Делопроизводство и документооборот на предприятии

    При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

    - Помещать в дело только исполненные,  правильно оформленные документы  в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре;

    - Помещать вместе все документы,  относящиеся к решению одного  вопроса;

    - Помещать приложения вместе с  основными документами;

    - Раздельно группировать в дела  документы постоянного и временного  сроков хранения;

    - Помещать в дела машинограммы  на общих основаниях.

    В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;  дело не должно превышать 250 листов. 
 

    3.3.Обеспечение  сохранности документов  

    Обеспечение сохранности документов предполагает обеспечение физико – химической сохранности документов и их учет. Согласно ГОСТ Р 51141-98 существует несколько  видов хранения документов:

• Государственное хранение;
• Ведомственное хранение;
• Депозитарное хранение;
• Постоянное;
• Временное.

    Государственное хранение архивных документов – постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек  и музеев.

    Ведомственное хранение архивных документов – хранение архивных документов в ведомственных  архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями  в течение периода, установленного нормативными документами.

    Депозитарное  хранение документов – хранение в  архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

    Постоянное  хранение обозначает бессрочное хранение. А документ постоянного хранения – это документ, для которого в соответствии с нормативными или  иными правовыми актами установлено  бессрочное хранение.

    Документ  временного хранения – это документ с определенным сроком хранения, после  истечения которого он подлежит уничтожению.

    Правовое  регулирование порядка и сроков хранения документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000г. Кроме этого существует ряд документов, регулирующих порядок  и сроки хранения документов, как  правило отдельной отрасли. Перечень типовых управленческих документов состоит из 523 статей, в которых содержатся наименования конкретных документов, с указанием сроков хранения. Документы, перечисленные в статьях, сгруппированы в подразделы, объединенные в двенадцать крупных отделов. Перечень типовых документов содержит следующие разделы:

1. Организация системы управления;
2. Планирование деятельности;
3. Финансирование деятельности;
4. Учет и отчетность;
5. Экономические, научные и культурные связи;
6. Информационное обслуживание;
7. Трудовые отношения;
8. Кадровое обеспечение;
9. Материально – техническое обеспечение деятельности;
10. Административно – хозяйственные вопросы;
11. Социально – бытовые вопросы;
12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

    При установлении сроков хранении документов необходимо учитывать, что некоторые  статьи разбиты на пункты, в которых  указаны документы с разными  сроками хранения. Поэтому при  работе в организации необходимо выбирать  из перечня пункт и  срок хранения конкретного документа. В строках, содержащих сроки хранения, иногда встречаются специальные отметки, на которые обязательно нужно обращать внимание. Например, отметка «3 ЭПК» означает, что по истечении трех лет хранения вопрос о дальнейшем хранении документа решается экспертной комиссией организации или экспертным органом.

    Перечень  построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более  узким вопросам. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены  по степени значимости вопросов и  видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа №1).

      Перечень не содержит конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа № 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных документов, включенных в статью.

    Сроки хранения документов (графа № 3) распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранением в государственные, муниципальные  архивы или не поступают.

    Организации применяют указанные в Перечне  типовых управленческих документов сроки хранения документов по –  разному:

• Временные сроки хранения применяются всеми организациями;
• Постоянный срок хранения используется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов. Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов.

    Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую  статью в Перечне, проводить полистный  просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

    Срок  хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку  хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

    Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне типовых  управленческих документов к конкретным видам документов, означает, что  часть таких документов может  иметь научно – историческое значение и в установленном порядке  должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться  в организации. Данная отметка предназначена  для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками  комплектования государственных, муниципальных  архивов, а так же может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими  постоянное хранение своих документов. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» решается только при условии конкретизации видов документов и сроков их  хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.

    Исчисление  сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом  окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных  делопроизводством 2006 г., начинается с 1 января 2007г.

    Отметка «До минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может  быть менее одного года.

    Сокращение  сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещается. Увеличение сроков хранения документов может иметь место в случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

    Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание «На государственное, муниципальное  хранение не передаются. Хранятся в  организациях» уточняет место хранения документов, имеющих длительный справочный характер. В других примечаниях указываются  признаки выделения разновидностей документов или конкретные разновидности  документов, сроки хранения которых  отличаются от указанных в графе  № 3. Так, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения  споров, разногласий и судебных дел  – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «По истечению срока действия договора», «После замены новыми» и  т.д. указывают, что исчисление срока, указанного в графе № 3, осуществляется с определенного момента. В примечаниях  оговорены сроки хранения отдельных  документов с учетом содержания, авторства, места создания, копийности.  
 
 
 
 

    Глава 4. Типы документов и их классификация

    Между документами существуют связи и  своеобразные отношения. Процесс распределения  документов с целью отражения  этих связей или отношений, процесс  упорядочения существующих в организации  документов называется процессом классифицирования  документов. Таким образом, система  соподчинения, соотношения документов друг с другом по какому-либо общему признаку называется классификацией документов.

    Структура классификации обычно представляется в виде схемы или таблицы.

    Процесс выделения типов документов –  пример частого случая классификации  документов. Тип – это обобщенная модель. Типологизация – группирование  существующих документов по признаку их подобия типу. Документы, объединенные одним типом, - группа документов, которые  имеют общие основные и существенные черты.

    Типологизация проводится по ряду признаков:

• По характеру информации;
• По целям;
• По адресатам;
• По назначению.

    Иногда  в основу типологизации изданий  кладется жанровый критерий- охват  объекта отражения, стиль изложения материала.

    Под типом документа понимается множество  документов одного или нескольких видов, обладающих общими информационными характеристиками (атрибутами) и обрабатываемых в рамках общей последовательности единообразных процедур.

    Можно привести большое количество классификаций  документов. Документы подразделяют по множеству характеризующих их признаков ( по степени распространенности, по способу документирования, по характеристикам  знаковых средств, по материальному  носителю информации, по регулярности выхода в свет, по времени появления, по месту происхождения и т.д.).

    Рассмотрим  классификацию документов по назначению и принципам их подготовки: 

1. Организационно  – распорядительная документация;
2. Информационно – справочные документы;
3. Первичная учетная документация;
4. Бухгалтерская документация;
5. Кадровая документация;
6. Отчетно – статистическая документация;
7. Переписка.

    Организации используют различные типы документов, имеющих особые характеристики. Но все они входят в систему основных видов документов:

• Входящие;
• Исходящие;
• Внутренние.

    Именно  они составляют централизованный документооборот  организации. В  соответствии с ГОСТ Р 51141-98.

    Входящий  документ, или поступивший документ   - документ, поступивший в учреждение. Как правило, большинство входящих документов влечет создание соответствующих  исходящих документов в установленные  сроки. Сроки устанавливаются нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий  входящий  документ, или могут  быть указаны непосредственно во входящем документе, в регистрационной  карточке документа.