Делопроизводство и документооборот на предприятии

    Вышеперечисленная корреспонденция учитывается на первом этапе документооборота –  прием и первичная обработка  поступающей в организации документации. Ее учет необходим для достоверного показателя величины документооборота и учета времени, затраченного сотрудниками на обработку документации.

    Индекс  документа состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов. Этот номер, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса разделяются косой чертой.

    Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые  - в день подписания или утверждения.

    При передаче зарегистрированного документа  из одного подразделения в другое, он повторно не регистрируется.

    Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по    основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово – хозяйственной, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально – техническое снабжение.

    Порядковые  регистрационные номера присваиваются  документам в пределах каждой регистрируемой группы.

    Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится децентрализовано в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация –  в плановом отделе, снабженческая  – в отделе снабжения, протоколы  и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения.

    Место регистрации документа закрепляется в инструкции по ДОУ или табеле документов организации.

    Документы регистрируются на регистрационно –  контрольный картах (РКК) или в  других регистрационных формах. Существует три формы регистрации документов : журнальная, карточная и автоматизированная.

    Журнальная  регистрация – наиболее старая форма  регистрации документов. Она, возможно, проще и понятнее, но имеет ряд  недостатков. Во-первых,  в журнале  нельзя систематизировать записи. При  использовании данной регистрационной  формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы  для регистрации входящих, исходящих  и распорядительных документов. Во-вторых, она рекомендуется для организации, в которые поступает небольшое  количество документов, либо основной целью регистрации является учет (выдача трудовых книжек, пропусков, документов об организации). Журнальная регистрация  затрудняет контроль за исполнением  документов и аналитическую справочную работу с ними.

    Для достижения информационной совместимости  регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливаются следующие  обязательные реквизиты: автор (корреспондент); вид документа; дата документа; индекс документа (дата и индекс поступления  документа; заголовок документа  или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнителе (краткая запись решения вопроса  по существу, дата фактического исполнения и индекс документа- ответа); номер  дела.

    Состав  обязательных реквизит в случае необходимость  может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения приложения. Порядок  расположения реквизитов на регистрационных  формах и использование оборотной  стороны регистрационно- контрольных  карточек определяется организацией.

    Для регистрации всех категории входящих, исходящих и внутренних документов более удобна карточная форма регистрации.

    Форма карточки, расположение в ней необходимых  реквизитов для регистрации документа  могут быть определены в организации  и утверждены в инструкции по делопроизводству.

    Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных  подразделениях, где документ будет  исполняться и контролироваться.

    Регистрация документов – ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. Государственная система документационного обеспечения управления определяет специальные правила заполнения основных реквизитов регистрационно- контрольных форм.

    Предложения, жалобы и заявления граждан так же регистрируются на  регистрационно- контрольных карточках установленной формы.

    Для регистрации документов могут использоваться копировально – множительные аппараты и вычислительная техника.

    Автоматизированная (электронная) форма регистрации  документов ведется с помощью  специального программного обеспечения, которое устанавливается на компьютеры ( в том числе компьютеры, которые  объединены в локальную сеть). Если регистрация сведений о документе  ведется с помощью автоматизированной формы, то сведения заносятся в электронную  регистрационно – контрольную карточку, сохраняемую в базе данных организации.

    Автоматизированная  форма регистрации более прогрессивна и в настоящее время широко применяется во многих организациях.

    Назовем преимущества этой формы регистрации  перед другими формами регистрации:

• Автоматизация процессов формирования сводок и отчетов;
• Автоматизация процессов контроля за исполнением документов;
• Ведение справочно – аналитической работы по документам;
• Более быстрый поиск документов, облегчение поиска по одному или нескольким реквизитам документа;
• Объединение всех данных и сведений о документах в единой базе данных и при этом предоставление возможности децентрализованной работы в подразделениях организации.

    Существуют  готовые программные системы  автоматизированного документационного  обеспечения, но некоторые организации  разрабатывают свои программы для  регистрации документов. Право выбора принадлежит руководителю организации  или руководителю структурного подразделения, занимающегося регистрацией документа. 

    2.4. Организация внутреннего движения документов 

    Движение  документов внутри организации (входящих и внутренних) составляет один из самых  объемных этапов документооборота. И  от того, насколько эффективно будет  организованно движение, зависит  эффективность самого документооборота. Этот этап состоит из нескольких подэтапов:

• Информационно – справочная работа;
• Доведение документов до исполнителей;
• Контроль за их исполнением;
• Согласование и подписание документов.

    Информационно – справочная работа.

    Одна  из целей этого этапа документооборота – создание документационного банка  данных организации. Использование  результатов этапа регистрации  позволяет ускорить работу службы ДОУ (секретариата), поскольку при помощи созданного банка можно всегда узнать, в каких документах можно найти  информацию по поставленному вопросу, у которого находится тот или  иной документ, когда получен и  кем, установленные сроки документа. Сотрудники службы ДОУ должны в совершенстве владеть информационно – справочными  ресурсами.

    Как и в случае с регистрацией, введение информационно – справочной работы возможно с помощью создания картотеки  и с помощью автоматизированной формы путем применения различных  автоматизированных систем ДОУ. Применение таких достижений технического прогресса, как автоматизированные системы, значительно  сокращает время на поиск документов и существенно помогает в составлении  отчетов. 

    Доведение документов до исполнителей.

    Передача  документов между структурными подразделениями  организации обычно осуществляется через секретарей (иных должностных  лиц), ответственных за документационное обеспечение управления. Документы  должны передаваться с соответствующей  отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала  документа и его копий. Целесообразно, чтобы приемом и передачей  документов в структурных подразделениях занималось определенное должностное  лицо, а не любой сотрудник подразделения. К примеру. Документы проходят через  сотрудника, отвечающего за делопроизводство конкретного подразделения.

    Документы передаются в структурные подразделения  для ознакомления или исполнения. Исполнители получают документы  не только в соответствии с резолюциями  руководителя организации, но и в  соответствии с указаниями непосредственно  руководителей структурного подразделения с учетом загруженности, функциональных обязанностей и квалификации сотрудников. Передавать документы без ведомства руководителя структурного подразделения не рекомендуется.

    Исполнители знакомятся с документами в день их поступления, возможно составление в организации собственного графика ознакомления. При оформлении должностных инструкций целесообразно учитывать наличие или отсутствие такого графика.

    Существуют  документы с длительным сроком исполнения (6м месяцев и более). Для работы с такими документами устанавливаются  этапы исполнения и время промежуточного контроля  (при наличии таковой  в организации). При применении автоматизированных систем контроля исполнители самостоятельно вводят информацию.

    Подлинники  документов передаются ответственным  исполнителям. Если исполнителей несколько, документы передаются в копиях или  в подлиннике по очередности. Сначала  подлинник передается исполнителю, указанному первым в резолюции. Все  исполнители несут ответственность  за качество, своевременность исполнения документа. Использование автоматизированных систем позволяет сократить число  копий на бумажном носителе, облегчить  процесс обработки документов, ускорить движение документов в организации, повысить эффективность выполнения должностных обязанностей.

    Каждый  сотрудник ведет собственный  документооборот. До сотрудника должна быть доведена информация о предоставляемых  ему полномочиях:

• Имеет ли он право копировать документы;
• Имеет ли право делать пометки на документах о дате и ходе исполнения, времени фактического поступления и др.;
• Имеет ли право знакомить с документами других  (конфиденциальность информации).

    В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки сотрудника исполняемый  им документы должны быть переданы другим исполнителям по указанию руководителя организации или руководителя структурного подразделения. Как правило, такая  передача оформляется приказом о  возложении обязанностей. 

    Контроль  за исполнением документов.

    Этап  контроля за выполнением документов признается одним из важнейших этапов документооборота. Сведения, полученные в результате контроля, входят в состав информационно – справочной и поисковой системы организации.

    Контроль  исполнения документов  в соответствии  с ГОСТ Р 51141-98 – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное  исполнение документов.