Государственная архивная служба

Содержание:

Введение  Глава 1. Государственная архивная служба РФ 1.1 Структура Государственной архивной  службы 1.2 Задачи и функции ГАС Глава 2. Сеть и функции государственных архивов Глава 3. Ведомственные архивы и их функции Заключение Список использованных источников и литературы

3 5 6 8 13 17 22 24

 

 

Введение

Архивная служба России в ее государственном понимании  ведет свое начало, во всяком случае, с петровских времен, если проявить осторожность и не искать его во времени Ивана Грозного, когда не просто существовал, но и активно функционировал первый центральный архив Московского царства — так называемый Царский архив Ивана Грозного.

Декретом СНК РСФСР 1 июня 1918 г. в  нашей стране впервые публично были узаконены не только принципы и технологии организации архивного дела,  но и фактически подтверждена необходимость существования центрального органа управления архивным строительством. Тем самым эта сфера человеческой жизнедеятельности была конституирована и как сфера государственного регулирования. Восьмидесятилетний опыт функционирования архивной службы России как государственной структуры, несомненно, содержит важные уроки для современности, которые мы должны, как всегда, если не использовать, то хотя бы знать.

Подчиняясь институтам государства, обеспечивая сохранение и использование официальных бумаг этих институтов, государственная архивная служба России одновременно и сама выступает в качестве одного из таких институтов этого государства, в полной мере реализуя возложенные на нее идеологические, политические, практические функции, связанные с особой организацией жизни и деятельности общества, государства, личности.

Рассмотрение опыта  деятельности архивной службы страны мы обязаны предпринять в рамках  государства, у которого существуют общепризнанные интересы и ценности. Иначе говоря, необходимо исходить из принципа равной важности оценок: говоря о закономерностях и особенностях функционирования архивной службы, мы должны одновременно задаваться вопросом, в какой степени она содействует сохранению, функционированию российской государственности.

Принципиально важным является понимание архивной службы страны не только в рамках системы государственных архивов и управляющих ими органов, но как совокупности всех структур, в том числе муниципальных, ведомственных и негосударственных, ответственных за сохранение, использование и организацию архивных документов. Именно в этом смысле мы употребляем соответствующее понятие.

Цель данной работы: изучить  структуру и функции Государственной архивной службы Российской Федерации.

Реализация цели осуществляется через подчиненные ей задачи:

• знакомство с правовой основой Государственной архивной службы;
• рассмотрение структуры ГАС, ее задач и функций;
• изучение государственных архивов как структурного подразделения ГАС;
• изучение ведомственных структурных подразделений ГАС.

В работе использован в основном российский материал современного периода. За основу взяты: книга В.П.Козлова  – руководителя Федеральной архивной службы РФ, которая посвящена исследованию истории и современности архивного дела, и учебник З.В.Крайской и Э.В Челлини «Архивоведение», содержащий информационный материал об архивах РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Государственная архивная служба РФ

Изменение экономической структуры государства, появление наряду с государственной иных форм собственности повлияли на формирование Архивного фонда (АФ). Архивный фонд состоит теперь из двух частей: государственной и негосударственной.

Государственную часть  АФ составляют документы, хранящиеся в государственных и ведомственных архивах государственных учреждений, организаций и предприятий (собственность федеративная, субъектов Федерации, муниципальная). Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляет архивы, находящиеся в собственности негосударственных структур: общественных объединений и организаций, религиозных организаций, акционерных и частных предприятий и др., а также частых лиц, если документы эти представляют собой значительную ценность. Негосударственная часть АФ контролируется и консультируется государствеом при согласии собственников архивных документов¹.

Для осуществления организаторских  и контрольных функций по охранению  и использованию АФ РФ существует Государственная архивная служба (ГАС) — субординационно построенная и функционально разграниченная система органов управления архивным делом.

Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации².

Федеральная архивная служба России руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, а также Положением о Федеральной архивной службе.³ В республиках, краях, областях, являющихся субъектами Федерации, и других территориальных образованиях управление архивным делом осуществляется администрацией⁴, которой предоставлено право самостоятельно создавать органы управления архивным делом и решать вопросы архивного дела в своем регионе. Эта самостоятельность нарушила прежнюю стройность архивной системы. Наряду с традиционными архивными управлениями и отделами появились новые виды управленческих органов.

Большие права получили региональные администрации и в  создании законодательных и правовых актов по вопросам архивного дела на своих территориях. Исключение составляют лишь вопросы, входящие в компетенцию органов государственной власти и управления РФ. Однако принимаемые ими акты должны соответствовать Основам законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах.

Контроль за соблюдением законодательства об Архивном Фонде РФ и архивах осуществляется органами власти и прокуратурой.

Ведомственный контроль за соблюдением законодательства поручен  соответствующим административным и муниципальным органам и Государственной архивной службе.

 

1.1 Структура Государственной  архивной службы

Ведение архивного дела возлагается  на центральный орган исполнительной власти Российской Федерации в области  архивного дела - Государственную архивную службу России, ее органы и учреждения.

В систему Государственной архивной службы России входят:

а) государственные органы управления архивных делом республик в составе  Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;

б) архивные учреждения: федеральные государственные архивы и центры хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе Российской Федерации, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;

в) научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность⁵.

В Росархиве образуется Коллегия для коллегиального обсуждения и решения вопросов, связанных с развитием архивного дела в России.

При Росархиве действуют Научный совет по рассмотрению научных проблем архивного дела в России и Центральная экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов АФ РФ и их экспертной ценности.

Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров (отделов) хранения документации; государственными музеями и библиотеками; отдельными федеральными министерствами и ведомствами (отраслевые государственные фонды), определяемыми Правительством РФ по представлению Росархива. Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется временно (до передачи в госархив на постоянное хранение) государственными районными и городскими архивами с переменным составом документов, а также ведомственными архивами государственных учреждений и предприятий.

Сеть федеральных государственных  архивов утверждается Правительством Российской Федерации. Сеть региональных госархивов с их филиалами утверждается соответственно местными органами власти.

Органы управления архивным делом (органы архивного управления, архивные органы) — это отраслевые органы государственного управления. Во главе отрасли стоит центральный федеральный орган — Росархив, который осуществляет руководство федеральными госархивами, непосредственно региональными архивными органами, а через них — местными госархивами.

Органы архивного управления в  административном и финансовом отношениях подчинены территориальному органу государственной власти, а между собой связаны как звенья одного ведомства (двойное подчинение). Местные архивные управления получают от Росархива указания по организационно-методическим вопросам и контролируются им.

1.2 Задачи и функции  ГАС

Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:

1) организация и обеспечение  формирования, сохранности и использования  Архивного фонда Российской Федерации;

2) анализ состояния архивного  дела, изучение тенденций и закономерностей,  определение концепции и стратегии  его развития с учетом региональных особенностей;

3) разработка единых принципов  организации хранения, комплектования, учета и использования документов  Архивного фонда Российской Федерации;

4) развитие и совершенствование  совместно с федеральными органами  государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

5) координация деятельности подчиненных  федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;

6) контроль за соблюдением законодательства  Российской Федерации в области архивного дела;

7) ведение централизованного государственного  учета документов Архивного фонда Российской Федерации и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;

8) осуществление международных  связей в области архивного  дела и делопроизводства⁶.

Отсюда вытекают и функции Росархива и значительная часть функций республиканских и местных архивных органов.

Рассмотрим подробнее некоторые  функции.

Главными функциями являются комплектование АФ и сохранность его документов. Для их выполнения осуществляется широкий комплекс работ: экспертиза ценности документов, обеспечивающая поступление на государственное хранение наиболее ценных документов из ведомственных архивов, с привлечением к этой работе экспертных комиссий учреждений и научной общественности, разработка перечней документов со сроками их хранения; мероприятия, обеспечивающие пополнение АФ РФ документальными памятниками истории и культуры, находящимися в собственности общественных организаций и граждан; организация строительства новых хранилищ, оборудования их, внедрение новых технологий. С проблемами сохранности документов АФ связаны функции Росар-хива и других архивных органов по созданию страхового фонда и контролю за собиранием старинных документальных памятников.

С работой по комплектованию госархивов и по сохранности документов тесно связан учет документов. Архивные органы ведут пофондовый учет документов, хранящихся в госархивах, и сводный учет по ведомственным архивам, а также учет наиболее ценных документов негосударственной части АФ. Росархив осуществляет государственный централизованный учет документов АФ, в целях совершенствования и повышения информативности которого в центральном фондовом каталоге главка внедряется автоматизированная система научно-технической информации. (АСНТИ).

Не менее важной функцией Росархива является разработка правил и других нормативных документов, регламентирующих деятельность государственных и ведомственных архивов. Правила и другие нормативные документы являются обязательными для госучреждений всей страны. Республиканские, краевые и областные архивные органы также разрабатывают инструкции или другие пособия, но на базе основных правил и в пределах своей компетенции.

Основными разработчиками теоретических  и методических вопросов являются ВНИИДАД и НИЦКД. Но в разработке отдельных проблем участвуют и другие архивные учреждения, объединенные по регионам в зональные научно-методические советы (ЗНМС), работу которых координирует Росархив.

Осуществляя функцию организационно-методического  руководства работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, архивные органы используют методы комплексного контроля. Так, проверяя деятельность подведомственного госархива, архивный орган подробно изучает его работу в учреждениях, знакомится с качеством экспертизы ценности документов и организацией хранения дел в этих учреждениях. Контроль может проводиться комплексно по всему ведомству — в центральном учреждении и в подчиненных учреждениях на всех уровнях (областном, районном, городском). При этом обращается внимание на то, как вышестоящее учреждение осуществляет контроль за организациями, не сдающими документы в госархивы, и помогает им обеспечить сохранность документов долговременного срока хранения.

Результаты проверки обобщаются, и  вопросы организации работы с документами в учреждениях, ведомствах обсуждаются на заседаниях коллегии Росархива. По итогам проверки центральные учреждения ведомств издают приказы, результаты проверки могут обсуждаться исполнительным органом власти республики, местной администрацией. В таких случаях на основании постановления Совета Министров, решения администрации составляются планы мероприятий, направленных на улучшение работы с документами.

Использование документов в интересах общества является одной из важнейших функций архивных учреждений, и в организации этой работы архивные органы играют ведущую роль. Они участвуют в публикационной работе, которая проводится совместно с другими научными учреждениями страны (институтами академий наук России, обществом историков-архивистов, учебными заведениями, рядом ведомств). Для публикации используются документы, хранящиеся в государственных и ведомственных архивах. Иногда публикация документов является плодом совместной подготовки отечественных и зарубежных архивов. Публикация документов ведется по единым правилам.