Документационное обеспечение управления

 

Введение 

     Документационное  обеспечение управления - есть важнейшая  составляющая всех видов и уровней  управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.

     В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства.

     Однако  происходящий процесс реализуется  противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера. Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документарное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

     Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами.

     Значение  кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.  
 

     Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

     Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства включает в себя:

- конституцию РФ. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации;

- другим главным источником является закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;  
 

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;      

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов;

- законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

     Все они должны учитываться при организации  кадрового делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Классификация и общая характеристика нормативно-методических документов. 

   Кадровое  делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Эффективное управление персоналом организации невозможно без системы нормативно-методического обеспечения работы с персоналом, начиная от поиска сотрудника до его увольнения.

   Правовое  регулирование всех правоотношений между сотрудниками организации и ее администрацией осуществляется на основе правовых норм централизованного и локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования: Закон о труде Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, акты Минтруда Российской Федерации.

   К актам локального характера относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации.

   В настоящее время разрабатывается  серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. Семейство международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

   В России в 1997 году было принято постановление  Минтруда и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

   Документы по оформлению процесса трудовой деятельности работников службы кадров можно разделить на две группы:

   1) федеральные нормативные акты  и 

   2) документы конкретных организаций.

   К первой группе относятся: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабо- 

чих и  др. В федеральных нормативных актах, как правило, изложены сведения, касающиеся должностных обязанностей работников, их профессиональных знаний, требований к квалификации. На основе этих федеральных нормативных актов в каждой организации должны разрабатываться, утверждаться и применяться собственные организационные документы для служб кадров и ее работников: положения и должностные инструкции. Обязательность подготовки положений и должностных инструкций должна быть закреплена в уставе или положении об организации.

   В связи с тем, что в Российской Федерации отсутствует федеральный  орган исполнительной власти, который отвечал бы за состояние системы кадровой документации в организациях, этой документацией занимается ряд федеральных ведомств. Например, Госкомстат России разрабатывает, утверждает и ведет учетные и статистические формы по кадрам, Госстандарт России и Росархив курируют организационно-распорядительные документы по кадрам, включенные в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (раздел 02 в Общероссийском классификаторе управленческой документации), и др.

   В этой ситуации нормативно-методическая база кадровой документации и делопроизводства по кадрам крайне разнообразна и включает в себя широкий спектр нормативных актов различного характера в сфере трудового законодательства, статистики, стандартизации, управления, документоведения, архивоведения и др. Такое положение создает определенные трудности в практической работе по рационализации документации и делопроизводства по кадрам, так как отсутствуют общие принципиальные установки и единая методическая база в подходе к совершенствованию различных групп этой документации.

   Казалось  бы, что при наличии такого большого количества разнообразных нормативных актов, регулирующих состав кадровой документации и делопроизводства по кадрам, проблем с юридической точки зрения с созданием и обработкой кадровых документов не должно быть. Однако многие виды и разновидности кадровых документов не имеют правовой поддержки и составляются “по традиции”. В такой ситуации состав и количество форм документов по кадрам постоянно увеличивает- 
 

ся; ввести какую-либо произвольную форму документа  по кадрам нетрудно, а отменить устаревшие или лишние формы сложно.

   В целом же нормативную базу, регулирующую документационное обеспечение управления кадрами, условно можно разделить на следующие группы:

   1 группа – федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников: Конституция Российской Федерации; Кодекс законов о труде Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 2); Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и др. Также в эту группу входят некоторые законы (“О государственной тайне”, “Об информации, информатизации и защите информации”, “Об акционерных обществах” и др.), указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по трудовым отношениям: аттестации, переподготовке и повышению квалификации служащих, государственной службе, ведению личных дел и т. д.;

   2 группа – ведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации, каровой документации и др. К ним относятся:

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

- Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;

- Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;

- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;

- общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

- Общероссийский классификатор знаний (ОКЗ);

- информации о населении (ОКИН);

- специальностей по образованию (ОКСО);

- управленческой документации (ОКУД);

- предприятий и организаций (ОКПО) и др.;  

- государственные стандарты: Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации; - Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- Требования к оформлению документов” с дополнением № 1;

- Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело; Термины и определения”;

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); основные правила работы ведомственных архивов;

- перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

     Эти ведомственные нормативные акты, как правило, носят межведомственный характер и обязательны для применения в организациях Российской Федерации.

     3 группа – литература  по трудовому праву,  документационному  обеспечению управления кадрами, автоматизации кадровой деятельности и др. Литература по этим вопросам достаточно разнообразна. В ней рассматриваются как общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией, так и отдельные участки кадровой деятельности (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.). Нормативная база: ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, с изм. № 1 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М.: Минтруд России, 2000 Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). — М.: Минтруд России, 1995 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. — М.: