Документационное обеспечение управления

Минтруд России, 2000 Общероссийский классификатор  управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1995.

     В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.  

     На  основании Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона.

     Перечень  сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

     Положения Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 181-ФЗ "Об основах охраны труда в  Российской Федерации" позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников. Выделяют 3 группы нормативно-методических материалов (см. табл. 1).

Таблица 1 Нормативно-методические документы системы управления персоналом.  

     Внутренние  нормативно-методические документы  могут быть классифицированы на группы в зависимости от цели (см. табл. 2).

Таблица 2

     Кадровой  службе необходимы также Постановление  Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

     Постановлением  Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (далее - Постановление Госкомстата России N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться  

всеми юридическими лицами, осуществляющими  деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

     Если  для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

     Предприятие имеет право при необходимости  вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.). При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов. Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.

     Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы. 
    В практике налоговыми инспекторами допускается что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при  

расчете на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (ст.252 НКРФ).

     Кроме того, подробно составленные должностные  инструкции, трудовые договоры и штатное расписание как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров. 
        Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

     Особое  внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст.66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника.

     В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Основные нормативно-методические документы кадрового делопроизводства. 

     Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового  права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала — это формирование достаточной базы нормативных документов.

     Документы, которые ежедневно должны быть под  рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.

     В первую группу входят законодательные  и подзаконные акты, содержащие нормы  трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.

     Ко  второй группе относятся документы  методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

     В блоке "Документы по трудовому  праву и охране труда" можно отметить пять нормативных правовых актов.

     Первый  — Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

     Второй  — Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников.

     Персональные  данные - любая информация, относящаяся  к определенному или определяемому  на основании такой информации физическому  лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и  

место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

     Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

     Необходимо  обратить внимание на определение в законе терминов "использование персональных данных", "уничтожение персональных данных" и других, отсутствующих в Трудовом кодексе. В Трудовом кодексе даются лишь общие, принципиальные положения защиты персональных данных, обрабатываемых как традиционными, так и автоматизированными способами.

     Федеральный закон "О персональных данных" ориентирован главным образом на обработку персональных данных средствами автоматизации, однако статья 1 говорит о том, что законом регулируются отношения, "связанные с обработкой персональных данных... с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации". Поэтому многие положения Закона, детально прописывающие принципы обработки персональных данных, условия, категории персональных данных, меры по обеспечению безопасности и т. д., важны и при традиционных способах ведения персональных данных.

     Третий — Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

     Коммерческая  тайна - конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.  

     Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, для решения двух основных задач общества:

     - обеспечение баланса интересов обладателей данной информации и других участников, в том числе и государства, регулируемых законом отношений, на рынке товаров, работ, услуг;

     - предупреждения недобросовестной конкуренции на указанном рынке.

     Должностные лица, государственные или муниципальные  служащие указанных органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, другим органам государственной власти, ставшую известной им в силу выполнения должностных обязанностей информацию, а также не вправе использовать ее в корыстных и иных личных. целях. 
            Четвертый — Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны