Делопроизводство и документооборот на предприятии

Департамент образования и молодежной политики ХМАО – Югры

Автономное  учреждение среднего профессионального  образования

Ханты –  Мансийского автономного округа – Югры

Ханты –  Мансийский технолого – педагогический колледж 
 

Специальность 032002 Документационное обеспечение  управления и архивоведение 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

Тема: Делопроизводство и документооборот на предприятии 

по дисциплине Документационное обеспечение управления 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

студентка

3 курса  208 группы

Карелина  Елена 

Преподаватель:

Анохина

Валентина

Михайловна  
 

г. Ханты  – Мансийск, 2010

Содержание 

Введение

Глава 1. Документооборот в организации

1.1. Понятие делопроизводства, документа, документооборота.

1.2. Документопоток. Понятие, характеристики, учет

Глава 2. Этапы документооборота

2.1. Прием  и первичная обработка поступающих  документов службой ДОУ 

2.2. Предварительное  рассмотрение  документов службой  ДОУ

2.3.Регистрация  документов

2.4.Организация  внутреннего движения документов

2.5.Обработка  исполненных и отправляемых документов

Глава 3. Порядок и сроки хранения документов

3.1. Номенклатура  дел.

3.2.Формирование  дел.

3.3. Обеспечение  сохранности документов

Глава 4. Типы документов и их классификации

Глава 5. Исполнение документов

Глава 6. Подготовка дел к архивному хранению

Список литературы

Приложения  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение  

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен  и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

       При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

     Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших  организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

       В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

     Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею в течение определенного периода  времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

     Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

     Целью моей курсовой работы является рассмотрение ………………. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Документооборот в организации 

1.  Понятие делопроизводства, документа, документооборота

      Делопроизводство  представляет собой особый вид деятельности, связанный с обработкой документов. Оно осуществляется во всех учреждениях, в организациях и на предприятиях, где существуют документооборот  и где производится регистрация  получения и учет, изучение, анализ, изготовление и рассылка документов заявительного, информационного, уведомительного, распорядительного или иного  официального характера.

      Организация и порядок ведения делопроизводства в Российской Федерации регулируются  ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской  Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998г. № 28.

      Названный стандарт устанавливает термины  и определения которые обязательны  для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и  архивному делу. В частности, в  соответствии со стандартом:

      делопроизводство (документационное обеспечение управления) определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

      документированная информация (документ) признается как  информация, зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 

      Внешние признаки документа отражают форму  и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. По форме выражения информации выделяют следующие виды документов: изобразительный, графический, аудиовизуальный, кинодокумент, фотодокумент, иконографический, фоновый, текстовой, письменный, рукописный, машинописный, документ на машинном носителе, видеограмма  документа.  По особенностям оформления – документы черновые и документы беловые. В зависимости от автора – документы личные, официальные, служебные. Официальные документы, кроме того, подразделяются  по юридической силе, которая зависит от компетенции органа или должностного лица, издавшего такой документ.

      Документооборот – движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Порядок движения документооборота определяется процессом управления в организации. Анализируя документооборот, можно понять, какова система управления в организации. Эти два явления взаимосвязаны и взаимозависимы. Документооборот является формальной основой деятельности организации и бизнеса в целом. Правильно налаженная система документооборота в организации поможет избежать ошибок и недоразумений.  

      Документооборот можно разделить на две большие  группы по видам документов : первая – организационно – распорядительная, в которую входят распоряжения, приказы, служебные записки, докладные, письма и т.д. ; вторая – технологическая, в которую входят документы, связанные  с осуществлением организацией своих  функций (бухгалтерская и налоговая  отчетность).

      В соответствии с масштабом документооборота можно выделить объем конкретного документооборота конкретного сотрудника организации, отдела организации, структурного подразделения, организации в целом, корпорации с определенным количеством филиалов, одной из отраслей управления или государства в целом.

      Как правило, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная  система документационного обеспечения  управления, рассматривают в качестве базовой единицы документооборот  организации как юридически независимого элемента, обладающего полным набором  технологических процессов. Возвращаясь  к тому, что документооборот отражает систему управления в организации, нужно отметить важную роль анализа  документооборота для совершенствования  аппарата управления. Проводя анализ документооборота, можно выбрать разные  по объему объекты исследования: один документ, документопоток, весь документопоток. Но наиболее удобным и чаще всего используемым объектом является документопоток. 
 
 

2.  Документопоток. Понятие, характеристики, учет 

 

     Документопоток  – движение документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных  подразделений, специалистами) и пунктами обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально – множительной службой.

     В каждой организации одновременно присутствуют несколько потоков документов. Эти  потоки подразделяются по составляющей их документации. Документация в организации  по своему происхождению делится  на входящую, исходящую, внутреннюю. Соответственно потоки документов делятся на поток  входящих, поток исходящих и поток  внутренних документов организации. Что  же составляет каждый поток?

     Документы, поступающие в организацию извне, составляют поток входящей документации. Документы, направляемые организацией или предназначенные для отправки за ее пределы, составляют поток исходящей  документации. А поток внутренней документации составляют документы, движение которых локализовано внутри организации, т.е. не предназначенные для выхода за ее пределы.

     Под сущностью документопотока, его содержанием и предназначением понимают совокупность документов, входящих в его состав, совокупность информации, которую они содержат.

     Неразрывно  с содержанием, сущностью документопотока  связана количественная составляющая, характеризирующая его объем. Под  объемом документопотока понимают количество документов, как подлинников, так и копий. Иногда к объему документопотока  относят и объем информации, содержащейся в документах организации.

     Кроме объема и содержания документопоток характеризуется наличием определений  структуры, которая тесно связана  с назначением документопотока, с целью его функционирования. На основе структурных признаков  осуществляется классификация документов в организации, формируются справочные базы по документам организации.

     В зависимости от разных факторов, например времени года, сезонных увеличений или уменьшений рабочей активности, меняется насыщенность и временные  составляющие информационных характеристик  документопотока. Эти составляющие образуют режим документопотока.

     Документы движутся в организации не хаотично, а в определенном направлении. Направление  документопотока – еще одна характеристика, важность которой бесспорна. На направление  документопотока влияют способ оценки документов и способ удостоверения документов. В соответствии с этими факторами документы направляются, например, на ознакомление, согласование, утверждение.

     Направление документопотока зависит от сути конкретной технологической стадии обработки документов в нем. Например, входящие документы подразделяются на документы, подлежащие регистрации, и документы, не требующие регистрации.

     Количество  документов всех потоков, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период, составляет объем документооборота организации. В зависимости от объема документооборота, как правило, выбирается организация  формы делопроизводства (традиционная или автоматизированная).