Комплектование архивов документации государственной и негосударственной части архивного фонда РФ

     В объединенный ведомственный архив  дела могут передаваться и через два-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативной значимости и других условий.

     В архив передаются документы постоянного  хранения и временных, но длительных сроков — свыше десяти лет (значительную часть их составляют документы по личному составу). Вопрос о сдаче в архив дел временных сроков хранения (до десяти лет включительно) решается руководителем учреждения с учетом существующих условий: степени загруженности архива, обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, частоты обращения к документам прошлых лет в работе структурных подразделений и т.п. Документы принимаются после проведения экспертизы ценности, оформления их в соответствии с правилами, по описям, одобренным ЭК учреждения.

     Дела  десятилетнего срока хранения могут  приниматься по номенклатурам. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки на документы.

     Принимая  материалы, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к фонду, если в архиве их несколько.

     В случае неправильного определения  фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении в описи в гр. "примечания" делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках учета.

     По  окончании приема дел заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух

     - экземплярах описи дел долговременного хранения с указанием количества принятых дел и даты приема. Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Если дела временного хранения принимаются по номенклатуре, то оформление приема-сдачи проводится по аналогии с оформлением дел долговременного хранения. Но для этих дел не требуется подшивка, нумерация листов.

     Если  какие-то дела из сдаваемого комплекса  нужны для работы структурного подразделения, то по окончании приема оформляется акт о выдаче документов во временное пользование и устанавливается контроль за своевременным возвращением дел в архив.

     Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.

     Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных документов.

     В государственные архивы передаются документы после истечения сроков ведомственного хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов в госархив и, наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок. Это решается госархивом совместно с ведомственным архивом.

     Положение об Архивном фонде РФ установило предельные сроки хранения документов АФ в ведомственных архивах. Эти сроки подтверждены постановлением Правительства Российской Федерации "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. № 191:

     15 лет — для документов центральных  органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе РФ) подчинения;

     10 лет — для документов органов  государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт - Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения;

     5 лет — для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения;

     75 лет — для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел;

     до  утраты практической значимости, но не более 25 лет — для научно-технической документации;

     по  окончании копирования, но не свыше 3 лет — для кинодокументов и фонодокументов, 3 года — для фотоснимков, 5 лет — для магнитных лент и дисков и других машинно-ориентированных (механографических) документов. Если перечисленная специальная документация входит в состав управленческой или научно-технической документации, то она хранится в ведомственном архиве в течение сроков, предусмотренных для соответствующих организаций (15, 10, 5 и 25 лет).

     Передача  в госархивы документов с истекшими сроками ведомственного хранения осуществляется, как правило, ежегодно в соответствии с утвержденным графиком. Однако от организаций с небольшим ежегодным объемом документов (до 200 дел постоянного хранения) и организаций, действующих в пределах установленных сроков созыва (например, выборные органы власти, народные суды) , дела могут приниматься на госхранение один раз в три — пять лет.

     Перед передачей документов в госархив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией.

     Передача  проводится в госархиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиву-сдатчику). При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдатчику.

     Документы личного происхождения также  передаются по описи. 

Одновременно с документами передается дело фонда, включающее сведения о владельце, переписку с ним, его заявление о приеме документов на хранение в архив и т.д. Оформление передачи проводится аналогичным порядком.

     Следует иметь в виду, что иногда госархив принимает не все документы постоянного  хранения, находящиеся в ведомственном  архиве. ГАФ производит отбор документов на государственное хранение с учетом материалов, находящихся в архиве в составе других фондов.

     Работы, связанные с подготовкой и  передачей документов на госхранение (упорядочение дел, изготовление страховых копий, отбор регистрационных карточек на дела постоянного хранения, картонирование, транспортировка и др.), проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет (Положение о АФ РФ, п. 17; постановление Правительства России от 03.03.93 № 191, п. 1).

     7. Проблемы комплектования.

      После распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем появилась проблема, связанная с претензиями союзных республик на документы, которые уже поступили на государственное хранение.

      - Вторая проблема касается судьбы документов, которые только планируется принять на хранение в будущем. С изменением статуса архивных фондов уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования».

      - Следующая проблема связана с  влиянием на комплектование архивной  части Архивного фонда РФ распада  централизованной системы во  всех отраслях управления. В связи  с этим пересматриваются критерии  определения источников комплектования. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в состав фондов вышестоящих организаций. Следовательно растет число государственных учреждений - самостоятельных источников комплектования.

      В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись с проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивистов проблему внепланового приема документов, вследствие чего у них слишком много работы.

      - Четвертая проблема комплектования  Архивного фонда РФ связана  с судьбой документов его негосударственной  части. В современный период  наблюдается устойчивая тенденция  к «разгосударствлению» всех  сфер управления. Роль государственных  структур постоянно сокращается в таких отраслях, как экономика, культура, общественно- политическая жизнь. Если Федеральной архивной службой не будут приняты меры к сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

      - выявить негосударственные структуры,  фонды которых относятся к  профилю комплектования данного архива и установить, какие из них являются источниками комплектования;

      - установить «договорные отношения»  с предъявителями этих структур. 

     8. Анализ номенклатуры дел ЕПЭКа.

     Закон об «Архивном фонде» в РФ, закон  Свердловской области «Об архивах», локальный акт – Номенклатура дел четко оговаривает те документы, которые должны поступить в архив и сроки хранения этих документов.

     При обработке номенклатуры дел ЕПЭКа  были выделены и проанализированы дела, имеющие: постоянный, 5 лет, 1 год, 2 года, 3 года, 75 лет, до минования надобности, до очередной проверки, до востребования, до ликвидации библиотеки

     Таблица 1 -Анализ номенклатуры дел ЕПЭКа.