Анализ документирования деятельности отдела кадров

Информация, содержащаяся в  приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется  в трудовых книжках.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при  необходимости заполняться данными  по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое  на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и  даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При  заполнении п.12 раздела I организации  необходимо именовать так же, как  они назывались в свое время, военную  службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о  приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация  обязана ознакомить работника под  расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные  сведения» для полноты учета  лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального  образования, следует проставлять  даты поступления в образовательное  учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется  хранить отдельно до окончания ими  образовательных учреждений.

В том же разделе следует  записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется  при оформлении перевода работника  из одного структурного подразделения  в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре (Приложение 2).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения  прежнего и нового места работы и  подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне  делаются отметки о несданных  имущественно- материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем  месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется  для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых  работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков (Приложение 3).

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается  начальником структурного подразделения  и руководителем организации.

На основании приказа  о предоставлении отпуска отдел  кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся  за отпуск. При предоставлении отпуска  без оплаты рядом с указанием  о количестве дней отпуска указывается  «без оплаты». В разделе «Начислено»  в графе 1 в пустых строках указываются  месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма № Т-8, Приложение 5) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе «справка о несданных  имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных  ценностях, числящихся за работником.

Рис. 2. Прекращение  трудового договора

 

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном  экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в  режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий  работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных  должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных  или общественных обязанностей и  т.п.).

Для отражения использования  рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации  только отклонений (неявок, опозданий  и т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или  увольнении пишутся от руки, в свободной  форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В  заявлении следует указывать  следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку  подписи. На заявлении ставится резолюция  и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором  определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений  и предприятия в целом. Форма  графика отпусков содержит следующие  реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

 

2.4. Анализ должностных инструкций  ГУЗ Сибайский МПТД

 

Прежде всего, должностная  инструкция нужна для того, чтобы  упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная  инструкция описывает обязанности  и права работников.

Разделы должностной инструкции.

Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД  включает следующие разделы:

1.Содержание раздела «Общие  положения»

Содержание этого раздела полностью  определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них.

В данном разделе указывают:

1. Категорию должности. Она определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист, технический исполнитель.

2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью. Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела «требования к квалификации» квалификационных характеристик по должностям служащих. Однако в общих положениях Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года № 37) определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

В характеристиках должностей специалистов предусматривается в пределах одной  и той же должности без изменения  ее наименования внутридолжностное  категорирование по оплате труда. Квалификационные категории по оплате труда устанавливаются  руководителем организации. При  этом учитываются:

• степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей;
• ответственность за принимаемые решения;
• отношение к работе;
• эффективность и качество труда;
• профессиональные знания;
• опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности;
• другие факторы.

3. Порядок назначения и освобождения от должности.

4. Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Пункт разрабатывается на основании  раздела “должен знать” квалификационных характеристик должностей служащих.

5. Наименование должностных лиц,  которым подчиняется сотрудник.

6. Перечень структурных подразделений  и (или) отдельных сотрудников,  непосредственно подчиненных данному  сотруднику по службе (если таковые  имеются). Данный пункт может быть включен в раздел «Должностные обязанности».

7. Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

Пункты 3, 5 – 7 разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях организации, положения о персонале.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и  условия его деятельности.

Должностная инструкция врача стоматолога  общебольничного медицинского персонала  в ОБЩЕЙ ЧАСТИ включает:

Основной задачей врача-стоматолога  является оказание квалифицированной  лечебно-диагностической и профилактической помощи пациентам с заболеваниями зубов и полости рта.

1.1. На должность врача-стоматолога назначается лицо с высшим медицинским стоматологическим 
образованием, имеющее квалификацию врача-стоматолога по соответствующей специальности.

1.2. Назначается и увольняется главным врачом диспансера в соответствии с действующим 
законодател ьство м.

1.3. В своей деятельности врач-стоматолог руководствуется приказами и распоряжениями главного 
врача, настоящей должностной инструкцией, методическими рекомендациями по выполняемому разделу 
работы правилами внутреннего трудового распорядка.

 

2. Обязанности

В этом разделе указывают должностные  обязанности работника с учетом задач и функций конкретного  структурного подразделения организации  с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Кроме того, в разделе могут  быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном  подразделении практикой распределения  иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.

При необходимости должностные  обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности  служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации  труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей  квалификационной характеристикой. В  этих случаях работнику может  быть поручено выполнение должностных  обязанностей, предусмотренных квалификационными  характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Требования к квалификации сотрудника могут быть изложены и в отдельном  разделе должностной инструкции с одноименным наименованием. В  этот раздел также целесообразно  включить положение о выполнении разовых служебных поручений.

2.1. Проводит прием пациентов по графику, утвержденному администрацией диспансера, регулируя лоток пациентов путем рационального назначения повторных больных с учетом диагнозов.

2. Обеспечивает квалифицированное и своевременное обследование и лечение больных с заболеваниями зубов и полости рта.
3. Направляет больных, при наличии показаний на дополнительные виды обследования (лабораторные, рентгенологические, функциональные и др.)
4. Обеспечивает надлежащий уровень обслуживания больных, соблюдает правила медицинской деонтологии.

2.5. Контролирует работу среднего и младшего медицинского персонала стоматологического кабинета.

2.6. Систематически повышает свою профессиональную квалификацию путем изучения соответствующей литературы, участия в конференциях, семинарах.

7. Проводит среди пациентов диспансера пропаганду санитарно-гигиенических знаний по вопросам профилактики заболеваний зубов и полости рта.
8. Своевременно и грамотно заполняет утвержденную учетно-отчетную документацию.
9. Соблюдает правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной профилактики.

 

10. Соблюдает требования ОСТА.
11. Оказывает неотложную помощь пациентам при осложнениях общего характера (обморок, шок, коллапс и др.)