Делопроизводство и документооборот на предприятии

    Цели  контроля:

• Оптимизация технологий работы с документами;
• Получение аналитической информации, необходимой для оценки деятельности сотрудников, структурных подразделений, филиалов;
• Своевременное и качественное исполнение документов.

    Этап  контроля за исполнением документов включает несколько последовательно  сменяющих друг друга подэтапов:

• Постановка на контроль;
• Обязательная проверка своевременности поступления документов к исполнителям;
• Предварительная проверка хода исполнения, регулирование процесса исполнения;
• Учет, систематизация, анализ, синтез результатов контроля.

    Контроль  исполнения – многоуровневое явление, это связано с тем, что разные уровни контроля в организации осуществляются различными должными лицами. При большом  объеме контролируемых документов целесообразно  осуществление контроля специальным  подразделением.

    Постановка  документов на контроль начинается с  момента регистрации документа, т.е. с момента его получения  или создания. Входящие документы  с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рецензии руководителя с установленным сроком исполнения.

    При постановке документа на контроль не его верхнем поле проставляется  отметка о контроле. Такая же отметка  проставляется в регистрационной  форме. Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Она показывает, что документ поставлен  на контроль. Контролю подлежат все  зарегистрированные документы, требующие  исполнения.

    После постановки документа на контроль группа контроля или сотрудник организации, ответственный  за контроль, должны проверить своевременность доведения  документа до конкретного исполнителя.

    В течение всего срока исполнения должны осуществляться предварительное  проверки и регулирование хода исполнения. Результаты таких проверок фиксируются в регистрационно- контрольной карточке, по результатам предварительных проверок исполнителям даются рекомендации по дальнейшему исполнению.

    Проверки  проводятся в устной форме ив письменной формах. Письменная форма проверок – это составление службой  контроля служебных записок (напоминаний) по одному или нескольким вопросам. Проверки могу касаться конкретного  задания, документа, исполнителя. Для  проведения предварительных проверок устанавливается срок, который закрепляется в инструкции по делопроизводству или  регламенте организации.

    Снятие  документа с контроля осуществляет лицо, поставившее его на контроль (как правило, руководитель организации). О снятии документа с контроля ставится отметка об исполнении документа  и направление его в дело  - это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

    Отметка об исполнении документа и направление  его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; подпись «В дело»; номер  дела, в котором будет храниться  документ. Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ.

    Документ  снимается с контроля после исполнения его по существу. Сообщение об исполнителе  документа должно быть документировано, а результат доведен до сведения заинтересованных лиц и организаций. По результатам исполнения документ может быть отправлен на доработку, если контрольным органом будет  установлено, что форма, содержание, процедура исполнения не соответствует  заданию.  

    Учет, анализ и обобщение результатов  контроля.

    Все данные о ходе и результатах контроля обобщаются и анализируются. Сбор и  анализ полученных данных позволяет  составлять отчеты и сводки об исполнительской  дисциплине. На их основе совершенствуется качество организации контроля, повышается показатель исполнительской дисциплины, разрабатываются мероприятия по ускорению исполнения документов. 

    Анализ  исполнительской дисциплины.

    Наиболее  полно выглядят результаты работы исполнителей, если в отчетах и сводках, представляемых руководителю, приведены следующие сведения:

• Общее количество документов в работе;
• Доля исполненных документов;
• Доля документов, исполненных с задержкой;
• Предполагаемые причины, вызвавшие задержку исполнения документов;
• Доля документов, исполненных с опережением;
• Доля неисполненных документов.

 
 

    2.5. Обработка исполненных и отправляемых документов 

    В соответствии с Государственной  системой ДОУ документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделения связи. Обработка и отправка документов почтой обычно осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. № 221.

    Документы, предназначенные для отправки, принимаются  экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными  с отметкой о категории почтового  отправления ( кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется  правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно  оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

    На  заказанную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник  экспедиции проставляет свою фамилию  и дату оправки. Документы, поступающие  для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или  не позднее следующего рабочего дня. С помощью средств электрической  связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

    Виды  документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а так же необходимость и порядок  досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.

    Завершающим этапом документооборота считается  передача документов в архив.

    Анализируя  этапы документооборота, следует  заметить, что помимо базового (общего) документооборота существуют локальные  системы документооборота: документационное обеспечение бухгалтерии, документооборот  конфиденциальных документов, документооборот  организационно – распорядительных документов и т.д.

    Документооборот в отдельных сферах деятельности организуется в соответствии со специальными нормативными документами и имеет  ряд отличий, но организация его  осуществляется по общей схеме.

    Глава 3. Порядок и сроки хранения документов 

    Хорошая организация ДОУ подразумевает  систематизацию документов в процессе документооборота и организацию  хранения. При правильной организации  систематизации и системы хранения обеспечивается быстрота и точный доступ к необходимым документам.

    Все документы можно, поступающие в  организацию можно, можно называть документационным фондом. В его состав входят:

• Текущие управленческие документы;
• Документы постоянного хранения;
• Документы длительного хранения;
• Копии документов, собранные в справочных или иных целях.

    Их  обрабатывают, систематизируют, распределяют на хранение. В результате образуется архивный фонд организации.

    Архивный  фонд согласно ГОСТ Р 51141-98 признается совокупностью архивных документов, исторических и  / или логически связанных между собой. Архивный фонд является одной из частей документационного фонда. Документы, входящие в архивный фонд, могут иметь различное значение. Как правило, в него не входят документы с коротким сроком хранения. Состав архивного фонда постоянно пополняется.

    С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы  хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного  обеспечения). Руководители структурных  подразделений и сотрудники, ответственные  за документацию, обеспечивают сохранность  документов и дел.

    Документы следует хранить в составе  дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. В организации отводят  необходимые помещения, оборудованные  запирающимися шкафами, с обеспечением полной сохранности документов. Запрещается  хранить документы в неприспособленных  для этого рабочих помещениях. 
 

    3.1. Номенклатура дел 

    Номенклатура  дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

    Дело  согласно ГОСТ Р 51141-98 представляет совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

    Для чего нужна номенклатура дел? С ее помощью осуществляется оптимальное  распределение документов, формирование совокупности документов (дел), обеспечение  быстрого и эффективного поиска документов в процессе ежедневной работы с ними структурными подразделениями организации. Как правило, выделяют несколько  видов : типовая, примерная и сводная  номенклатура дел организации.

    Типовая номенклатура дел составляется для  однородных по характеру деятельности структуре организаций. Она устанавливает  типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

    Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием  их индекса и носит рекомендательный характер.

    Примерные и типовые номенклатуры являются методическими пособиями в своем  роде и разрабатываются службами документационного обеспечения  министерств и ведомств и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с ЦЭК* (ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяются эти номенклатуры. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной  архивной службы.

    Существует  сводная номенклатура дел организации  и номенклатура дел структурных  подразделений. Сводная номенклатура дел – более широкое понятие. Она состоит из номенклатур дел  структурных подразделений.

    Единые  требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной  системе документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом  Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

    3.2. Формирование дел 

    Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Согласно ГСДОУ  формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации  документов или децентрализовано. Основой  формирования дел является номенклатура дел организации или ее подразделений.

    Формирование  дел происходит следующим образом:

• Исполненные документы распределяются по делам;
• Исполненные документы раскладываются в дела в определенной

последовательности;

• Оформляются внешние обложки дел в соответствии с установленными требованиями.

    Формирование  дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации  и ее структурных подразделений  осуществляется службой документационного  обеспечения или лицом, ответственным  за документацию