Анализ документирования деятельности отдела кадров

По категориям доступа  информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или  отнесенными к категории ограниченного  доступа.

Состав информации, относящейся  к государственной тайне, определен  Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (в нем в ст.5 подробно указаны  сведения, которые могут представлять государственную тайну) и Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении  Перечня сведений, отнесенных к государственной  тайне», последние уточнения и  изменения в который внесены  Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90 [17, с. 45].

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных  форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена  Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 на Государственный  комитет РФ по статистике с согласованием  форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных  в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной  документации по учету труда и  его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата  России 30 октября 1997 г. № 71а. В альбом несколько раз вносились изменения  и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так  и в электронном варианте, так  как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся «в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации» [5].

Общие правила составления  и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную  систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием  сроков их хранения - типовых или  ведомственных. Ведомственные перечни  разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают  специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных  организаций. Организации, не имеющие  ведомственного перечня, должны пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно. Кроме того, служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение  о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. N 03-33/пс (в соответствии со ст.89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об  акционерных обществах») [4].

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы  на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила являются незаменимым  подспорьем в организации их архива.

Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести  переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного  оформления всех почтовых отправлений  надо иметь в отделе для справок  Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Постановлением Правительства  Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до 100 г, а пределы  его размеров - 229 на 324 мм. Часто к  недоразумениям приводит незнание порядка  пользования франкировальными аппаратами.

Для работника кадров, в  том случае, если ему приходится вручать сообщения от получения  которого адресат по какой-либо причине  пытается уклониться, важен порядок  отправки писем с уведомлением о  вручении – «почтовое отправление... при подаче которого отправитель  поручает оператору почтовой связи  сообщить ему... когда и кому вручено  почтовое отправление» [7]. Например, уведомление  об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.

Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление  о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Разработано достаточно большое  количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого  аппарата. Все они разработаны  Центральным бюро нормативов по труду.

Нормативы рекомендуются  для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности. Во всех нормативах времени не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и  последовательно перечисляется  содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.

Помимо норм времени на основные виды работ, в указанных  сборниках всегда освещаются и вопросы  организации труда, режим труда  и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

1.2. Организационно-правовые документы  организации

Служба кадров любой организации  в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.

Прежде всего, это устав (положение) организации как главный  организационный документ.

Под уставом, как организационным  документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной  регистрации в установленном  порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации [16, с. 178].

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Служба кадров должна четко  представлять себе задачи организации, записанные в уставе, так как ее главная цель - обеспечение организации  высококвалифицированными работниками  для наилучшего выполнения этих задач. Кроме того, в уставах расписываются  порядок назначения или выбора руководящего состава и другие вопросы, связанные  с подбором и расстановкой кадров. Один из экземпляров устава обязательно  должен храниться в отделе кадров.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено  составление в организации документов, регулирующих социально-трудовые отношения. К таким документам относится  коллективный договор. Его определение  дано в ст.40 Трудового кодекса  РФ: «Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или  у индивидуального предпринимателя  и заключаемый работниками и  работодателем в лице их представителей». Коллективный договор может заключаться  не только на уровне организации в  целом, но и обособленных структурных  подразделений. К обособленным структурным  подразделениям относятся филиалы  и представительства, которые территориально отделены и, кроме того, могут иметь  особенности в организации труда. Содержание и структура коллективного  договора определяются заключающими его  сторонами самостоятельно. В ст.41 Трудового кодекса РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые  могут быть включены в коллективный договор. К ним отнесены:

- формы, системы и размеры  оплаты труда;

- выплата пособий, компенсаций;

- механизм регулирования  оплаты труда с учетом роста  цен, уровня инфляции, выполнения  показателей, определенных коллективным  договором;

- занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

- рабочее время и время  отдыха, включая вопросы предоставления  и продолжительности отпусков;

- улучшение условий и  охраны труда работников, в том  числе женщин и молодежи;

- соблюдение интересов  работников при приватизации  государственного и муниципального  имущества;

- экологическая безопасность  и охрана здоровья работников  на производстве;

- гарантии и льготы  работникам, совмещающим работу  с обучением;

- оздоровление и отдых  работников и членов их семей;

- частичная или полная  оплата питания работников;

- контроль за выполнением  коллективного договора, порядок  внесения в него изменений  и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий  деятельности представителей работников, порядок информирования работников  о выполнении коллективного договора;

- отказ от забастовок  при выполнении соответствующих  условий коллективного договора;

-другие вопросы, определенные  сторонами [16, с. 122-125].

Этот перечень носит рекомендательный характер и не является исчерпывающим, его цель - дать представление о  возможном содержании коллективного  договора. Однако в Трудовом кодексе  РФ есть и ряд предписаний к  содержанию трудового договора обязательного  характера.

В соответствии со ст.9 Трудового  кодекса РФ коллективные договоры не могут содержать условий, снижающих  уровень прав и гарантий работникам, предусмотренный законодательством  о труде. Напротив, коллективный договор  должен устанавливать дополнительные льготы и преимущества, более благоприятные  условия труда.

При оформлении коллективного  договора обязательно указание (наименование) сторон, от имени которых он заключается, и срока его действия. Коллективный договор является актом срочного действия и в соответствии со ст.43 Трудового кодекса РФ «заключается на срок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами  либо со дня, установленного коллективным договором» [7]. Стороны имеют право  продлить действие коллективного договора, но на срок не более трех лет.

На организацию может  распространяться действие и таких  правовых документов, как соглашение.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий  общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый  между полномочными представителями  работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в  пределах их компетенции.

Как видно из определения, данного в ст.45 Трудового кодекса  РФ, соглашение, в отличие от коллективного  договора, заключается на других уровнях  социального партнерства - федеральном, межрегиональном, региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), то есть соглашение заключается работодателями, объединенными  в рамках отрасли, региона, территории. Интересы работодателей на переговорах  по заключению соглашения представляет объединение работодателей, а интересы работников обычно представляют профсоюзы  и их объединения.

В Трудовом кодексе РФ указаны  возможные виды соглашений: генеральные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные.

Генеральное соглашение устанавливает  общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических  отношений на федеральном уровне.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ коллективными договорами и соглашениями, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем  в пределах его компетенции, устанавливаются  правила поведения работников во время их совместной деятельности.

К локальным нормативным  актам в первую очередь относятся  правила внутреннего трудового  распорядка, которые обычно являются приложением к коллективному  договору. Однако, они могут утверждаться и как отдельный документ. Определение  этого документа и его основное содержание раскрыты в ст.189 Трудового  кодекса:

«Правила внутреннего  трудового распорядка - локальный  нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок  приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность  сторон трудового договора, режим  работы, время отдыха, применяемые  к работникам меры поощрения и  взыскания, а также иные вопросы  регулирования трудовых отношений  у данного работодателя» [7].

В ст.189 Трудового кодекса  РФ указывается также, что «для отдельных  категорий работников действуют  уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами». Например, Положение о дисциплине труда работников железнодорожного транспорта Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 № 621, в ред. от 07.07.2003). Оно распространяется на всех работников организаций железнодорожного транспорта независимо от их организационно-правовой формы. В нем предъявлены более  высокие требования к трудовой дисциплине. Это обусловлено тем, что нарушение  ими установленных правил может  привести к тяжелым последствиям для других граждан. Есть Устав о  дисциплине работников организаций  с особо опасным производством  в области использования атомной  энергии (утв. Постановлением Правительства  РФ от 10.07.1998 № 744), Дисциплинарный устав  таможенной службы Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 16.11.1998 N 1396) и др. [7]