Комплектование архивов документации государственной и негосударственной части архивного фонда РФ

     2) учреждения, в деятельности которых  может создаваться документация, представляющая определенную научную или культурную ценность, поэтому вопрос о приеме от них документов должен решаться индивидуально (список № 3);

      3) учреждения, документы которых имеют только оперативное и справочное значение и поэтому на государственное хранение не принимаются (список № 4). В дальнейшем в Примерные списки был внесен ряд изменений. Уточнение списков проводится постоянно, так как изменяется структура управления народным хозяйством, культурой, а это должно находить отражение в списках.

     На  основании Примерных списков  местные архивные учреждения разрабатывают, как правило, два списка: список № 1 учреждений, от которых принимаются документы в государственные архивы, и список № 2 учреждений, документы которых на государственное хранение не принимаются, поэтому на учете в архивных учреждениях они не состоят. 

      Учитывая опыт архивных учреждений в работе со списками источников комплектования, Главархив СССР и ВНИИДАД разработали и издали в 1987 г. "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов". В соответствии с названным пособием рекомендуется составлять два списка: первый — учреждений, документы которых подлежат передаче на госхранение, и второй — учреждений, документы которых на государственное хранение не сдаются. Если второй список, как правило, включает видовые названия учреждений (например, автобазы, детские сады, комбинаты бытового обслуживания, ремонтные мастерские и др.), то в первый список обязательно включаются конкретные названия учреждений.

     Рассмотрим  трансформацию списка учреждений-источников комплектования. В этом списке большей частью объединены те группы организаций, которые раньше входили в списки № 1 — 3. Изменения произошли в связи с тем, что углубленное изучение информативности документов позволило сузить круг источников комплектования госархивов за счет исключения некоторых групп учреждений из бывших списков № 1 — 3 и отказа от приема на, государственное хранение документов, содержащих повторяющую информацию.

     Список  № 1 стал складываться из трех групп учреждений:

     а) сдающих на хранение все документы постоянного хранения и отобранные из категорий с отметкой ЭПК, т.е. учреждения, сдающие свои документы полностью;

     б) группового выборочного приема, сдающих документы, определенные типовыми (ведомственными) перечнями и содержащие ценную или необычную информацию, которая отобрана государственной архивной службой вместе с ЭК учреждения;

     в) видового выборочного приема, сдающих документы определенного характера, как правило, в составе фондов вышестоящих организаций или непосредственно в соответствующий госархив, где из них могут создаваться коллекции. Эта группа учреждений составляет исключение и может вноситься в список как в виде конкретных наименований, так и в виде обобщенного названия (например, школы, районные библиотеки).

     В соответствии с Методическими рекомендациями списки составляются по установленной классификационной схеме, в которой за каждой отраслью закреплен определенный индекс. Эти индексы используются и при составлении списка № 2.

     Применение единой классификации документов положительно отражается на организации работ по пополнению архивного фонда. В дальнейшем принятая индексация может найти применение при развитии и совершенствовании системы научно-справочного аппарата к документам АФ.

     Новая методика составления списков источников комплектования государственных архивов является более прогрессивной по сравнению с ранее действующей, так как вносит больше четкости и простоты в работе с ними.

     По  Положению о ГАС России (п. 5а)⁴ Росархив формирует АФ РФ, т. е. определяет источники его комплектования — виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в АФ, а также состав принимаемых от них документов. Другие архивные учреждения проводят эту работу в пределах своей компетенции. В связи с чем проекты списков рассматриваются и одобряются:

     российских  госархивов и центров хранения документации — ЦЭПК Росархива, других госархивов — соответствующими органами исполнительной власти по представлению местных органов управления архивным делом после рассмотрения на ЭПК.

     В разработке списков и отнесении  учреждений к той или иной группе принимают участие работники  центрального учреждения отрасли. Это — члены ЦЭК (в том числе заведующий центральным архивом), работники делопроизводственной службы и ведущие специалисты отрасли.

     Составленные  списки не могут оставаться неизменными, особенно в периоды, связанные с политической и экономической перестройкой общества и народного хозяйства, которые влекут за собой возникновение новых органов управления промышленностью, предприятий, базирующихся не только на основе государственной собственности, новых видов общественных организаций. Поэтому в списки постоянно вносятся изменения, учитывающие пополнение АФ РФ новой ценной информацией, содержащейся в документах вновь возникших организаций.

     В настоящее время Росархив и ВНИИДАД  разрабатывают методику определения источников комплектования АФ РФ и видов документов за счет негосударственных структур и частных лиц. Эта работа требует глубокого изучения состава документов, их оценки.

     В настоящее время государственные  и негосударственные архивы заключают договора о сдаче документов последних на госхранение, о порядке их использования.

     3. Документы, входящие в список  № 1

     Рассмотрим, какие учреждения отнесены к трем группам, включенным в список № 1.

     Первая  группа — учреждения, в деятельности которых создаются документы, имеющие политическое, научное, народнохозяйственное, культурное или иное государственное значение, документация которых поступает в полном объеме. К ним относятся:

     - органы государственной власти  и государственного управления всех уровней; органы муниципального управления; избирательные комиссии; органы суда и прокуратуры — федеральные, республиканские, краевые, областные и городские (городов республиканского подчинения); органы, руководящие отраслями экономики, а также промышленные объединения; научно-исследовательские и проектно-конструкторские организации; профсоюзные отраслевые органы; профсоюзные организации перечисленных учреждений;

     - промышленные и сельскохозяйственные  предприятия (государственные, кооперативные и прочие); художественные артели; учреждения и организации культуры и искусства (издательства, редакции, теле- и радиостанции и компании, театры, музеи, творческие союзы и их отделения); лечебные учреждения, ведущие научно-исследовательскую работу (клиники, больницы, диспансеры), вузы и др.

     Вторая  группа — массовые учреждения, в  деятельности которых могут создаваться документы, имеющие научную, народнохозяйственную или иную ценность. К этой группе учреждений (группового выборочного приема) относятся массовые учебные заведения (техникумы, школы, лицеи, гимназии), массовые учреждения культуры (клубы, концертные залы, библиотеки), массовые учреждения здравоохранения (бюро судебно-медицинской экспертизы, СЭС, санатории, курорты), службы железных дорог и др. Основной метод отбора документов в этой группе учреждений — выборочный прием отдельных учреждений из группы однотипных. Например, в ряде техникумов города введены новые методы обучения и воспитания, которые дают хорошие результаты, или техникум готовит специалистов редкого профиля, обучение которых ведется по оригинальным программам.

     Третья  группа — массовые учреждения, от которых  государственные архивы принимают лишь отдельные виды документов. Например, от школ города принимаются только протоколы педагогических советов и родительских комитетов; от районных библиотек области принимаются документы по подготовке и проведению читательских конференций, диспутов, встреч с авторами книг и т.п. От этой группы учреждений документы в госархивы поступают в составе фондов вышестоящих учреждений в виде планово-отчетной, статистической документации. Иногда же госархивы заинтересованы в поступлении каких-либо конкретных документов.

     4. Документы, входящие в список  № 2

     В список № 2 включаются учреждения, в  деятельности которых не создаются документы, имеющие научную, народнохозяйственную или культурную ценность, поэтому они не являются источниками пополнения АФ РФ. Документы этих учреждений имеют значение в основном для текущей практической работы и для справок. Государственная архивная служба такими учреждениями не занимается. Ответственность за сохранность документов в пределах установленных сроков несут руководители учреждений; контроль и методическую помощь им оказывают вышестоящие органы отрасли. Деятельность этих учреждений находит отражение в документах Архивного фонда: отчеты некоторых из них поступают на государственное хранение в составе фондов вышестоящих органов, и все важное и интересное, выполненное ими, отражается в сводных отчетах.

     Это очень многочисленная группа учреждений. В нее входят вспомогательные  и подсобные предприятия и  организации обслуживающего характера (предприятия, вошедшие в состав объединений, автоколонны, автопарки, аэропорты, конторы связи и др.), а также учреждения, которые исключены из двух последних групп первого списка. Следовательно, что если из 300 школ, находящихся в городе, десять выбраны архивным учреждением в качестве источников комплектования, то остальные 290 не контролируются архивной службой и документы их в госархив не принимаются.

     Источниками комплектования ведомственных архивов  являются структурные подразделения учреждения, а также подведомственные организации, если это установлено положением об архиве. В состав архива могут включаться фонды ликвидированных организаций отрасли (для центральных отраслевых и объединенных архивов), а также фонды учреждений-предшественников.

     Наряду  с документами учреждения, организации, предприятия в архив сдаются дела профсоюзной и других общественных организаций:

первичных организаций народного контроля, ДОСААФ, спортивного общества и других, товарищеского суда, а также других общественных, в том числе молодежных, организаций по договоренности с ними.

       Ведомственный архив, комплектующийся  документами одного учреждения, список источников комплектования не составляет, а пользуется утвержденной структурой учреждения или номенклатурой дел. Предпочтительнее использовать последнюю, так как в ней указываются и все официально существующие в данном учреждении общественные организации.

     В ведомственном архиве, если он комплектуется  документацией нескольких организаций, целесообразно составлять список источников комплектования. При его составлении можно использовать те же принципы выборочного приема, а также классификационную схему с сохранением принятых в соответствующем госархиве индексов.

     5. Источники комплектования

     Списки  источников комплектования центрального ведомственного, центрального отраслевого, объединенного ведомственного и  межведомственного архивов рассматриваются ЦЭК, согласовываются с соответствующим архивным учреждением и утверждаются руководителем головной организации.

     В соответствии с типовыми положениями  о ведомственных архивах в их состав включаются документы личного происхождения. Обычно это документальные фонды работников отрасли (в центральных ведомственных архивах) или данного учреждения. Они должны иметь политическое, народнохозяйственное или иное государственное значение. Ведомственный архив выявляет таких лиц, (оставляет их список, который одобряется ЭК (ЦЭК) и утверждается руководителем учреждения, В списке указываются: фамилии, имена, отчества, годы жизни, места работы и занимаемые должности, ученые степени, место хранения архива, сведения о его владельце (адрес, телефон и т.д.). В последующем делается отметка о передаче документов в ведомственный и государственный архивы. Прием документов осуществляется по личному заявлению владельца, а фонда и оформляется актом в 3 экземплярах. Фонд личного происхождения хранится в ведомственном архиве временно, до передачи на госхранение. Сроки передачи согласовываются с соответствующим госархивом.

     6. Порядок приема документов в ведомственный архив и передачи дел на государственное хранение.

     Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1989 г., должны передаваться в 1991 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.