Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

       Задание 1

 

      Требования  к оформлению и формированию дел. Экспертиза ценности документов 

      Оформление  дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

      Оформление  дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. [4, c.11]

      Оформление  дел начинается с момента их заведения  в делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки к сдаче  в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

      Для учета количества листов в делах  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак "+" - число листов внутренней описи, если она есть.

      Составлять  заверительную надпись на обложке  дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

      Заверительная надпись пишется разборчиво. В  ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

      После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки  дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

      Если  дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке  проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

      Важным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое  проставляется на основании заверительной надписи дела.

      Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации  после сверки ее с ведомственным  перечнем документов с указанием  сроков хранения или после уточнения  срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

      Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела.

      Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов: [1, c.24]

      определение круга документов для включения в номенклатуру;

      составление заголовков (наименований) дел;

      разработка  классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

      определение сроков хранения дел;

      определение системы индексации и установление индексов дел;

      оформление  и удостоверение номенклатуры дел.

      Определение круга документов для включения  в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

      В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

      В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций  для продолжения или окончания  решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

      Не  включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и  т.д.).

      Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

      Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так  как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.

      Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: "Годовой отчет о  научно-исследовательской деятельности института", "Месячные отчеты об отгрузке товаров".

      В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): "Годовой отчет по отдельным  показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф.10-ф)".

      Разработка  классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

      В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а  также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации  дела систематизируют по степени  их важности с учетом взаимосвязи документов.

      Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих  органов, затем - дела, содержащие организационную  документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

      Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

      Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

      Сроки хранения документов - постоянные или  временные (один, три, пять, десять, 15 лет  и т.д.) - устанавливаются в зависимости  от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

      Срок  хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом  окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством  в 2008 г., исчисляется с 1 января 2009 г. [2, c.39]

      Индексация  дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

      Если  организация небольшая и не имеет  структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

      В сводной номенклатуре в индекс каждого  дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер  дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс "03", и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером "2" (02).

      Индексация  структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

      Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

      Форма номенклатуры представляет собой таблицу  из пяти граф: индексы дел, заголовки  дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

      В конце года в номенклатуре заполняется  итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

      В итоговой записи отдельно указывается  количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

      После итоговой записи оформляется подпись  лица, составившего номенклатуру, и  проставляется дата составления.

      Номенклатура  составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

      Номенклатура  дел структурного подразделения  должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

      Номенклатура  дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают  и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

      Формирование  начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

      Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка  исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел  в определенной последовательности; оформление обложек дел.

<