Делопроизводство и документооборот на предприятии

     Одна  из основных характеристик – его  цикличность. В зависимости от этой категории организуется все документальное обеспечение управления, определяется количество сотрудников, комплектация необходимыми средствами оргтехники.

     Объем документооборота учитывается при  выборе системы документооборота, автоматических средств делопроизводства, при оценке необходимого для эффективной работы персонала, а так же для осознания реальной загруженности персонала, работающего с документами.

     Осуществляя подсчет документооборота, подлинники и копии должны учитываться отдельно друг от друга. При этом удобно оформлять  это число в виде дроби, числителем которой будет количество подлинников  документов, прошедших обработку  в организации, а знаменателем –  численный показатель копий этих документов.

     Учитывать количество копий, как и число  не подлежащих регистрации документов, очень важно, поскольку без их учета сведения о документообороте будут значительно снижены. Совершенствование  методики учета количества документов позволяет составить более реальную картину существующего в организации  документооборота.

     Можно выделить основные цели исследования документопотоков организации:

• Упрощение процедур обработки документов сотрудниками организации;
• Повышение эффективности деятельности административного, управленческого аппарата организации;
• Повышение скорости документопотоков в организации.

Все цели взаимосвязаны и вытекают одна из другой.

    Для фиксации движения документов в организации  и дальнейшего анализа этих данных применяются  различные способы. На основе анализа результатов возможно проведение мероприятий по рационализации и оптимизации существующего в организации документооборота. Среди способов можно назвать составление графиков, схем, технологических карт, построение информационных моделей и т.д.

    Оптимизация документооборота в организации  основывается на принципах научной  организации труда, а так же обычаях  и практике делопроизводства. Современные  методики организации документооборота в организации, независимо от его  формы (бумажный или электронный), требуют  определения четких фиксированных  путей прохождения документов. Учитывая, что каждый документ проходит в организации  определенные пункты обработки, необходимо выявить эти этапы, оценить их целесообразность и разработать  наиболее оптимальный порядок движения документов в организации в виде схемы. Схема, утвержденная руководителем  организации, приобретает силу нормативного документа. Схема не должна предусматривать  только один вариант движения документа. Более рационально составление схем, предусматривающих унифицированные системы документации и строились технологии проектирования электронного документооборота. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Этапы документооборота 

    Официального  понятия «этапы документооборота»  не существует, можно сформулировать его как порядок движения документов в организации. По существу, этапы  документооборота – это сформулированные поэтапно общие правила организации  документооборота. Можно выделить несколько  этапов:

    1)прием  и первичная обработка поступающих  в организацию документов;

    2)предварительное  рассмотрение документов службой  документационного обеспечения  (ДОУ)

    3)регистрация  документов

    4)порядок  движения документов внутри организации  (включает информационно – справочную  работу, доведение документов до  исполнителей, контроль за их  исполнением, прохождение согласования  и подписание проектов документов)

    5)обработка  исполненных и отправляемых документов.

    Каждый  их перечисленных  этапов заслуживает  отдельного рассмотрения.

    Процесс управления в любой компании связан  с огромным количеством информации и документов, которые ее содержат. Делопроизводство – документационное обеспечение управления, является одной  из основных обслуживающих функций  управления организации со своими целями, задачами. И осуществляться эта функция  должна обособленным отделом или  службой документационного обеспечения  управления.

    Наименование  службы ДОУ не имеет принципиального  значения, это может быть секретариат, канцелярия, управление делами, отдел  производства и т.д. В небольших  организациях может не быть обособленной службы ДОУ, а функции этого отдела могут выполнять секретарь, делопроизводитель, инспектор отдела кадров или другое назначенное руководителем лицо.

    Примерный перечень  функций службы ДОУ:

• Разработка форм и бланков документов;
• Обеспечение создания документов, контроль за качеством выполнения и оформления бланков;
• Контроль за соблюдением процедуры согласования документов;
• Установление единого порядка документооборота в организации;
• Регистрация и учет документов;
• Обработка документов;
• Предварительное рассмотрение документов;
• Контроль за исполнением документов;
• Систематизация документов;
• Обеспечение хранения и использования документов;
• Подготовка и передача документов в архив организации;
• Обеспечение защиты документированной информации.

Как правило, служба выполняет также  функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами, разработкой и внедрением новых  форм и методов работы с документами, совершенствованием документооборота в организации, повышением его эффективности. 

2.1. Прием  и первичная обработка поступающих  в организацию документов  

    Вся корреспонденция и документы, поступающие  в организацию, должны проходить  начальную централизованную обработку. Этим занимаются сотрудники службы ДОУ  или иные уполномоченные на это сотрудники организации.

    При поступлении корреспонденции и  документов в организацию сначала  проверяется правильность адресата доставки и целостность упаковки. В случае, если корреспонденция ошибочно доставлена, ее возвращают на почту  или пересылают адресату.

    При получении корреспонденции в  поврежденной, вскрытой или вызывающей сомнение упаковке необходимо провести особенно тщательную проверку на наличие  механических повреждений, а так  же полноту присланных документов и приложений к ним. Конверт вскрывается, проверяется целостность вложений. В случае сомнений в целостности вложений возможны следующие варианты действий сотрудника службы ДОУ:

• Составление перечня дефектов, выявленных при приеме корреспонденции. Если выявленные дефекты существенны( неполный комплект документов, либо они повреждены, либо комплект документов не соответствует описи вложения), сотрудник, принимающий документы, составляет акт, который прилагается к документам и передается для принятия решений по существу и утверждению
• После вскрытия корреспонденции конверт либо уничтожается, либо прикрепляется к самому документу, если он содержит значимую информацию. Не уничтожаются конверты в тех случаях, если :
• На конверте есть обратный адрес и фамилия отправителя, которых нет в самом документе;
• Документ не датирован, и дата устанавливается по почтовому штемпелю;
• Документы с просроченным сроком исполнения

    Корреспонденция, имеющая гриф «лично», не вскрывается, а передается адресату. Если корреспонденция  по смыслу носит личный характер, но не имеет графу «лично», она должна быть передаваться адресату вместе с  конвертом.

    При приеме и первичной обработке документов на них должна быть проставлена отметка о поступлении документов( реквизит 29). Она проставляется в нижнем  правом углу первого листа в виде штампа. Как правило, в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

    Необходимо  обратить внимание, что учитываться  должны все документы, а не только те, что подлежат дальнейшей регистрации. В противном случае значительно  уменьшается показатель входящего  документопотока, и невозможно посчитать  время, затраченное сотрудником  на обработку неучтенной документации.

    При проставлении отметки нужно обратить внимание на следующие моменты:

• Если документ содержит приложения, то отметку  целесообразно продублировать на первом листе приложения;
• В случае наличия на конверте надписей «вручить немедленно» или «срочно» и иных подобных необходимо отметить точное время их получения;
• В случае получения повторного документа необходимо сделать отметку о получении первого документа уже находящегося в организации;
• Если корреспонденция передается адресатам без вскрытия, отметку необходимо ставить на конверте, упаковке;
• Если документ подлежит длительному или даже краткосрочному хранению в службе ДОУ, об этом делается пометка в верхнем правом  или нижнем левом углу документа.

    Чтобы система документооборота в организации  была более эффективной, а учет документов был более точным, необходимо обрабатывать всю документацию, в том числе  полученную по почте, электронной почте, факсу и т.д. 

    2.2. Предварительное рассмотрение документов  службой документационного обеспечения  управления (ДОУ)

    Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ  – это условно выделенный этап документооборота в организации.

    Предварительное рассмотрение проводится с целью  распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного  рассмотрения руководством, и документы, направляемые непосредственно в  структурные подразделения и  ответственным исполнителям.

    Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании  установленного в организации распределения  обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно  структурным подразделениям или  должностным лицам.

    При рассмотрении документа необходимо учитывать:

• Вид документа (нормативный правовой акт, распоряжение, письмо, отчет, заявление и т.д.);
• Срочность исполнения документа;
• Важность его содержания;
• Кто автор документа;
• Сложность поставленных вопросов;
• Конкретного получателя корреспонденции (должностное лицо или отдел).

    Документы, адресованные руководству организации  или без указания конкретного  должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в  службе документационного обеспечения  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.

    Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях и под подпись. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

    При необходимости безотлагательного  исполнения поступившего документа  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации. 

    2.3. Регистрация документов  

    Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 –  это запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или получения.

    Целью регистрации признается учет документов, организация справочной работы с  ними и осуществление эффективного контроля за исполнением документов. Регистрация подтверждает факт создания, получения и передачи документа.

    Регистрация предполагает следующие операции:

• Присвоение регистрационного номера;
• Внесение номера в регистрационную форму с заполнением основных сведений о документе.

    В результате регистрации документов в организации создается своеобразная база данных документов, возможности  использования которой очень  многообразны и согласованы с  целями регистрации. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно – статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частичных лиц.

    Не  подлежат регистрации:

• Рекламные материалы, поступающие в организацию (буклеты, листовки);
• Поздравительные письма, открытки, телеграммы;
• Прейскуранты, прайс – листы, тарифы на услуги;
• Пригласительные билеты;
• Программы семинаров, конференций;
• Периодические издания.