Анализ документирования деятельности отдела кадров

Естественно, что такие  уставы и положения учитываются  во всех организациях, подпадающих  под сферу их действия.

Правила внутреннего трудового  распорядка утверждаются работодателем, вывешиваются на видном месте, и с  ними должны быть ознакомлены все  работники организации.

Организационно-распорядительным документом, разрабатываемым в организации, в котором закрепляется весь ее должностной  и численный состав, является штатное  расписание.

Штатное расписание как вид  документа «представляет собой  перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов». Его цель - нормирование численности штатного персонала организации и соотношения  специалистов.

Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (Форма  № Т-3) и входит в Альбом унифицированных  форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы [15, с. 45].

Таким образом, все должности  структурных подразделений и  их количество будут закреплены в  штатном расписании организации.

Штатное расписание подписывается  руководителем кадровой службы, главным  бухгалтером и утверждается распорядительным документом (чаще всего приказом). Штатное  расписание - документ долговременного  действия, однако при необходимости  в него могут вноситься изменения  и дополнения. Внесение изменений  и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного  им лица. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор работников на вакантные должности, формирует  резерв на выдвижение, организует повышение  квалификации кадров.

Кроме того, в организации  уставом (положением) об организации  предусматривается составление  такого документа, как структура  и штатная численность. В нем  закрепляются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого  отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на год, и если в течение года в  него вносятся изменения, то они проводятся приказом руководителя. Содержание этого  документа несложно: в нем перечисляются  названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная  численность. Текст документа дается в табличной форме.

 

Глава 2. Анализ системы документирования кадровой службы ГУЗ Сибайский Межрайонный противотуберкулезный диспансер»

2.1. Характеристика деятельности  учреждения

 

Для исследования работы кадровой службы учреждения здравоохранения в данной работе было выбрано Государственное учреждение здравоохранения Сибайский межрайонный противотуберкулезный диспансер (далее ГУЗ «Сибайский МПТД»).

ГУЗ «Сибайский МПТД» было основано в 2006 году путем переименования и смены организационной формы. До этого времени диспансер вел свою деятельность на протяжении 20 лет. Коллектив больницы насчитывает около 30 сотрудников. Своими профессиональными силами она обслуживает более 14 тыс. жителей ГО Сибай и прилежащих районов Зауралья ежегодно.

В составе  больницы работают 4 подразделения:

- стационар;

- лечебно-санаторное  детское учреждение «Волшебный»;

- взрослый  и детский кабинеты диагностики;

- лаборатория.

ГУЗ «Сибайский МПТД» оказывает также услуги по проведению профессиональных осмотров рабочего населения ГО Сибай. В этих целях на балансе организации имеется передвижная флюорографическая лаборатория.

По состоянию  на начало исследуемого периода можно  охарактеризовать финансово-экономическую  базу ГУЗ «Сибайский МПТД» удовлетворительно. Несмотря на трудности, связанные с бюджетным и внебюджетным финансированием, ГУЗ «Сибайский МПТД» удалось укрепить материально-техническую базу: обновлен парк автомобилей, закуплено новое оборудование: детский фиброгастроскоп, аппараты УЗИ, искусственной вентиляции легких, палатный передвижной рентген-аппарат, электроэнцефалограф, автоклавы, биохимические анализаторы и т.д. Самой актуальной проблемой ГУЗ «Сибайский МПТД» до исследуемого периода являлась проблема ремонта и достройки новых сооружений: дополнительного здания стационара, лаборатории. Но благодаря Республиканской программе финансирования здравоохранения ГУЗ «Сибайский МПТД» были достроены и отремонтированы большинство хозяйственных помещений и закуплено необходимое оборудование.

 

2.2. Составление и оформление  заявления, анкеты, трудового договора (контракта)

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

- трудовой договор, заключенные  предприятием с работником;

- приказы по личному  составу (о приеме, увольнении, переводе  сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы  - Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной  плате.

Документы по личному составу  являются наиболее важными документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при оформлении, ведении  и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока [23, с. 45].

Первое, с чем сталкивается любое учреждение, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом  оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий  законодательству о паспортах, а  также трудовую книжку или справку  о последнем занятии, если он поступает  на работу впервые. Для военнообязанных  предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет - свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или  определенная квалификация, администрация  предприятия обязана потребовать  предъявление соответствующего оригинала  или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д. Поступающий  на работу пишет личное заявление  с просьбой о приеме. В нем указывается  должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах  или резолюции руководителя. Заявление  подписывается и датируется. При  необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография. Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает  против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи  с тем, что среди документов, необходимых  при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать  ее заполнения. Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет  правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой. На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих  в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. При  положительном решении вопроса  с поступающим на работу заключается  трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Понятие трудового договора дает статья 56 ТК РФ: «Трудовой договор - соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которыми работодатель обязуется предоставить работнику работу об обусловленной  трудовой функции, обеспечить условия  труда, предусмотренные настоящим  Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового  права, своевременно и в полном размере  выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично  выполнять определенную этим соглашением  трудовую функцию, соблюдать действующие  в организации правила внутреннего  трудового распорядка. Сторонами  трудового договора являются работодатель и работник» [7].

Трудовой договор имеет  типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора. К  основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное  подразделение, их местонахождение); сроке  действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда. К дополнительным относятся условия  трудового договора, которые могут  касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии  и другие.

Согласно статье 21 ТК, при  заключении трудового договора может  быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что «срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а  в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом  профсоюза, - шести месяцев».

 

2.3. Особенности подготовки и  оформления приказов по личному  составу (о приеме на работу)

 

После того, как будет заключен трудовой договор, работнику кадров необходимо издать приказ о приеме работника на работу. Содержание приказа  работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора. Его форма и рекомендации по заполнению утверждены Постановлением Госкомстата  РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты» - форма № Т-1.

Рассмотрим форму ПРИКАЗА  о приеме на работу в ГУЗ «Сибайский МПТД».

 

Рис. 1. Приказ о приеме на работу

 

Рис. 1 отображает направленность данного приказа, название учреждения, дату составления, его номер и  основные коды классификации учреждения.

Приказы по личному составу  оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу  не имеет констатирующей части и  глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это  принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу  начинаются с распорядительного  действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному  составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках  независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа  по личному составу должен быть сформулирован  в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия ( уволить, премировать, перевести), фамилии и  инициалы работника(имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в  пунктах приказа по личному составу  определяется спецификой распорядительного  действия.

При приеме на работу обязательно  устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска  – его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия (Приложение 4).

При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения  или взыскания.

Каждый пункт приказа  по личному составу должен заканчиваться  ссылкой на письменное основание  данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться  либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после  подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному  составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных  подразделений, работники которых  упоминаются в приказе. Предусмотрено  обязательное визирование приказов по личному составу руководителем  кадровой службы.

Приказы по личному составу  обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы  используют книгу регистрации. В  книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу  рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа  добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На птицефабрик ведутся разные буквенные  обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к –  приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км – о командировании, №43/о – об отпуске, № 21/ п – о поощрении [24, с. 12].