления числовых данных, но и для выравнивания абзацев текста и соответствующих им рисунков внутри документа. Для удобства чтения строки и столбцы таблицы разделяются линейками.

     Таблицу можно создать несколькими способами:

     - вставить в документ, при помощи  команды «Вставить таблицу» в   меню «Таблица»;

     - использовать кнопку «Вставить  таблицу»;

     - нарисовать таблицу в документе  при помощи «мыши», выбрав команду «Нарисовать таблицу» в меню «Таблица».

       Microsoft Word предоставляет широчайшие возможности по редактированию и оформлению таблиц, использую для этого следующие операции:

     - ввод данных в таблицы;

     - преобразование таблицы в текст и наоборот;

     - добавление и удаление строк и столбцов в таблице;

     - объединение и разделение ячеек;

     - оформление границ таблицы и заливка ячеек;

     - сортировка данных и др.

     Microsoft Word - позволяет производить лишь некоторые вычисления в таблицах. А для построения сложных формул, управления связанными данными рекомендуется использовать другое приложение Office - электронные таблицы Microsoft Excel. Это один из современных табличных процессоров, имеющий очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающий удобную и эффективную работу пользователя.

 

      2. Какие преимущества  дает компьютер  в оформлении текста 
 

     В настоящее время практически  все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Широкое применение нашли различные программные системы подготовки документов.

     Сами  документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.

     Текстовые компоненты документов являются преобладающими в их составе и несут основную смысловую нагрузку. Для их подготовки могут быть использованы различающиеся по своим возможностям программы:

     - текстовые редакторы позволяют  осуществлять набор текста и  выполнять над ним основные  операции редактирования: вставку,  удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагментов текста. Эти программы ориентированы на работу с документами, не требующими специального оформления в соответствии с установленными требованиями, например - черновые или рабочие варианты;

     - текстовые процессоры обладают  всеми возможностями текстовых редакторов, но дополнительно позволяют выполнять функции форматирования текста, включающие в себя шрифтовое оформление, оформление заголовков и абзацев, страниц, разделов, подготовку списков и индексов, проверку орфографии и другие вспомогательные функции оформления документов. Эти возможности текстовых редакторов позволяют готовить текстовые компоненты в соответствии с установленными требованиями, что и определяет их ориентацию на работу с документами, официально применяемыми в управленческой и офисной деятельности;

     - настольные издательские системы  ко всем возможностям текстовых  процессоров добавляют реализацию  функций произвольной верстки  текста на странице и обработке  графических иллюстраций, что  указывает их ориентацию на  подготовку в основном многостраничных документов.

     На  основании вышеизложенного можно  сделать вывод, что с наибольшей пользой достижения компьютерной техники  сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось. Преимущества компьютерного оформления текста трудно переоценить – это:

     - мощный скачок повышения качества  и скорости работы, текст, всегда  выглядит одинаково, независимо  от используемого программного  обеспечения;

     - значительное сокращение числа  неточностей и ошибок, простота  их исправления;

     - полный набор возможностей для  использования любых символов  и иностранного текста;

     - возможность использования любого, сколь угодно сложного форматирования;

     - в случае сканирования сохраняется точный вид исходного документа.

 

      3. Какой формат  бумаги рекомендован  для оформления  служебных документов 

     Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

     ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А.В,С. Ряд А является основным, а В и С дополнительными.

     Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

     Для оформления служебных документов используются следующие форматы:

     - А3 (297х420 мм.) – для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений;

     - А4 (210х297 мм.) и А5 (140х210 мм.) – для  приказов, писем и других организационных  и распорядительных документов.

     Применение  стандартных форматов в делопроизводстве  обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов. 
 
 

 

4. Автобиография, и ее оформление 
 

     Автобиография – это документ, составленный в  произвольной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные в определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовой деятельности. Автобиография отличается от анкеты тем, что в ней данные отражаются более полно, т.е., например, могут быть указаны причины увольнения с предыдущего места работы, обосновано желание работать именно в этой организации и прочее. Автобиография пишется гражданином собственноручно, без применения пишущей машинки или компьютера. Текст автобиографии сравнивается сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров «со слов гражданина». Исправления и помарки в документе не допускаются.

       На сегодняшний день автобиография является неотъемлемой частью процесса трудоустройства и позволяет потенциальному работодателю иметь более полное представление о принимаемом на работу сотруднике.

     Автобиография это самостоятельное, свободное  и вольное описание жизни человека. И в связи с этим никаких регламентированных форм и бланков для автобиографии не предусмотрено. Составляется автобиография на чистом листе, где нет никаких подсказок (граф, вопросов). Но существуют определённые правила по оформлению данного документа, придерживаясь которых, человек сможет чётко и лаконично донести до перспективного работодателя необходимую информацию в выгодном для себя свете.

     Информация в автобиографии указываются в хронологическом порядке. Основные блоки должны содержать следующие сведения:

     - фамилия, имя, отчество, дата и  месяц рождения;

     - сведения о родителях;

     - полученное образование;

     - трудовая деятельность.

     Указанные блоки являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. Это изменение семейного положения, членство и участие в профсоюзных и иных общественных организациях,  выполнение общественной работы, для мужчин сведения о воинской службе.

     Информация о поощрениях и наградах в автобиографии, как правило, раскрывается составителем более полно, чем в других документах.

         В конце автобиографии указываются паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, а также проставляется подпись составителя. Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Окончательный вариант автобиографии помещается в личное дело. Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии, отражаются в отдельном документе-приложении. Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 

     1) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. – ИПК Изд-во стандартов, 2003.

     2) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Информация и документация. Управление документами. Общие требования. – ИПК Изд-во стандартов, 2007.

     3) Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство: учебное пособие / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 2-е перераб. и доп. – Ростов н/Д. ; Феникс, 2004, - 384 с.

     4) Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перепаб. И доп ./ В.В.Гадахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К Корнеева – М. ; ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 456 с.