Комплектование архивов документации государственной и негосударственной части архивного фонда РФ

      Введение.

      Тема  курсового проекта: Комплектование архивов документации государственной  и негосударственной части архивного  фонда РФ.

      Цель  работы: Овладеть следующими профессиональными  компетенциями:

      - организовывать хранение и обеспечивать сохранность;

      - принимать и регистрировать, поступающие на хранение документы, с законченным ДП;

      - участвовать в подборке номенклатурных  дел; проверяют правильность формирования  и оформления;

      - шифровать в соответствии с действующими правилами ед. хранения; систематизирует и ведет их учет.

        Для достижения цели решались  следующие задачи:

      - выяснение отличия государственной  и негосударственной части АФ  РФ.

      - определение источников комплектования  документации государственной и  негосударственной части АФ РФ.

      - выявить  цели комплектования АФ РФ.

      - изучить этапы комплектования.

      - изучить проблемы комплектования.

       - изучить этапы комплектования  по законодательной базе, используя  локальные и законодательные  акты.

      - проанализировать номенклатуру  дел ЕПЭКа с целью выявления  документации государственного и негосударственного АФ РФ.

     В деятельности государственных и  негосударственных организаций  частных лиц, создается большое  количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд страны. Бумажные потоки, с которыми каждый день сталкиваются работники на своей работе, тоже принадлежат ему. Наиболее ценная часть этих документов подлежит сохранению в архиве для пользы организации и для будущих поколений. Повседневная работа по пополнению архива ценными документами называется комплектованием. Работник делопроизводства в процессе комплектования играет важнейшую роль, т.к. через письменный стол проходят документы, которые потом будут храниться в архиве предприятия или ведомства.

      Что такое архив? У этого понятия  несколько значений. Римляне понимали achivum как присутственное место, греки - дворец правителя. В России этим словом называли любое собрание «старых дел», так и историческое издание, публикующее документы. В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» закреплено следующее понятие термина: «Архив- это совокупность архивных документов, архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющие прием и хранение архивных документов в интересах пользователя». В зависимости от функций архивы делятся на государственные и ведомственные. Ведомственные архивы – это структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств, организующие их использование для информационного обеспечения работы ведомства. Такие архивы создаются не только в государственных, но и не в государственных структурах. Наиболее ценная часть документов архива по истечению сроков хранения в ведомстве поступает в государственные архивы. Государственные архивы - это учреждения федеральной архивной службы России, которые осуществляют собрание, хранение и организацию архивных документов с целью их всестороннего использования. Государственные архивы хранят документы постоянно, их также называют историческими. Все архивные документы страны образуют Архивный Фонд Российской Федерации. 
 
 
 

    1. Архивный фонд Российской Федерации.

    Архивный  фонд Российской Федерации — совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

    В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы.

    Работа  по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

    В архивоведческой литературе синонимами термина «организация» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел.

    Классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

      Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

    Организация документов и дел в современном  понимании предполагает единство двух процессов — классификации и систематизации документов.

    Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда. 

      1.1. Государственный АФ РФ.

      Государственную часть АФ РФ составляют следующие  документы:

      - архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории РФ на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

      - архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действовавших на территории РФ;

• архивные документы отечественных государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;
• архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
• архивные фонды или архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
• архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;
• архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа;
• копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов на законных основаниях поступившие в собственность государства.

     Статья 7. Архивные документы, относящиеся

     к государственной собственности.¹

       1. К федеральной собственности относятся архивные документы:

1. хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);
2. государственных органов и организаций, указанных в подпункте "б" 
   пункта 3 части I статьи 4 настоящего Федерального закона;
3. бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской 
   Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;
4. отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.

      К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

1. хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

      2)государственных  органов и организаций субъекта  Российской Федерации.

государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.

     1.2. Негосударственный АФ РФ.

   Негосударственную часть составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

   - государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

   - негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, 
средств массовой информации;

   - физических лиц (документы личного  происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

     Статья 9. Архивные документы, относящиеся  к частной собственности.²

       К частной собственности относятся  архивные документы:

     1)организаций,  действующих на территории Российской  Федерации и не являющихся  государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее — негосударственные организации);

      2)созданные гражданами или законно приобретенные ими.

      Комплектование  архива - систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю (ГОСТ 16487 — 83). Комплектование государственных архивов проводится под руководством и контролем Росархива, который решает принципиальные вопросы по определению видов учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы в госархивы; категорий документов, пополняющих состав АФ РФ; порядка отбора документов на госхранение. Методические и практические вопросы, связанные с определением списков источников комплектования, экспертизой и отбором документов, рассматривала ЦЭПК Главархива СССР, в настоящее время это задача ЦЭПК Росархива.

     Документы, подлежащие передаче из учреждений в  государственные архивы, до истечения ведомственного срока хранения находятся в ведомственных архивах, куда поступают из структурных подразделений и подведомственных организаций.

     Комплектование  государственных и ведомственных  архивов в основном сходно; оно  складывается из определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива проводится под руководством государственной архивной службы.

     2. Источники комплектования архивов.

     Источники комплектования - это организации или лица, передающие документы в государственные или ведомственные архивы ³ (ГОСТ 16487 — 83).

     Нарастание  объема документов, ежегодно создаваемых  в учреждениях и организациях страны, осложняет задачу комплектования АФ РФ. Для обеспечения полноценного состава АФ РФ и предотвращения засорения госархивов малоценной документацией необходим всесторонний анализ функций учреждений, организаций и предприятий, состава и содержания создаваемых в них документов, степени отражения этими документами различных сторон жизни общества.

     Состав  документов в различных категориях учреждений изучали и анализировали десятки высококвалифицированных архивистов, полученные данные обобщались в областных, республиканских и общесоюзных архивных учреждениях, обсуждение выводов и предложений проводилось на разных уровнях с привлечением ученых и специалистов. Научный совет Главархива СССР в 1959 г. обсудил назревшие вопросы комплектования ГАС СССР и экспертизы ценности документов, после чего в основу дальнейшей работы по отбору документов для комплектования госархивов был положен критерий значимости учреждения в системе государственного управления, народном хозяйстве, научной и культурной жизни страны.

     В 1960 г. Главархив СССР разработал и разослал республиканским и областным архивным учреждениям Примерные списки учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР (четыре списка). Списками предусматривалось деление всех учреждений, организаций, предприятий на три категории: 1) учреждения, в деятельности которых создается документация, представляющая политическую, научную или иную государственную ценность и поэтому подлежащая приему на государственное хранение (списки № 1 и 2);