Делопроизводство и документооборот на предприятии

    Исходящий, или отправляемый  документ –  официальный документ, отправляемый из учреждения. Исходящие документы  чаще всего являются ответом организации  и должностных лиц на входящие документы. Некоторые исходящие (запросы  в другие организации) могут подразумевать  поступление входящих документов. Часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации.

    Внутренний  документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей  его организации. Данный вид документа  обеспечивает решение организацией своих управленческих задач. По сути, они используются для организации  работы конкретного хозяйствующего объекта. К внутренним документам относятся  организационно – правовые, организационно – распорядительные и информационно  – справочные документы (протоколы, акты, отчетные и плановые документы, учетные документы, внутренняя служебная переписка (служебные и объяснительные записки), кадровая документация и др.). Некоторые виды внутренних документов влекут создание исходящих документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 5. Исполнение документов 

    При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих  местах сотрудников, т.е. работа с документами  их непосредственных исполнителей.

    Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной  загрузки всех исполнителей. Поэтому  не рекомендуется передавать документы  исполнителям без ведома руководителей  структурного подразделения.

    Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными  сроками исполнения (не менее шести  месяцев) исполнитель намечает этапы  исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.

    При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном  документе и в регистрационно – контрольной форме исполнитель  делает отметку, содержащую справку  об исполнении.

    Если  исполнение документируется, исполнитель  готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель  должен учитывать содержание ранее  изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.

    Проект  документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию  и отправку.

    По  номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет  отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащим отметки  о согласовании. Если документ является ответом, то документ – запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

    На  документ, рассылаемый более чем  в четыре адреса, исполнитель готовит  список на рассылку, определяет тираж  и после регистрации документа  организует его размножение (без  указания «копия»).

    В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно- контрольных формах.

    Если  исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

    Все исполнители в равной степени  ответственны за своевременное и  качественное исполнение документа  и предоставление ответственному исполнителю  в установленные им сроки  необходимых  материалов (проектов документов, справок, сведений).

    Если  исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей (например, конфиденциальный документ), им направляются экземпляры регистрационно- контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

    В ходе исполнения документа исполнитель  имеет право предлагать изменение  срока исполнения, делать пометки  на документе о времени его  поступления к исполнителю, датах  промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.

    Исполнитель должен иметь в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена  возможность пользования стандартами  на документацию, классификаторами технико  – экономической и социальной информации, номенклатурой дел, информационными  ресурсами (в рамках его компетенции), инструкцией по делопроизводству, справочниками, а так же средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т.д.

    Исполнитель заводит для документов папки  с надписями «Срочно», «На исполнение», «На доклад (подпись)», «На отправку», с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости  в папке «На исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп  документов.

    При использовании видеотерминальных  устройств исполнитель в установленные  сроки получает предназначенную  ему информацию и вносит в базу данных необходимые сведения. Исполнитель  несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность  сообщаемой информации.

    Глава 6. Подготовка дел к архивному  хранению 

    Законченные делопроизводством дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1 – 3 лет по месту их формирования, а затем  подлежат передаче на хранение в архив  организации. Перед передачей в  архив дела должны быть дооформлены  и описаны в специальных учетных  формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.

    Дела  временного хранения (до 10 лет), как  правило, в архив организации  принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного  и временного срока хранения: они  могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист – заверитель не составляется. Учет таких дел  осуществляется по номенклатуре дел, новые  учетные формы не составляются.

    Дела  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а так же конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает  следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле.

      Документы   в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступлениями порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела.

    В целях сохранности и закрепления  порядка расположения документов, включенных в дело,  они нумеруются в развернутом  виде арабскими цифрами валовой  нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и  другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером – каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

    Внутренняя  опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а так же в судебных и следственных делах, в делах о присуждении  учетных степеней и учетных званий, в делах на авторские свидетельства  и патентные изобретения и  др. внутренние описи необходимы так  же, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи,  порядок  ее составления регламентируются Основными  правилами работы архивов организаций.  Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных  номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащаяся информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

4. Составление заверительной надписи дела.

    Она составляется по установленной форме  на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

    Все последующие изменения в составе  и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о  проверке наличия и состояния  дела, отметки о выдаче дела для  использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

    Уточняются  наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

6. Подшивка или переплет дела.

    Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола  в твердую обложку, требования которой  определены ГОСТ 17914 – 72 «Обложки дел  длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у  организации есть возможность, она  может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким  образом, чтобы обеспечить возможность  свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

    Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами  с завязками или картонных  футлярах (коробках). Как правило, вариант  упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного хранения), - это твердая картонная обложка или особая папка.

    Соблюдение  установленных правил обработки  дел имеет целью:

• Обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
• Подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение  

    Делопроизводство  организации – это сложно организованная система, поэтому для эффективной организации деятельности в учреждении недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или столах, документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать дела. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенной системе, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ. Все должно осуществляться по определенным правилам, установленными нормативными актами на основе тщательного научного изучения предмета.

    Основными задачами делопроизводителя является постановка и ведение информационно  – документационного обеспечения  управленческой деятельности организации  на уровне современных требований. На делопроизводителя обычно возлагается  организация единой комплексной  системы делопроизводства (информационно  – документационного обеспечения  управления) в организациях, единого  порядка работы с документами, начиная  с их создания (или поручения) и  заканчивая передачей в архив (или  уничтожением). Весь процесс управления пронизан информацией, являющей основой  принятия решений , и построен на оперативной  работе  с документами, в которых  она фиксируется. Поэтому делопроизводство любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его исполнителя, своевременный контроль за исполнением и достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.