Системи електронного документооборота

Адміністрування передбачає узгодження діяльності всіх учасників процесу в такий спосіб, щоб поліпшити функціонування підприємства міста і забезпечити успіх. Це означає - враховувати щодо кожної підсистеми підприємства (технічної, фінансової, комерційних і т. буд.) ті взаємозв'язку, що існують між ній її оточенням, й ті наслідки, які надає її функціонування на пов'язані із нею подсистемы.

Досягнення поставленої для економічної системи мети працівники апарату і об'єкта управління беруть участь у виконанні ділових процесів (бізнес - процесів) і процедур. Ділові процеси - це процеси, які визначають ведення бізнесу чи виконання цільової функції системи, є способом здійснення практичного управління підприємствами та установами i складаються із окремих процедур. Ділова процедура – послідовність певних робіт, завдань, операцій, скоєних співробітниками економічної системи відповідно до розробленого регламенту для реалізації процесу чи вирішення який - або задачи.

Ділові процеси можна класифікувати за видами виробничої діяльності: обслуговування клієнта, матеріально - технічне постачання, управління кадрами, фінансами, енергетичним господарством, основним і допоміжним виробництвом, реалізацією готової продукції і на т. п. У відповідно до цього, в апараті управління виділяють ряд підрозділів, які визначають вищезазначені види діяльності (див. рис. 3.).

Рис. 3. Схема структури апарату управления

Дирекція, постало як підрозділ, працівники якого визначають загальні питання роботи системи, за прийняття управлінських рішень (як стратегічних, і тактичних) з усіх видів діяльності, у виконанні поточних адміністративно - управлінських функцій, здійснення зв'язки з зовнішнім середовищем. Решта підрозділи призначені на підготовку варіантів прийнятих рішень, контролю виконання цих прийняття рішень та вдосконалення процесів управління що тим чи іншим об'єктом, наприклад, плановий відділ, відділ маркетингу, економічний відділ, відділ матеріально - технічного постачання, відділ реалізації, технічний відділ, бухгалтерія, фінансовий відділ та інших. І з підрозділів підприємства відпо-відає конкретний вид діяльності, має свій об'єкт управління (постачання сировини й матеріалів, реалізація готової продукції, управління кадрами, фінансових ресурсів тощо. буд.), і виконує усі ці загальні функции.

3. Призначення СДОУ. Структура, функції і виды.

До складу кожного підприємства включається самостійне структурне підрозділ, основна мета функціонування якого є своєчасне забезпечення документами процесів управління та ділових процедур. Таким підрозділом є Система Документальне Забезпечення Управління (СДОУ), що призначалася на вирішення наступних завдань: . документування прийнятих організаційних, планових і . адміністративних управлінські рішення; . документационного забезпечення управління (ДОП); . отримання, фільтрації і розподілу потоків зовнішньою і внутрішньою інформації керівникам виконавцям підрозділів, відповідно до їх повноваженнями; . контролю їхнього виконання, аналізу якості і термінів виконання; . організації зберігання, пошуку документів і майже видачі документів, необхідні виконання функцій управління чи ділових процесів і процедур.

Документування є процедуру створення документів, що відбивають факти, події чи показники, одержувані і під час функцій управління чи ділових процесів, т. е. їх складання, оформлення, узгодження і изготовление.

Документационное забезпечення управління (ДОП) здійснюється за виконанні наступних видів діяльності: . діловодство, тобто. організація роботи з документами; . формування та зберігання архіву документов.

Діловодство - це комплекс процедур з перевірки, відбору і забезпечення працівників апарату управління необхідної документованої інформацією до виконання яких - або функцій управління, ділових процесів і процедур, покликаних на вирішення двох основних цілей, головною з є документационное забезпечення управління. З іншого боку, з допомогою процедур діловодства СДОУ виконує функцію інформаційного фільтра між економічної системою та зовнішньої середовищем шляхом операцій отримання, перевірки, сортування, розподілу потоків документів і майже передачі документів конкретним адресатам. Звідси випливає висновок у тому, що всім підприємствам, і організаціям необхідно удосконалювати документационное забезпечення управління, оскільки він надає безпосередній вплив якість ухвалення, й виконання управлінські рішення. Особливістю діловодства є його тісний зв'язку з діловими процесами і функціями управління, оскільки делопроизводственные операції, зазвичай, вплітаються в ділові процедури чи процеси виконання функцій управління там, де з їхніми необхідно супроводити документами. Основне відмінність діловодства від ділових процедур, яке у їхнього функціонального різниці: діловодство відпо-відає документационное забезпечення управління підприємством; ділові процедури - ведення бізнесу чи виконання цільової функції і є способом здійснення практичного управління підприємствами та учреждениями.

Якість організації ДОП залежить від рівня роботи з документами - забезпечення руху, пошуку, збереження та використання документів, тобто. організація документообігу. Кожен документ (як створений організації, і отриманий із інших джерел) має власний регламент, яким ведеться роботу з ним для підприємства, що становить її документообіг. Документообіг відбиває рух документів з їх створення, або отримання до завершення виконання чи відправлення споживачеві. У економічної системі виділяють централізований документообіг, охоплюючий усі підрозділи підприємства у єдину систему, і спеціалізований документообіг лише на рівні конкретного структурного підрозділи, обумовлений специфікою його функціонування. У централізований документообіг входить вся документація, підлягаючий централізованої реєстрації. Зазвичай, централізований документообіг представлений організаційно - розпорядницької документацією (ОРД). Документи, оброблювані в структурних підрозділах, становлять спеціалізований документообіг (наприклад, бухгалтерської, планової, маркетингової, юридичної документації тощо.), який би документами конкретне напрям діяльності організації (хоча у нього входити і суто організаційно - розпорядницькі документы).

Формування й зберігання документів мають у архіві - визначення правил зберігання створюваної у створенні інформації, її пошуку істини та використання на підтримку прийняття управлінських рішень та ділових процедур. У діловодстві архів відпо-відає систематизацію зберігання документів і майже є одним із основних діловодних задач.

Існують системи документообігу, які можна налаштувати на необхідні правила діловодства. Але є системи, які ставили метою підтримку саме цих правив і у сенсі не мають більш загальними функціями в достатній мірі у тому, щоб їх можна назвати системами документообігу. З іншого боку, правила діловодства, прийнятий у Росії, досить великий, та налаштування системи документообігу для цієї правила -завдання складне і тривіальна. Звідси випливає висновок у тому, щоб автоматизувати діловодство і документообіг для підприємства, необхідно попередньо добре вивчити технологію виконання основних процедур, складових зміст діловодства і документообігу на підприємствах і організаціях России.

Залежно від обсягу інформації, яку служба СДОУ отримує ще й обробляє, ці системи діляться чотирма класу: . до першого класу ставляться СДОУ, обробні 100 тис. документів мають у рік; . у другому класі ставляться системи, обробні від 25 тис. до 100 тис. документів мають у рік; . до третього класу входять системи з обробкою від 10 тис. до 25 тис. документів мають у рік; . вчетверте - менш 10 тис. документів мають у год.

Виділеним класам своєю чергою відповідають такі організаційні форми СДОУ: . Управління справами (наприклад, Управління Справами за Президента РФ); . Загальний відділ (в міністерствах); . Відділ діловодства (на підприємствах і організаціях); . Секретар керівника (у невеликих фирмах).

Найбільш масової формою роботи СДОУ є відділ діловодства, структура якого представлена на рис. 4.

Рис. 4. Організаційна структура СДОУ

Керівник даної служби підпорядковується безпосередньо руководителю.

Підрозділ " По раціоналізації діловодства системи " призначено вести нормативну базу і методичне забезпечення СДОУ, організовувати діловодство документообігу для підприємства загалом і контролювати організацію у кожному відділенні, здійснюючи постійний моніторинг діловодних процесів, процесів збереження і виконання документов.

Підрозділ " По прийому і кореспонденції " здійснює отримання, фільтрацію й потоків яка входить і що виходить документації на предприятии.

Підрозділ " По контролю виконання кореспонденції " виконує функцію контролю над своєчасністю виконання задокументованих решений.

" Архів " здійснює збирання та зберігання виконаних документів після їх обробки, пошук і освоєння видачу необхідних документів виконання таких ділових процедур чи функцій управления.

Підрозділ " Машинне бюро з коректорської групою " призначено друк і коригування складених фахівцями внутрішніх документів, які направляються відповідні підрозділи відповідно до регламенту їхнього обробітку грунту і исполнения.

Секретар керівника установи здійснює роботу з формуванню і відстеженню щоденних планів роботи керівника, документування його доручень і контролю їхнього виконання. Усі операції, що їх службами СДОУ рівня, грунтуються на вимогах нормативної бази організації ДОП на підприємствах і організаціях РФ.

Сьогодні Російській Федерації діє ряд загальнодержавних нормативів і методик, що регламентують найбільш загальні правила роботи з документами і які визначають вимоги до оформленню документів. Розробка таких документів переслідує ряд цілей: . забезпечення юридичної сили документа; . закріплення технології обробки документів, що дозволяє забезпечити організацію тривалого їх збереження і подальшого використання; . створення основи найбільш раціональної технології обробки документів і майже її подальше совершенствование.

У 1991 р. було створено Державну систему документационного забезпечення управління (ГСДОУ).

ГСДОУ – це сукупність науково обгрунтованих принципів, правил, нормативів та рекомендацій ще, які єдині вимоги до документування управлінської (адміністративної) роботи і роботи з документами органів управління, на підприємствах (об'єднаннях), у державних установах і др.

Документ направили на нормативне закріплення змін, що сталися в службах діловодства у зв'язку з появою недержавних форм власності. Його основними цілями є впорядкування документообігу, скорочення кількості і підвищення якості документів і майже, зрештою, вдосконалення роботи апарату управления.

Складовими компонентами ГСДОУ є: . Єдині правила упорядкування та оформлення документів по РФ. . Раціональні принципи документообігу. . Єдині правила створення учетно-справочной системи. . Форми та художні засоби контролю виконання документів. . Правила складання номенклатури справ. . Принципи формування справ. . Правила підготовки справ до наступному зберігання й використанню. . Рекомендації підвищення ефективності праці діловодстві і автоматизації діловодних процессов.

З 1993-го р. діє " Типова інструкція з діловодства для міністерств та " , що встановлює загальні вимоги до документування управлінської роботи і технологіям роботи з документами прориви в загаданих організаціях. Інструкція вперше закріпила не лише вимоги до оформлення реквізитів, до тексту конкретних видів документів (наказу, розпорядженню, протоколу, акту).

Основні нормативні документи мають низку додатків, відповідальних на практичних запитань, що у процесі безпосередньої діяльності. Приміром, в додатках до ГСДОУ міститься " Зразкове положення про службі документационного забезпечення управління (службі ДОП) " . У ньому рекомендовані типові варіанти її організаційних структури залежність від типу організації, і навіть сформульовані її мети, завдання й функции.

Згідно з рекомендаціями, розробленим в ГСДОУ до основних функцій, які повинні робити в СДОУ підприємства відносять: . прийом, реєстрація, облік, розподіл документів і майже доставка їх виконавцям; . оформлення і відправка вихідних документів; стенографирование і поставив печатку документів, контролю над виконанням; . формування справ, здавання в архів; . збереження і забезпечення використання документів мають у СДОУ й у архіві установи; . вдосконалення процесу документарного забезпечення; . контролю над веденням документационных операций.

Ще одна аспект регламентації роботи з документами – їх архівне зберігання. Головним нормативним документом у цій галузі є " Основні правила роботи відомчих архівів " , що у 1986 р. Вони відбиті вимоги до написання номенклатури справ, правила формування та оформлення, і навіть викладено принципи вивчення документів (експертизи) з метою добору їхнього задля її подальшого архівного збереження і вибору тих, які підлягають правомірному знищення. До " Основним правилам " додаються форми номенклатури справ, акта виділення до знищення, опису документів постійного насилля і довгострокового хранения.

Практичне значення з організацією архівного зберігання документів мають у організації має тої нормативний документ, як " Перелік типових документів " , які виникають у діяльності держкомітетів, міністерств, відомств і інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання. Він є список документів, створюваних при документування однотипних управлінських операцій. " Перелік " дає інформацію про зберіганні документів для організацій, документи яких підлягають здачі на державне зберігання, і нет.

Останніми роками було прийнято низку урядових рішень, вкладених у забезпечення схоронності документів мають у організаціях приватних форм власності. Відповідно до Основ законодавства про Архівному фонді і архівах, в Архівний фонд РФ входять архівних документів, що перебувають у її території, незалежно від форми власності організацій, у яких утворилися. " Розпорядження уряду Російської Федерації " від 21.03.94 №358-р встановило обов'язковість зберігання документів з особистого складу, зокрема договорів (контрактів). У ньому ж визначено, що зберігання документів мають у організаціях приватних форм власності має здійснюватися на загальноприйнятих основаниях.

Ще однією способом регламентування діловодства є розробка державні стандарти - Держстандартів і інструкцій. ГОСТ 6.38-90 " Уніфіковані системи документації. Система організаційно - розпорядчих документів. Вимоги до оформлення документів " встановлює склад реквізитів, їхню прихильність листку папери, вимоги до бланків тексту документів. Дотримання відновлення всього комплексу вимог гарантує створення документів, які мають повної юридичної силою і є безумовним доказом у кожному спірному вопросе.