Архивные фонды РФ

     Оглавление 

Введение………………………………………………………………………….3

1. Архивный фонд Российской Федерации………………………………..4
2. Архивный фонд. Разновидности…………………………………………7
3. Определение фондовой принадлежности……………………………….8
4. Фондирование…………………………………………………………….11
5. Хронологические границы архивного фонда…………………………13
6. Организация документов в пределах архивного фонда……………..14

Заключение……………………………………………………………………..18

Список  использованной литературы…………………………………………20

 

      Введение 

     Архивный  фонд – это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянном хранению.

     В архиве документы Архивного фонда  Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически  и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

     Работа  посвящена разбору понятия архивного  фонда и вопросам, связанным с  определением хронологических границ архивных фондов.

     Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

1. Характеристика Архивного фонда РФ;
2. Определение понятия архивного фонда и его разновидностей;
3. Тщательный анализ процесса определения фондовой принадлежности архивных документов;
4. Разбор понятия фондирования;
5. Определение хронологических границ архивного фонда;
6. Характеристика организации документов в пределах архивного фонда.

     При написании работы я руководствовалась  различной литературой, которая представлена периодическими изданиями, а именно журналами «Делопроизводство» и «Отечественные архивы».

     Структура работы следующая: введение, шесть глав, последовательно раскрывающие понятие архивного фонда, его основные черты, характеристики и организации работы внутри него, заключение, список использованной литературы.                       

 

1. Архивный фонд РФ

 

     Архивный фонд РФ представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение  и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.  В состав Архивного фонда России  входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

     Структурная схема организации Архивного  фонда Российской Федерации определяется существующей сетью федеральных, государственных и муниципальных архивов, других учреждений, в законодательно определенном порядке хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в том числе негосударственных, документы которых в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

     Наиболее  ценная часть Архивного фонда  Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14 федеральных архивах. 

     Отнесение документов к составу Архивного  фонда РФ производится на основании  экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

     Работа  по распределению документов между  архивами называется  организацией документов в пределах Архивного фонда РФ.  На практике организация архивных фондов и архивных документов  складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы.

     Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

     Организация документов на первом этапе, т.е.  на уровне Архивного фонда РФ, лежит  в основе построения сети государственных  хранилищ.

     Признаки  организации документов Архивного  фонда Российской Федерации:

1. Организация документов по формам собственности;
2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации.

     Первый  признак включает в себя систематизацию документов государственной части  Архивного фонда РФ (подлежащих хранению в государственных архивах, библиотеках  и музеях, учреждениях Российской Академии Науки и пр.); документов, входящих в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющихся государственной собственностью субъекта; документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемых их собственниками в архивы в государственную собственность (подлежащих обязательному приему на постоянное хранение, при заинтересованности архивов – на временное, депозитарное хранение).

     Второй  признак характеризуется следующими моментами:

      - Хранение в общих и специализированных  архивах и организация по архивным  фондам организаций и физических  лиц, их образовавших, а также  по архивным коллекциям,  письменных  и графических документов на  бумажных носителях;

      - Хранение в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов.

     Существует  три формы хранения  документов Архивного фонда страны: постоянное, временное и депозитарное хранение.

     Постоянное  хранение – вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

     Временное хранение – хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых  ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми  актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды.

     Депозитарное  хранение – хранение документов в  архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением – договором  между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой  с сохранением за собственником  права распоряжаться архивными  документами.

 

2. Архивный фонд. Разновидности

 

     Согласно  Федеральному закону «Об архивном деле в РФ» архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

     В соответствии с  Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук     к архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

       Разновидностями архивного фонда  являются:

• архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
• архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

     Архивным  фондом организации называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.

     Архивным  фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

     Объединенный  архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или  более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

     Объединенный  архивный фонд, как правило, создается  уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования объединенного  архивного фонда могут служить  однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи. 

     

3. Определение фондовой принадлежности.

 

     Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.

     При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается  следующее:

     входящие  документы относятся к фонду  той организации, которой они  получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;

     копии исходящих документов (отпуски) относятся  к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов;

     документы внутреннего обращения относятся  к фонду той организации, которой  они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

     Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд.

     Архивные  документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента  регистрации этих общественных организаций  в соответствии с законодательством  Российской Федерации об общественных объединениях, представляют собой самостоятельные архивные фонды. При передаче на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений, образуя объединенные архивные фонды.

     Дела, которые велись последовательно  в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации, с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-преемнику и включаются в фонд последней.

     Один  и тот же фонд составляют документы:

     организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;