Документационное обеспечение управления

     Инструкция  по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

     Инструкция  состоит из нескольких основных разделов (см. Приложение 2) и может быть добавлена  разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работы с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости,   

можно отразить общий порядок организации  документационного обеспечения  управления в структурных подразделениях компании, в т.ч. документооборот между

управленческим  аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

     Инструкция  должна содержать приложения, состоящие  из как можно большего числа справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.

     При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой  инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России 08.11.2005 № 536), в той части, в которой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты (см. Приложение 1).

     Важно учитывать, что инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет как сами документы, так и процессы работы с ними.

     Несмотря  на то что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, компания рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам (участкам). Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методологические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в т.ч. на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Важно помнить, что технологические процессы работы с документами конкретного бизнес-процесса (участка) не должны противоречить общепринятой схеме организации работы с документами в компании.

     Вместе  с тем в условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами могут быть:

- регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);

- инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;

- инструкция пользователя АСДЭД и др.

     Положение о службе ДОУ  и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие фор- 

мулировки, не допускающие разногласий в  вопросе о том, кто и что  должен делать, кто кому подчинен и  т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.

     На  основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная  инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.  

      3.2 Исполнители по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ.  

     Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах.

     В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений. Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.  
 

     В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными

обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

     Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела.  

      3.3Этапы создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ.  

     Разработка  корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий:  диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов.

     На  этапе диагностики ДОУ:

1) изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; Дей- 
 

ствующая  структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;

2) проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая:

- подготовку и оформление служебных документов;

- обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

- учет и регистрацию документов; - рассмотрение и согласование документов;

- ведение контроля сроков исполнения документов;

- обеспечение хранения и уничтожения документов;

3) анализируется состав документов и принципы их систематизации;

4) изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

5) проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих

организацию системы делопроизводства; оцениваются  принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании;

6) рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;

7) выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.

     На  этапе проектирования ДОУ:

1) формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию / утверждению / визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов; 

2) формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;

3) разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);  

4) проектируются системы учета/регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;

5) оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации.

     На  этапе регламентации ДОУ:

1) происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов;

2) осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.

     Реализация  поставленной задачи по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:

- создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;