Системи електронного документооборота

" Довідкова картотека " , і двох розділів: . I розділ містить картки невиконаних документів; . II розділ включає картки виконаних документов.

Сортування " Контрольних карток " розділ " невиконаних " документів здійснюється за наступним ознаками: . виконавцям, . кореспондентам, . дат исполнения.

Картки розкладаються завдовжки тридцять п'ять осередків першого розділу картотеки в наступному порядку: . з 1-ой по 31 -ю осередок потрапляють картки відповідно до дня поточного місяці, коли було проставлено резолюція; . в 32 -ю осередок ставляться картки тих документів, " термін виконання яких наступного місяця " ; . в 33 -ю осередок ставлять картки документів " невиконаних вчасно " ; . в 34 -ую потрапляють картки, котрим був " термін невизначений " ; . завдовжки тридцять п'ять -ую осередок ставляться картки, які входять у категорію - " термін перенесений " .

Виконані документи у другому розділі картотеки сортують по ознакою приналежність до " підрозділам " і до якогось " питання " .

Поточна перевірка термінів виконання документів по картотеці супроводжується моніторингом процесу виконання, тобто. посилкою " нагадувань " виконавцям і проставлением відповідних оцінок в " Контрольної картці " .

Що стосується виконання документа здійснюється зняття його з контролю та проставление позначки " про виконання документа " у самому документі (29 реквізит) і позначки " про знятті з контролю " в " Журналі реєстрації документів " чи " Контрольної картці " .

Далі здійснюється збір відомостей першу число кожного місяці про результатах контролю, складання " Зведення про виконання документів, які підлягають контролю " (табл. 1) і аналіз результатів контролю. Дані в зведення потрапляють завдяки узагальнення результатів, отримуваних з " Довідкової картотеки " .

З результатів аналізу показників зведення керівництво СДОУ оцінює роботу виконавців, підрозділів, і приймає рішення про вдосконаленні методів роботи з документами і документообігу на підприємстві. Керівництво підрозділів має інформацію якість виконання рішень окремими фахівцями, про необхідність підвищення кваліфікації співробітників чи вдосконаленні структури системи управління та ділових процессов.

" Зведення про виконання документів, які підлягають індивідуальному контролю по стану на _______________ 200__г. "

Таблиця 1

5. Поняття економічної інформаційної системи. Класи, структура, особливості ІВ. Особливості корпоративної економічної системы

Усі інформаційні процеси, які у підрозділах апарату управління можна розділити на два виду: формализуемые процеси, котрим існують алгоритми обробки інформації та не формализуемые процессы.

Для автоматизації формализуемых процесів (складових до 90% всіх процесів) використовуються спеціально розроблювані підприємствам і організацій економічні інформаційні системы.

Економічна інформаційна система коштує (ІВ) є сукупність програмних, технічних та інформаційних коштів, виділені на автоматизації операцій збору, обробки, збереження і видачі результатной інформації користувачам до ухвалення управлінських рішень. ІВ - це складна кібернетична система, що об'єднує потоки інформації апарату і об'єкта управління економічної системи, у складі яких можна виділити дві групи підсистем: функціональні і щоб забезпечити (рис. 6).

Рис. 6. Схема структури ИС

Функціональна підсистема є сукупність завдань, об'єднаних загальною інформаційною базою, з допомогою яких автоматизується виконання функцій управління у конкретних підрозділах підприємства. Прийнято виділяти типові функціональні підсистеми кожному за виду економічних наприклад, для ІВ підприємства виділяють такі підсистеми: . перспективного розвитку чи прогнозування; . поточного планування; . оперативно керувати виробництвом; . управління фінансами; . бухгалтерського обліку; . матеріально - технічного постачання; . маркетингу; . реалізації і збуту; . управління кадрами і др.

Щоб Забезпечити підсистеми беруть у свій склад документацію проектних рішень, розроблених проектувальниками підприємствам - замовників для реалізації кожної функціональної підсистеми наступного складі: . економічне забезпечення (ЭО), що включає склад економічних показників, рассчитываемых у кожному завданню та їх розрахунку; . математичне забезпечення (МО), що складається з економіко-математичних моделей, методів, алгоритмів реалізації; . програмне забезпечення (ПО), у тому числі загальне ПО (операційну систему, операційну оболонку, СУБД, трансляторы з мов програмування) і спеціалізоване ПО (функціональних пакетів прикладних програм (ППП), методо-ориентированные ППП, професійно - орієнтовані ППП); . інформаційне забезпечення (ІС), у тому числі внемашинное ІС (документи, класифікатори) і внутримашинное ІС (електронні макети введення -виведення документів, бази даних, електронні архіви); . технічного забезпечення (ТЕ) - ЕОМ, периферійні кошти, розмножувальна техніка і засоби зв'язку; технологічне забезпечення (Техн.О), що було сукупність інструкцій і методичних вказівок, якими працює користувач своєму автоматизованому робоче місце під час вирішення своїх задач.

З іншого боку, у складі ІВ включають підсистеми, мають общесистемное призначення: . організаційним забезпеченням (ГО), що б організаційну структуру

ІВ (наприклад, відділ програмування, відділ адміністрування баз даних, і мережевих ресурсів, відділ експлуатації обчислювальної техніки та інших.); . правове забезпечення (ПрО), що складається з правових інструкцій до працівників підприємства у умовах автоматизації виконуваних ними функций.

Організаційно функціональні підсистеми (модулі) ІВ складаються з певної кількості автоматизованих робочих місць (АРМ).

АРМ - це сукупність методичних програмних, інформаційних і технічних засобів, виділені на автоматизації функцій управління і завдань, розв'язуваних певному робоче місце конкретним пользователем.

Структура АРМ включає до свого складу: комплекс завдань, що розв'язуються у межах якоїсь функціональної підсистеми (бухгалтерські, фінансові, планові, маркетингові, обліку кадрів, юридичні та інших.), об'єднаних загальної інформаційною базою і забезпечує частина (програмне, інформаційне, технічне, лінгвістичне і технологічний забезпечення (рис. 7).

Фахівці виконують або службові, або основні функції. До перших ставляться перевірка контролю та доступу, настроювання системи на параметри технічних та інформаційних засобів і архівація даних. До других - введення вихідних даних, їх обробка і видачу результатів, ведення довідників бази даних, і отримання відповіді запросы.

Зміст АРМ залежить від специфіки алгоритмів розв'язуваних завдань, використовуваних програмних, інформаційних і технічних засобів, тобто. від типів використовуваних інформаційних технологій. В одному АРМ то, можливо об'єднано кілька ІТ. З погляду використовуваних інформаційних технологій у ІВ можна назвати класи АРМ, пов'язані з автоматизацією наступних видів діяльності: . операторной діяльності (наприклад, в підсистемах бухгалтерського обліку, планування, управління кадрами, управління матеріально - технічним постачанням і збутом тощо.), де використовуються різноманітні засоби складання документів (наприклад, текстові і табличні процесори), програмні кошти обробки первинних даних, системи управління базами даних (СУБД); . аналізу інформацією часі; . евристичної діяльності (в підсистемах стратегічного планування і маркетингу), з урахуванням застосування систем підтримки прийняття решений

(СППР) чи DSS (Decision Support System), експертних систем (ЕС), інформаційних сховищ даних (Data Warehouse). Робота таких систем полягає в затвердженні, що з прийняття рішень найважливішим чинником якого служить наявність досвіду дій у таких ситуаціях (особистого та досвід інших людей). Інформацію про це й надають системи автоматизації евристичної діяльності, забезпечуючи своїм користувачам можливість ухвалення найбільш обгрунтованого рішення самостійно. . зберігання, пошуку документів і майже організації електронного документообігу у економічній системі (Електронна Система Управління Документооборотом).

Рис. 7. Структура АРМ

Наприклад, для функцій, виконуваних у відповідному відділі СДОУ можна назвати такі типи АРМ (рис. 8): менеджера офісу, упорядкування документів, планування праці офісі, контролю виконання доручень, прийому-передачі інформації, реєстрації, розподілу, формування справ, сканування документів і майже переведення з паперового виду в електронний, база електронних (БЭД) і паперових документів (ББД).

ІВ можна класифікувати з кількох признакам.

За рівнем управління, який займає та економічна система, для якої вона розробляється: державний рівень, рівень міністерств і відомств, ІВ об'єд-нань і окремих підприємств й за галузями народного господарства (машинобудування, торгівля, сільському господарстві, сфера послуг т.д.).

По територіальному рознесенню підрозділів, входять до складу економічної системи, отже із технічної реалізації ІС та формам її організаційної структури можна назвати централізовані і децентралізовані системи (з віддаленій обробкою даних), локальні й розподілені системи, основними компонентами якої є автоматизовані робочі места.

За рівнем складність або за масштабом ІВ можна розділити сталася на кілька класів: . Однопользовательские настільні ІВ (personal) – системи на одногоспециалиста, що об'єднають однією автоматизованому робоче місце кілька управлінських функцій чи завдань і що володіють локальної базою даних чи сукупністю локальних файлів. Одиницею обробки таких системах є завдання, а технічним забезпеченням окрема ЭВМ.

Рис. 8. Схема складу АРМ для СДОУ

. Многопользовательские інформаційні системи низького рівня (low-end multiuser) – це системи до рівня відділів чи підрозділів економічних систем, відповідні функціональної підсистемі, що з кількох автоматизованих робочих місць, що реалізують деяку сукупність завдань що мають спільну базі даних і об'єднаних локальної обчислювальної мережею з архітектурою " файл-сервер " . Архитектура

“файл-сервер” дозволяє забезпечувати зберігання єдиної бази даних всім користувачів наприклад, одного відділу; забезпечення доступу до базі нових користувачів; видачу файлів на машину користувачів по требованию.

До недоліків використання архітектури можна віднести: зокрема можливість використання лише одну типу СУБД на клієнтської машині й на " файл-сервере " ; на великих обсягах інформацією базі даних спостерігається зниження продуктивності системи, оскільки значно збільшуються обсяги переданих даних. . Многопользовательские інформаційні системи середній рівень (enterprise)

- це системи масштабу підприємств, які включають до свого складу кілька функціональних підсистем, інтегрованих на загальної базі даних, і об'єднаних локальної обчислювальної мережею з архітектурою " клієнт- сервер " . Архітектура “клієнт-сервер” дозволяє здійснювати управління даними, забезпечує поділ інформації між користувачами, надає єдине адміністрування для всієї системи, забезпечує високу продуктивність і високі безпека збереження інформації. До переваг можна отнести:

V високу продуктивність системи, оскільки серверний комп'ютер не завантажений виконанням додатків пользователей;

V обслуговування більшої кількості клиентов;

V поділ доступу до даних і високий рівень захисту данных;

V користувач може вибрати зручну собі платформу (тип

ПЭВМ).

Міжрегіональні розподілені ІВ (wide area distributed), стали охоплювати підрозділи підприємства, розподілені з великої відстані один від друга, але повинні загальної бази даних, і об'єднані локальної мережі й регіональної обчислювальної сетью.

Вельми високі і надвеликі міжрегіональні розподілені ІВ (very large і ultra large), що охоплює кілька підприємств, розподілених на кількох континентах і великій відстані друг від друга, але повинні загальної бази даних, і об'єднаних глобальної обчислювальної мережею зі супутникового связью.

Останні три класу ІВ належать до числу корпоративних економічних інформаційних систем (КИСЛО), мають такі відмітні властивості: . використання архітектури " клієнт-сервер " , що дозволяє розподілити роботу між клієнтської і серверної частинами системи та у якій одиницею обробки інформації є транзакція – одиничне звернення до бази даних; . ієрархічність організаційної структури (централізована обробка даних, і єдине управління ресурсами ІВ на верхньому рівні узгоджується з розподіленої обробкою на нижньому рівні); . модульна структура системи, у якій модулями є функціональні підсистеми; . інтегрована середовище із колективною роботою користувачів на єдиній інформаційний простір; . система представляє інформацію до трьох типів приложений:

V оперативної обробки транзакцій, властивій всіх функціональних підсистем (OLTP-приложения);

V аналітичної обробки інформації, отримані від оперативної обробки додатків (OLAP-приложения);

V DSS – докладання, пов'язані з підготовкою прийняття управлінські рішення; . відкритість системи для включення нових технічних і програмних засобів рахунок надання підтримки у системі міжнародних стандартів з обробки й передачі інформації; . організація паралельних обчислень і методи обробки транзакцій на кількох серверах з допомогою паралельних процесорів; . розподілена обробка транзакцій; . надійність та висока продуктивність роботи системи; . масштабованість системи, тобто. забезпечення можливості нарощування системи без втрати показників надійності і продуктивності; . интегрируемость різноманітних даних, і приложений;

Прикладне програмне забезпечення в КИСЛО може бути розділено на дві групи: стандартне, реалізоване як тригерів і спеціальні докладання користувачів. Тригер є спосіб автоматизації винесення на сервер деяких стандартних для даної прикладної середовища дій над базою даних. Він виконує стандартні операції над заданої таблицею при виконанні завдань. Результатом його роботи може або один SQL- оператор, або виклик береженої процедури. Для прикладу дій, що реалізуються за допомогою тригерів, може бути журнализация певних дій над базою даних чи реалізація бізнес - процедур.