Контрольная работа по "Делопроизводству"

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ  БЕЛАРУСЬ                

БЕЛОРУССКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

МЕЖДУНАРОДНЫЙИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Кафедра «Информационные технологии в управлении» 
 

                                                
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА 

    по  учебной дисциплине "Делопроизводство» 

 Студентка                                        

2 курса гр.417610                          Галкина Елена Сергеевна           

специальность 260202

номер зачетной книжки   5

Принял                          Зимницкая Л. В.         

                                                                           
 
 
 
 
 
 

МИНСК 2011

Содержание

1. Текстовая  часть: Оформление реквизитов документов………………3

Общие бланки……………………………………………………………..18

Организационно-распорядительная документация…………………….20

2. Практическая  часть (образцы документов)…........................................25 

Оформление реквизитов документов

     Каждый  документ состоит из элементов, которые  называются реквизитами. Различные  документы имеют разный набор  реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных  в документе, составляет формуляр этого  документа. Формуляры, характерные  для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

     СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита для  организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему  организационно-распорядительной документации (УСОРД).

     Стандарт  дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть  реквизитов, место для которых  очерчено графически.

     Документ  можно условно разделить на три  части:

     заголовочная  часть документа – содержит реквизиты  
1–20; содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22; оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 32.

     Текст документа выполняется шрифтом  Times New Roman в обычном начертании, размером, не менее 13 пунктов. Для формата А4 используется полтора межстрочных интервала, А5 – один межстрочный интервал.

     Реквизиты документа отделяются друг от друга  полуторными межстрочными интервалами, а при печати на пишущей машинке  – двумя-тремя интервалами.

     Если  в тексте есть примечания или выделенная в абзац ссылка на документ, послуживший  основанием к его изданию, слова  «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся  к ним текст – через один межстрочный интервал или точно 14пт для компьютера.

     Документы со сроком хранения до трех лет допускается  печатать на двух сторонах листа.  

     Реквизит 01. Государственный герб РБ помещается на бланках с угловым расположением  реквизитов. Его помещают на верхнем  поле бланка над серединой строк  наименования организации, а на бланках  с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр  изображения – не более 17 мм.

     Реквизит 02. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности  в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен Государственный  герб Республики Беларусь.

     Реквизит 03. Код организации – проставляют  ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП  для других организаций. Код служит для электронной идентификации  документа.

     Реквизит 04. Код документа проставляют  на бланке по ОКРБ 010–95 Унифицированные  документы.

     Реквизит 05. Наименование вышестоящей организации.

     Реквизит 06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в её учредительных документах, и указывается  обязательно вне зависимости  от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием  организации указывают в скобках  сокращенное наименование.

     Реквизит 07. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

     Реквизит 08. Почтовый адрес отправителя.

     Реквизит 09. Справочные данные об организации  включают: номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес  электронной почты и др.).

     Реквизит 10. Наименование вида документа, составленного  или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.

     Реквизит 11. Дата документа: реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Буква «г.» после цифр года не ставится.

     Для финансовых и нормативных правовых актах используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), н-р: 1 сентября 2011 г.

     Реквизит 12. Регистрационный индекс документа  состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями, например, 01– 07/5. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

     Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа, на который  дается ответ и оформляется только на бланке письма.

     Реквизит 14. Место составления или издания  документа указывают в том  случае, если затруднено его определение  по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания  указывают с учетом принятого  административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или  издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации  юридического лица.

     Реквизит 15. Гриф ограничения доступа к  документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере  информации, ограничивающий круг пользователей  документа. Гриф ограничения доступа  к документу (секретно, конфиденциально  и др.) проставляют без кавычек  на первом листе документа на верхнем  углу справа, и его можно дополнить  данными, предусмотренными законодательством  об информации, отнесенной к государственной  тайне и конфиденциальной информации. На практике используют грифы «Для служебного пользования («ДСП»), «Конфиденциально»  и т.д.

     Реквизит 16. Адресат. В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

     Министерство  юстиции Республики Беларусь

     Управление  систематизации законодательства

     Должность лица, кому адресован документ, указывают  в дательном падеже, например:

     ЗАО «Белорусский текстиль»

     бухгалтерия

     старшему  экономисту

     Николаеву А.С.

     или

     Генеральному  директору

     ЗАО «Минскводоочистка»

     Петрову В.И.

     Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно, например:

     Администрации районов

     Брестской области

     В состав реквизита «Адресат» при  необходимости может входить  почтовый адрес. Элементы адреса указывают  в последовательности, установленной  правилами, оказания услуг почтовой связи.

     Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «Копия» перед  вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

     Если  письмо адресуется организации, указывают  ее наименование, затем почтовый адрес, например:

     Научно-исследовательский  институт

     документоведения  и архивного дела

     Черкасский  пер, д.2,

     220000, г. Минск

     При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

     ул.Садовая, д.5, кв.12

     Гомельская обл., Киреевский р-н,

     236264, г.Липки

     Михееву И.П.

     Каждая  составная часть реквизита «адресат»  печатается с новой строки через  один межстрочный интервал, фамилия  адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5–2 интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

     Реквизит 17. Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий  нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении  документа должностным лицом  гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без  кавычек – прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии  и даты утверждения, например:

     УТВЕРЖДАЮ

     Генеральный директор

     ЗАО «Белорусский текстиль»

     Личная  подпись И.В. Аненков

     12.02.2001

     При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

     При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит  из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: