Контрольная работа по "Делопроизводству"

ПЛАН:

(Вариант  № 1) 

1. Регистрация и учет документов.
2. Доверенность и учет документов.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.

Документооборот - это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело. 

На предприятии  различают три основных потока документации:

- входящие  документы, поступающие из других  организаций;

- исходящие  документы, отправляемые в другие  организации;

- внутренние  документы, создаваемые на предприятии  и используемые работниками предприятия  в управленческом процессе. 

Все документы, поступающие на предприятие, проходят:

первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба  документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным  структурным подразделением, так  и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина  возврата.

Конверты  от поступающих документов оставляют  в том случае, кода по конверту можно  определить адрес отправителя, время  отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично”  и в адрес общественных организаций. 

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

- направляемые  на рассмотрение руководителю  предприятия;

- направляемые  непосредственно в структурные  подразделения или конкретным  исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную  информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение  по которым могут принимать ответственные  исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия  и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в ДОУ. Если документ должен исполняться  несколькими подразделениями или  должностными лицами, его размножают в нужном кол-ве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют  как почтовое отправление и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой  службы ДОУ обязана проверить  правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно  оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается  работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

Служба  ДОУ должна систематически вести  учет кол-ва обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки  мер по совершенствованию работы с документами.

Движение  документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи  в дело образуют документооборот  организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в  схемах прохождения документов, которые  разрабатываются службой документационного  обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью  средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники  должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки  документов. 

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.  

Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и дальнейшего  использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и  внутренние - в день подписания или  утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно. Регистрационный  индекс входящих и исходящих документов включает:

порядковый  номер в пределах регистрируемого  массива документов;

индекс  по номенклатуре дел.

При формировании документов в дела используются следующие  признаки заведения дел.

Основанием  для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

При формировании документов в дела по предметно - вопросному признаку за основу берут их содержание (например, “Документы по вопросам повышения  качества продукции”).

Авторский признак предполагает группировку  в дела документов одного автора.

Для группировки  переписки используется корреспондентский  признак. При этом в заголовке  дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка  и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, “Переписка с предприятиями Восточной  Сибири по вопросам поставки продукции”).

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия  и квартальных вложениях”).

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно - вопросному и хронологическому признакам.

Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо учитывать следующие  требования:

- документы  постоянного и временного сроков  хранения необходимо группировать  в дела раздельно;

- подлинники  оделять от копий;

- годовые  планы и отчеты - от квартальных  и месячных;

- утвержденные  документы - от их проектов;

- включать  в дело по одному экземпляру  каждого документа.

Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных  актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся  по окончании календарного года.

Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в  хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки  документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

Утвержденные  предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени  их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников предприятия  по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку  номеров.

Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической  последовательности: документ-ответ  помещается за документом запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Учет  должен производиться в комплексе  с другими мероприятиями по совершенствованию  работы с документами.

Осуществляется  как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным  подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При  подсчете количества документов за единицу  учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и  машинописный.

В службах  оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий  документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.  

Информационно - поисковая система (ИПС) для работы с документами  организации. 

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых  массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных  подразделений (при наличии типовых  структур), классификатора названий видов  документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и  др.