Системи електронного документооборота

Відповідно до Держстандарту 6.38-90 юридична сила документа забезпечується наявністю певного складу реквізитів і посвідченням дійсності документа.

Важливою частиною будь-який регламентації є з'ясування однакової термінології, застосовується у регламентованої області. У сфері роботи з документами це завдання було вирішено з допомогою розробленого 1983-го р. ГОСТ 16487-83 " Діловодство і архівну справу. Терміни та засобами визначення " . У 1988 р. стандартизація діловодної термінології була продовжено з запровадженням ГОСТ 6.10.1-88.

Інструкції з діловодства - це основний керівний матеріал, визначальний організацію роботи з документами у пихатій інституції. Інструкції створюють трьох видів: . Типові інструкції, що розробляються вищестоящими організаціями для низки однорідних установ і мають обов'язкового характеру. . Зразкові інструкції, розроблювані вищестоящими організаціями для низки неоднорідних установ й носять рекомендаційний характер. . Індивідуальні інструкції, що розробляються з урахуванням з приблизною і типовий инструкции.

До основних напрямів вдосконалення діловодних процесів, розроблених в ГСДОУ ставляться: . встановлення раціональних форм організації СДОУ; . використання прогресивних методів і форм роботи з документами; . уніфікація і стандартизація документів; . автоматизація діловодних процессов.

4. Зміст процедури СЭДО. Контроль виконання документа

Кожен тип документа у створенні чи підприємстві має власний регламент обробки, що міститься в маршрутному аркуші, документально відбиває схему документообігу Основних напрямів. Натомість кожна функція управління й у бизнес-процесс будується з урахуванням використання листів, форм зведень, фотографій, доповідних записок, рахунку також інших документів, з кожним із них яких певні операції, для що їхні складають у папки (справи), яких прикріплюють відповідні маршрутні листи, та був посилають поштою або з кур'єром від фахівця до спеціаліста. Під час виконання функцій управління або домогтися будь-якого бізнес- процесу для підприємства, хоч у сфері виробництва чи послуг, успішна діяльність залежатиме безпосередньо від організації збору, обробки, маршрутизації та влучність поширення информации.

Моніторинг статусу щодо окремих пунктів бізнес-процесу (роботи) виробляють менеджери, отримуючи течки і переглядаючи написані рукою анотації на маршрутної карті, що вони лише кількома розчерками пера, в даному документі, відповідно до своїми правами, мають можливість змінити маршрут проходження тієї чи іншої документа.

Цю методику має низку вад, основні у тому числі полягають у тому, що за такої організації інформація часто втрачається, виникають непередбачені затримки по дорозі проходження документів, важко відстежити стан роботи у нагальні моменти часу, тому проблему автоматизації документообігу, яке проходило кілька стадий.

Кінець 60-ых і почав 1970-х років характеризувалися використанням ЕОМ для автоматизації переважно процедури контролю виконання документів, заповнення реєстраційних карток та проведення електронної картотеки. Пізніше наприкінці 70-х і на початку 80-х в системах почали застосовувати електронної пошти з редактором документів, що дозволила створювати й відправляти поштою електронні документы.

Середина 80-х відзначено появою систем, автоматизирующих зберігання електронних документів, у яких паперові документи сканировались з допомогою спеціальних пристроїв, і користувачі мали справа вже зі своїми цифровими копіями, які значно більше доступні і зручні при збереженні і використанні. Це дозволило кінці 80-х створити документообіг, який можна було сформулювати словами: «docflow = роботу з образами документів + маршрутизація», що дозволило сказати, що управління економіки й контроль операцій та робіт, пов'язаних (ініційованих) з документами, - основна завдання процесу збільшення продуктивності і витрат на управление.

Системи роботи з образами документів, реалізувавши перетворення паперових документів мають у цифрову форму, зробили доступом до інформації значно ефективніший, при цьому користувачі отримали набір інструментів для настраиваемой маршрутизації та управління зображеннями і той інформацією. Це значно спростило отримання статистичної інформації по виконуваних роботам, і навіть автоматизировало стандартні завдання клерків. У корпоративної середовищі клієнт-сервер продукти даного класу дозволяють організувати стандартне управління великими обсягами зображень документов.

На початку 1990-х всім типів економічних систем відповідальне виконання усіма співробітниками доручених робіт входить у першому плані, тому стара технологія автоматизації документообігу стає недостатньою, через що з'являється нова технологія: «workflow = робота + управління потоками робіт». У цих системах можна назвати дві особливості: . Образи документів і майже інших документів розглядаються як один з типів даних, поруч із файлами даних, графікою, аудіо й відео. . У системах, автоматизирующих управління роботами чи діловими процесами, фігурують два основних поняття: бизнес-задание і бизнес-процесс, виспівати котрих необхідно своєчасно поставляти потрібні документы.

Бизнес-задание. Це - робота, що має бути виконана. У кошти, які допомагають автоматизувати виконання бизнес-задания, корпорації вкладають мільйони доларів. Часто через модульної архітектури їх називають компонентным програмним забезпеченням. У межах єдиного інтерфейсу користувач, незалежно від що стоїть проти нього в момент конкретної завдання, отримує за мінімального завантаження до системи доступ відразу всім приложениям.

Бизнес-процесс. Це процес управління бизнес-заданиями, т. е. Їх моделювання, модифікація, супровід. Бизнес-процесс описує послідовність взаємодії співробітників і під час робіт (хто, що, з чого і що й протягом якого часу повинен сделать).

Ринок сучасних системам управління документообігом можна підрозділити ми такі основні категорії, залежно від обсягу й складності виконуваних операций.

Системы електронної пошти (ЭП) з розширеним функционалом.

Продукти даного класу призначаються для структурованих процесів, які з невеликої кількості простих кроків, але ініційованих довільно. Отже, це системи вільної маршрутизації класу " ad hock " . Ініціатор запускає процес, спрямовуючи електронної пошти виконавцям, яких потрібні певні дії у визначений проміжок времени.

Автоматизированные системи контролю виконання документів з електронною поштою (ЭП)

Автоматизированные системи контролю виконання документів (АСКИД) з ЭП застосовують у малих та середніх організаціях з більшими на обсягами потоків управлінських документів, характеризующимися обмеженим переліком виконуваних суворо регламентованих ділових процесів з єдиною метою вдосконалення виконання основних діловодних процедур, хто був розглянуті выше.

Системы колективної работы

До групи систем groupware входять багато поштові системи, такі як MS Exchange чи GroupWise, головне призначення яких - забезпечення колективної роботи користувачів спільною для рівні, т. е. обмін повідомленнями, документами, загальні чи персональні папки для зберігання інформації та механізми визначення простих маршрутів. Системи колективної роботи класу " groupware " орієнтовані проект і на групи взаємодіючих працівників невеличкого чи середнього розміру, спільно використовують інформацію з баз даних. Часто ці системи побудовано з урахуванням Lotus Notes серед " клієнт-сервер " . Як їх прикладу наведемо, в частковості, каталоги продаваної продукции.

Системы автоматизації управління документооборотом

Системи класу " docflow " орієнтовані використання форм електронних документів, розробки яких плануються маршрути проходження цих документів через фахівців певних відділів. Обробка, виконання і пересування кожного документа у створенні здійснюється відповідно до прописанному йому маршруту. Системи цього класу застосовуються для середніх і великих підприємств і закупівельних організацій з великими потоками різноманітної документації, мають суворо регламентовані процедури обработки.

Системы автоматизації ділових процессов

Цей клас систем документообігу " workflow " призначений для жорстко структурованих ділових процесів, у яких рідко виникають виняткові ситуації. На виконання робіт залучено дуже багато взаємодіючих співробітників, мають працювати з різними типами інформації. Програмне забезпечення типу " workflow " орієнтоване на ділової процес, і йому найкраще підходять архітектура " клієнт-сервер " і високопродуктивні сервери. Прикладами областей, у яких застосовуються дані системи, може бути банки, державні служби, служби кредитних карток покупців чи страхові компании.

Проте треба врахувати, на рівні великих підприємств і корпорацій автоматизація ділових процесів може бути досягнуте з допомогою окремих систем вільної чи жорсткої маршрутизації або орієнтованих на електронної пошти, - потрібна інтеграція цих рішень на відповідність до запитами конкретного підприємства. Тож у час отримують велике поширення інтегровані системи управління документообігом, які б поєднували виконання всіх функцій і що з віддаленими користувачами через кошти Internet.

Гнучкість системи електронного документообігу багато чому визначається тими можливостями, які надає до роботи з документами. Ідеальним є випадок, коли існуючі паперові документи мають еквівалентну відображення в електронній формі, інакше кажучи документ одного типу на папері та на екрані виглядає однаково. І тому необхідно наявність редактора типів документів і майже конструктор форм для типів документів. Останній має забезпечити можливість компонування структури документу з допомогою різних полів, створення умов та редагування самих полів. Дуже корисними виявляються подстановочные поля, містять довідкову інформацію. Наприклад, для введення документа типу Накладна потрібно внесення реквізитів замовника. Маючи довідкову базу діловими партнерами, можна вибрати необхідного партнера та її реквізити будуть автоматично занесені в документ. Слід також розглянути типові операції з документами, що проводилися організації та з'ясувати можливість їх проведення СЭДО. Після чого з'ясувати зручність використання даних операцій. Найбільш частими операціями є створення, пошук і освоєння редагування документа. Працюючи з велику кількість яка входить і що виходить кореспонденції буде становити інтерес конвертації документів з деяких інших типів файлів, можливість збереження документів інших форматів у сховищі. Наявність функції історії документа чи журналирования операцій дозволить простежити дії, які проводилися над документом протягом його життя. Це дасть можливість з'ясувати від якого користувача проводилася та чи інша операція. Наприклад, журнал може мати наступний вид.

Ще однією корисним механізмом роботи з документами є відстеження версій документів. Це стати у пригоді за наявності великої кількості виконавців, які працюють із документом, кожен із яких може редагувати документ. Виконавець, працюючи над документом, редагує його й створює своє версію документа. Відповідальний за документ співробітник збирає версії документа, обравши від кожної виконавця його частину роботи, і він здобуває остаточного варіанта документа. Наприклад, в аналітичний відділ на доопрацювання надійшло відповідного документа, трійка частин: аналіз проблеми, пропозицію рішення і - оцінка майбутніх результатів. Проробка кожної з двох частин документа було доручено співробітникам А, Б і У відповідно. Усі вони вніс поправки на свій частина, й створив свою версію документа. Після цього начальник відділу зробив нова версія документа, зібравши їх із частин документів підготовлених виконавцями – частина “аналіз” від А, “пропозицію рішення” від Б і “оцінка результатів” від У. СЭДО дозволяє відстежувати подібні операції, і при спільну роботу з документами спростити створення кінцевих версій. Можливість електронної підписи документа дозволити рецензування і перевірку дійсності документа. Така підпис має гарантувати справжність особистості, що підписала документ, і часу, коли ця підпис було проведено. Перевірка дійсності підписи може здійснюватися з допомогою загальнодоступних відкритих ключів, тоді як підписати документ може лише власник закритого ключа. Отримавши інформацію про механізм реализующем підписи, необхідно з'ясувати стійкість алгоритмів шифрування і можливість доступу до закритим ключам.

Функція контролю за виконанням документів - найважливіша функція СДОУ. Від якості контролю залежить ефективність управління фірмою чи організацією й у кінцевому підсумку, - ефективність функціонування системы.

Усі, вступники виконання діляться на контрольовані і не контрольовані в централізованому порядку. Під контроль беруться найбільш важливі документи: . документи державного значення; . накази, розпорядження, які з вищих організацій; . накази і розпорядження, розроблювані всередині організації (предприятия).

У контролі виконання можна виділити такі три етапу: поточний контроль виконання; моніторинг й застосування їх різноманітних санкцій при порушенні дисципліни виконання документів; аналіз виконання функції виконання документів мають у різних підрозділах в встановлені сроки.

Процедура контролю виконання документів складається з таких операцій (рис. 5). Розглянемо зміст деяких операций.

Рис. 5. Схема організації документів мають у организации.

Виконання документів розпочинається після того, як конкретного документа отримали " резолюція " . " Резолюція " – це складний реквізит, що включає такі компоненти: . вказівку керівництва, що робити (деяка команда); . вказується виконавець: . підрозділ, де виповнюється; . Ф.И.О. конкретного виконавця; . терміни виконання; . підпис керівника; . дата проставления резолюции.

Терміни виконання може бути типовими (встановлюваними нормативними актами) чи індивідуальними (встановлюваними керівниками). У деяких організаціях резолюція керівництва оформляється як документ - поручение.

Розглянуті документи направляються через СДОУ призначеному резолюції що відповідає виконавцю – начальнику департаменту, управління чи відділу, - який, отримавши документ з резолюцією, може накласти уточняющую резолюцію, призначену виконавцю рангом нижчі й т. д.

У процесі контролю виконання документа виникає вторинний документопоток, що з " Контрольних карток " . " Контрольна картка " складається з трьох розділів, у яких заносять реквізити: . у розділ заносять основні реквізити " Реєстраційних карток " , отриманих і під час процедури реєстрації документа (параметри, описують той чи інший виконуваний документ) документа; . на другий розділ заносять реквізити резолюції; . у третій розділі містяться позначки про контроль про виконанні документа.

За підсумками параметрів " Карток " здійснюється згодом пошук документів і майже складання з їхньої основі аналітичних зведень. Після занесення реквізитів контролю у документ, в " Контрольну картку " чи " Журнали реєстрації " , документ вирушає за адресою виконання, а " Контрольна картка " вводять у " Довідкову картотеку " , яка є основним інструментом контроля.