Документационное обеспечение управления

- повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;

- обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;

- повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов.

Заключение

     Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное  общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

     Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников

1. Кирсанова  М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие.- 4-е изд.- М. ИНФРА  - М. Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006 г.

2. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.; ЮНИТИ-ДАНА, 2000 г.

 3. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. - /Автор-составитель М.И.Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2005.

4. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот  и нормативная база с учётом новой редакции Трудового кодекса РФ. М., 2007. 5. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие – под ред.Ю.П.Орловского. – М. ИНФРА-М, 2008.

Нормативно-правовые акты:

1. «Гражданский кодекс Российской Федерации (ч.1)» от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 03.01.2006) // "Собрание законодательства РФ", 05.12.1994, N 32, ст. 3301.

2. «Гражданский кодекс Российской Федерации (ч.2)» от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 18.07.2005) // "Собрание законодательства РФ", 29.01.1996, N 5, ст. 410.

3. Федеральный закон N 24-ФЗ от 20.02.1995 (ред. от 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации» // "Собрание законодательства РФ", 20.02.1995, N 8, ст. 609.

4. Федеральный  закон N 85-ФЗ от 04.07.1996 (ред. от 29.06.2004) «Об участии в международном информационном обмене // "Российская газета", N 129, 11.07.1996.

5. Федеральный закон N 5485-1 от 21.07.1993 (ред. от 22.08.2004) «О государственной тайне» // "Российские вести", N 189, 30.09.1993. 
 
 
 
 

     Приложение 1

Примерный перечень

законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения

управления, управления документами и архивного дела 

Федеральный закон  от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных  обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).

Федеральный закон  от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).

Федеральный закон   от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Федеральный закон  от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Федеральный закон  от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).

Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении  Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007).

Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об  упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей  и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.  

Положение о  порядке обращения со служебной  информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Примерное положение  об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

Примерное положение  о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008). 

Типовой регламент  внутренней организации федеральных  органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 (в ред. от 21.02.2008). Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).

Основные правила  работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Правила организации  хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.

Приказ Минкультуры  России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении  форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использова 

ния документов Архивного фонда Российской Федерации  и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Положение о  Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.

Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

Методические  рекомендации по разработке примерных  номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам  и сборам, его территориальных  органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от  

21.04.2004 № САЭ-3-18/297.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.

Нормы времени  на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Приложение 2

Примерный перечень

корпоративных нормативных документов

в области  ДОУ (управления документами) и архивного  дела 

1. Стандарт по управлению документами, в котором описываются: 

- стратегия,  политика и ответственность в  области управления документами;

- требования к управлению документами; - состав нормативной базы в области управления документами;

- порядок проектирования и внедрения документных систем;

- процессы и  процедуры управления документами;

- правила проведения  мониторинга и аудита в области управления документами;

- организация  обучения персонала технологическим  аспектам в работе с документами.

2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные разделы:

▪ Общие положения.

▪ Документирование управленческой деятельности: 

- состав управленческих  документов;

- классификация,  унификация, стандартизация управленческих документов.

▪ Правила подготовки и оформления управленческих документов: 

- требования  к бланкам документов;

- требования  и правила оформления реквизитов  служебных документов;

- требования  и правила оформления текстов  служебных документов; - правила подготовки и оформления распорядительных документов: приказ; распоряжение; протокол; решение и др. (при необходимости);

- правила подготовки  и оформления организационных  документов: положение; правила; инструкция и др. (при необходимости);

- правила оформления информационно-справочных документов: служебное письмо; служебная записка и др. (при необходимости).  
 

▪ Организация  документооборота: 

- порядок обработки  и движения поступающих (входящих) документов;

- порядок подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;

- порядок подготовки, обработки и движения внутренних  документов; - порядок работы исполнителей с документами;