Документационное обеспечение управления

труда в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы — это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

     Пятый — Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции. Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы мето- 
 

дического характера по организации управленческого  труда и по работе с кадровыми документами.

     Во-первых, это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам. Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

     Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа. 
   В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по

учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о  переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. 
Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2 названного постановле-

ния обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности.  

     В-четвертых, это постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

     В-пятых, это межотраслевые укрупненные Нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72. Значительная их часть касается и работы управленческого аппарата как служб делопроизводства, так и работников бухгалтерии, составляющих и оформляющих бухгалтерскую документацию и службы кадров, оформляющей трудовые правоотношения. Нормативы времени содержат формулы для расчета численности персонала соответствующих служб, а также рекомендации по организации рабочего места, распорядку рабочего дня.

     Типовые нормы времени предназначены  для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормативных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами на предприятиях и в организациях.

     Нормы определены для следующих видов  работ:

- оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы служащих;

- оформление и учет трудовых книжек;

- составление статистической отчетности по учету личного состава;

- составление справок;

- разработка планов;

- расчет численности и др.  
 
 

         Постановлениями Минтруда РФ утверждаются и постоянно дополняемый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он используется при составлении должностных инструкций.

     Порядок использования справочника также  утвержден постановлением Министерства труда и социалистического развития РФ "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" от 9 февраля 2004 г. №9.

     Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей.

     Надо  следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного  характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.

     Важно знать, какие документы обязательны  для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

     Создавая  документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующим:

1) вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен для данной организации;

2) вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы.

3) храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.

     В литературе по кадровому делопроизводству достаточно подробно освещены вопросы  подготовки положения о службе кадров и должностных инструкций его ра- 

ботников, приводятся перечни их разделов, раскрывается содержание разделов. Особое внимание при составлении положений и должностных инструкций следует уделять специфическим особенностям деятельности службы кадров и ее работников в данной организации.

     Многие  должностные инструкции являются точным воспроизведением примерных  должностных инструкций, помещенных в некоторых книгах и пособиях по кадровому делопроизводству. Это недопустимо. Каждая должность работника службы кадров в конкретной организации имеет свои специфические особенности по выполняемым обязанностям, правам, взаимоотношениям, связям, ответственности и т. д. Именно для этой конкретной должности и должна создаваться инструкция. Примерные должностные инструкции могут использоваться как базовые, на ос-

нове  которых разрабатываются собственные  должностные инструкции работников служб кадров. Это связано также  с тем, что в настоящее время  конкретная инструкция является одним из основных документов, который юридически защищает работника в процессе выполнения им служебных обязанностей.

     Существенный  недостаток многих должностных инструкций – неадекватное отражение в них  должностных обязанностей и прав. Как правило, подробно расписаны обязанности работников на основе квалификационного справочника, а в разделе о правах работников имеются минимальные сведения. Это приводит к тому, что выполняемые обязанности имеют слабую правовую поддержку.

     Очень редко в должностных инструкциях  подробно расписаны информационно-документационные взаимоотношения и связи работников службы кадров с другими должностными лицами организации.

     Как правило, в службах кадров не имеется  инструкций, пособий, рекомендаций по работе с документами. На наш взгляд, это существенное упущение, которое негативно сказывается на процессе кадрового делопроизводства. Поэтому службе кадров следует разрабатывать собственные нормативные или методические документы, в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе работа с кадровыми документами, по аналогии с инструкцией по общему делопроизводству в организации. 

      3 Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ.  

     Методические  документы по управленческому труду  и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

     В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно- распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

     Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.  

      3.1 Состав корпоративной нормативно-методической базы ДОУ.  

     Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности  документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости норматив- 

ные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

     В состав разрабатываемых корпоративных  документов, как правило, включаются:

- классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);

- табель и альбом форм документов;

- номенклатура дел компании;

- стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) (см. Приложение 2);

- положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

     Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).