Системи електронного документооборота

. интегрируемость з системами аутентифікації пользователей

2. Авторизация

. можливість організації різних рівнів доступу до даних для користувачів і груп пользователей

. організація робочого місця під функції, що їх користувачем чи групою пользователей

3. Розмежування прав доступу до документам

. можливість установки різних прав доступу до документам

(читання, редагування, видалення тощо.) для користувачів і груп пользователей

. делегування прав доступу до документа від однієї особи другому

Сховище документов

1. Продуктивність сховища данных

. залежність швидкості роботи з документами кількості документів мають у базі даних, і кількості одночасно які працюють із системою пользователей

2. Пошук документов

. пошук полями документа

. контекстний пошук по вкладеним (приєднаним) файлам

3. Архівація документов

. питання складності вилучення документів з архіву (пошук, чтение)

4. Стійкість сховища до збоїв бази данных

5. Реплікація данных

. лише чтения

. із можливістю збереження изменений

Фундаментальна обізнаність із документами

1. Фундаментальна обізнаність із типами документов

. створення нових типов

. наявність конструктора форм

. довідкові (подстановочные) поля

. історія документа

. відстеження версій документов

2. Конвертація документов

. сканирование

. імпорт з деяких інших форматів файлов

3. Електронна подпись

Фундаментальна обізнаність із бизнес-логикой

1. Маршрути руху документов

2. Завдання (завдання) для пользователей

3. Фундаментальна обізнаність із користувальницькими сценариями

8. Огляд пакета “Documentum”

Кілька років тому компанії виробники СУБД дозволили підприємствам помітно поліпшити управління даними, представленими у електронному вигляді, чи, як ми сьогодні говоримо, змістом, з допомогою уявлення в вигляді рядків і колонок електронних таблиць. Ті компанії, які почали залучити до буденній праці електронні бази даних, змогли результаті істотно підвищити свою ефективність. Саме електронним таблицям ми маємо появою бухгалтерських, дисконтних, банківських систем, систем для страхування, замовлення квитків і бронювання готелів й інші подібним широко і повсюдно поширеним сьогодні приложениям.

Проте, зміст які завжди представлено в зручному структурованому форматі. Аби у тому, досить подивитися екран комп'ютера типового службовця вашій компанії — ви не побачите там вражаюче розмаїтість видів неструктурованого змісту: документи, підготовлені MS Word, брошури в форматі PDF, картинки в JPG, аудіозаписи, відеокліпи, вебстраницы в форматі XML і HTML тощо і іншого подібного начиння залежно від цього, чому саме займається ваше підприємство і конкретний сотрудник.

На жаль, це електронні таблиці, з якими ми все навчилися таким легким шляхом звертатися, проте, виявляється, що це море файлів різних форматів містить життєво необхідну успіху вашого бізнесу інформацію, причому містить у набагато більшій мірі, ніж дані, які можна навести до структурованому виду. Численними дослідженнями встановлено, що більш 80% змісту, який буде необхідний функціонування підприємства, є неструктурованим, але тільки 10% підприємств використовують ті чи інші системи керувати цим содержанием.

Documentum 5 — корпоративна платформа, що дає однакові кошти на роботи із вмістом будь-якого типу — документами, веб- сторінками, графічними зображеннями, кресленнями, відеофайлами і т.п.

Управління вмістом у масштабі підприємства (Enterprise Content Management) дозволяє забезпечити всіх співробітників можливістю створення, управління, персоналізованого уявлення та поширення змісту безпосередньо під час виконання ними своїх звичайних службових обязанностей.

Сімейство продуктів Documentum, створене з урахуванням багаторічного досвіду управління електронним змістом, забезпечує відкриту, масштабируемую і надійну платформу для побудови і розгортання рішень щодо автоматизації різних прикладних завдань, що з управлінням вмістом у діяльності підприємства, підтримці корпоративних інформаційних порталів і порталів груповий роботи, управління своєї продукції всі етапи виробничого процесу, і навіть динамічного управління змістом глобально розподілених веб-сайтов.

Documentum єдина полнофункциональной ECM платформою, що дозволяє управляти інформаційними активами підприємства таким чином, що перетворює в конкурентні преимущества.

Ми багато говоримо переваги цією системою, так давайте пройдемося стосовно деяких із них.

Масштабованість, перевірена урахуванням світового досвіду використання їх у найбільших світових корпораціях і забезпечує можливість одночасного доступу необмеженого числа користувачів і підтримку численних розподілених сховищ необмеженого объема.

Управління інформаційним змістом документів мають у традиційних і сучасних форматах сьогодні виходить поза межі корпоративної мережі, даючи можливість обміну даними між віддаленими підрозділами підприємства, підприємствами-партнерами і кінцевими клиентами.

Розподіленість корпоративного сховища електронних документів буває у Documentum з допомогою архітектури системи, яка то, можливо заснована як у єдиному сервері, обрабатывающем всі документи територіально розподілених підрозділів, і підвідомчих підприємств, і на кількох серверах, розміщених у кожному территориально-распределенном підрозділі підприємства, об'єднаних на єдину інформаційну мережу, з централізованим інтернет-доступом до сховищам даних підприємства, яке автоматично синхронізується за змістом атрибутивної інформацію про електронних і паперових документах між підрозділами, філіями, цехами, дає можливість отримувати доступом до необхідної інформацією масштабі реального времени.

Сервер Documentum однаково просто підтримує управління документами у різноманітних розподілених мережевих структурах, надаючи прозорий доступом до інформації будь-якою з кількох серверів в локальної чи глобальної " мережі - користувач навіть може знати, де документ перебуває. Широкий набір функцій і настройок по реплікації баз документів дозволяє здійснювати інтелектуальне, вибіркове копіювання шляхом простих операцій - розсилання всім, збір від усіх тощо. Documentum зберігає атрибути документа, його структуровану частина - в СУБД, яке зміст, неструктуровану частина, в файлах, розміщені в файловою системі серверу документов.

Documentum має розвинені і надійні кошти міграції документів по різним типам носіїв даних. У цьому підтримуються рівні швидкостей носіїв: від найбільш швидких - жорстких дисків, аж до повільних - бібліотек магнитооптических дисків, CD і DVD-библиотек. Обсяг носіїв нічим необмежений, як і кількість атрибутивної інформації та при наростання потребує лише переходу більш вироблені апаратні платформы.

Використовуючи платформу Documentum, мобільні і рідко подключающиеся користувачі компанії зможуть отримання доступу і редагувати дані, з будь-якого місця, де є інтернет-доступ, підключаючись до сховищам даних чи їх федераціям, сховищам даних, які об'єднані єдиними правилами, починаючи з доступу до інформаційних ресурсів, і закінчуючи структуруванням, розміщенням інформаційного, змісту всередині сховищ, незалежно від місця нахождения.

Вони також можуть призначити обрані документи, якими вони хотіли б користуватися навіть, коли онлайновий доступом до сховищам даних буде неможливий. Після поновлення сполуки, ці віддалені користувачі зможуть провести синхронізацію даних, щоб зберегти змінені документи й оновити обрані документи, модифіковані після останньої синхронизации.

Ця функціональність платформи Documentum значно спрощує доступ до даних тим співробітникам, які найчастіше працюють поза офісу, дозволяючи постійно мати всі необхідні дані і продовжувати работу.

Безпека, забезпечувана як багаторівневої захистом доступу до документам, підтримкою протоколів LDAP і SSL, і можливістю підключення зовнішніх коштів криптографії та електронної подписи.

Усі інформаційні об'єкти, збережені у сховищах даних Documentum, захищені по багатовимірної матричної схемою безпеки. Модель безпеки платформи Documentum є одним із найрозвиненіших серед систем подібного класса.

Матриця рівнів доступу, який призначається користувачам, створюється і редагується в захищеному редакторі системи, до якого мають доступ як адміністратори системи, і керівники груп (відділів), встановлюють повноваження на рамках доступних керівнику. У ієрархії організації доступу існують різноманітні рівні, зокрема на рівнях ОС, сховищ даних, доступу функцій редагування документа, ролей користувача у бізнес- процесі, управління життєвим циклом документи й багатьох других.

З огляду на объектно-ориентированного підходу, використовуваного при організації структур зберігання з урахуванням платформи Documentum, система безпеки дозволяє протоколювати дії, пов'язані лише з документами, але й їх окремими частинами. Причому типи протоколируемых дій, як і типи самих об'єктів, які підлягають контролю, настроюється окремо. Завдяки багаторівневої матричному принципу організації доступу користувачів до необхідних даним, що базується на системах безпеки мережевий ОС і використовуваної СУБД, система безпеки платформи Documentum забезпечує додатковий рівень безпеки, тісно пов'язані з так званими рольовими функціями користувачів загалом робочому процесі. Завдяки такому підходу понад звичайних персональних прав доступу можна поставити множинні і багаторівневі додаткові права доступу користувачів до об'єктів даних відповідно до різними рівнями повноважень - ролей користувачів протягом усього будь-якого робочого процесу, варьирующимися від значення " немає доступу " до повноважень, дозволяють видаляти документ чи об'єкт їх хранилища.

Коли все установки безпеки задано і користувач зареєстрований, система безпеки платформи Documentum автоматично відстежує будь-які операцій із будь-якими інформаційними об'єктами, які перебувають у різноманітних, як завгодно розподілених сховищах даних, і що у будь-яких робочих процесах, чітко дотримуючись встановлені обмеження. Подальшому підвищення рівня безпеки структур зберігання, заснованих на виключно платформі Documentum, сприяє наявність життєвих циклів самих збережених объектов.

Система безпеки платформи Documentum захищає цілісність даних протягом усього їх життєвого циклу, від створення й рішучого узгодження до затвердження, публікації, архівації і/або видалення. Система моніторингу життєвих циклів збережених об'єктів даних тісно інтегрована і системи управління бизнес-процессами, що дозволяє адміністраторам структур зберігання встановлювати права доступу до об'єктів даних автоматично на основі заздалегідь розроблених регламентів роботи з тими об'єктами, наприклад, інструкцій для співробітників, а чи не покладатися на дисциплінованість й персонала.

Для віддаленого доступу й немає прямих підключень до сховищам даних на базі платформи Documentum у системі безпеки використовуються різні рівні парольної перевірки справжності і шифрування даних. Система безпеки має безліч методів перевірки справжності, починаючи з передачі незашифрованных паролів і закінчуючи спеціальними настраиваемыми механізмами. Залежно вибраного рівня парольної перевірки дійсності можна також ознайомитися поставити тип шифрування даних. І, нарешті, аби ще більш підвищити безпеку віддаленого підключення, можна налаштувати параметри відповідного вызова

Відкритість, забезпечує безшовну інтеграцію з додатками електронного бізнесу, функціонуючими для підприємства інформаційними системами, ні з різними додатками і коштами розробки. Підтримка таких провідних стандартів, і коштів розробки, як XML, XSLT, DOM, COM, SAX2, DTD, VB, ODMA, WfMC, J2EE, Java, HTML, З і C++.

Автоматизація бізнес-процесів управління контентом протягом його життєвого циклу, включаючи створення, редагування, твердження, поширення та архівацію. Проектування життєвого циклу контенту і шаблонів бізнес-процесів засобами візуальних графічних редакторов.

Персоналізація контенту при доставці користувачеві з урахуванням автоматичної категоризації по атрибутам і ключовим словам.

Глобалізація чи підтримка розподілених багатомовних сховищ і багатомовних веб-сайтів. Забезпечується зв'язок оригінальної версії змісту документи й його перекладів інші языки.

Багатоканальне поширення контенту, включаючи публікацію на веб- сайтах, висновок на печатку, CD і WAP-совместимые устрою, такі як мобільні телефони і кишенькові компьютеры.

Підтримка більш 200 форматів файлів, включаючи формати офісних додатків, поштові, графічні, звукові, відеота інші формати. Можливість одночасної підтримки кількох уявлень (зовнішніх видів, форматів) однієї й тієї ж документа.

У великі компанії, використовують різні програмні кошти підготовки інформаційних та інших матеріалів, часто-густо постає сама й та ж проблема - проблема сумісності форматів даних як їх подальшого використання у загальних процесах, так доставки замовникам. платформа Documentum на момент має понад 200 відомих форматів уявлення даних. Це офісні, поштові, графічні, звукові, відеота багатьох інших формати. Працюючи в інформаційної середовищі платформи Documentum, користувачі можуть зберігати одночасно кілька уявлень - зовнішніх видів тварин і форматів один і тієї самої документа говорять різними мовами. Сховище даних з урахуванням платформи Documentum автоматично синхронізує вміст всіх збережених уявлень документів і майже даних. При запиті, введення і/або імпорті документів їх формат автоматично й перетворюється на ту форму чи формат, потрібних користувачеві, або надається можливість вибору формату уявлення під час перебування необхідного документа в хранилище.

Інтеграція із кращими продуктами світових виробників програмного забезпечення: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Lotus Notes, ABBYY Fine Reader.

Задля більшої зв'язок між користувачами компанії, і навіть для залучення користувачів до брати участь у управлінських бизнес-процессах, як то спільне вироблення, узгодження, затвердження Кабміном і інші процеси, щодня виникаючі будь-якою великому підприємстві, платформа Documentum надає вплинув на вибір або використання наявної системи доставки електронної пошти, або власну системи доставки сообщений.

Тісна інтеграція функціоналу платформи Documentum із найбільш поширеними системами доставки електронної пошти, такі як MS Exchange і Lotus Notes, дає можливість користувачам, які мають повідомлення, містять посилання документи чи доручення Documentum, виконати необхідне безпосередньо з інтерфейсу поштового докладання по засланні на них.

Інтеграція платформи Documentum і поштової системи компанії дозволяє усунути вузькі місця у корпоративної інформаційної системі територіально розподіленої компанії, пов'язані з осіданням критично важливою інформації. Збереження будь-яких поштових повідомлень, містять необхідну інформацію на єдиній і централізованому сховище даних з урахуванням платформи Documentum, робить її доступною для колективної обробки, перегляду і використання користувачам, що використовують іншу поштову систему, створюючи єдиний інформаційний простір й щодо забезпечення всіх користувачів на часі і несуперечливої информацией.

Можливість швидкої настройки, розгортання і тиражування додатків з урахуванням Documentum з допомогою спеціальних інтерфейсів " без програмування " .

Можливість функціонування різному апаратній і програмному оточенні - підтримка різних операційними системами (Windows NT, 2000, XP, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) і СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).