Системи електронного документооборота

6. Призначення ЭСУД, принципи побудови, склад модулей

Однією з функціональних підсистем ІВ є Електронна Система Управління Документообігом (ЭСУД), метою розробки якої є підвищення ефективності управління економічними системами з урахуванням автоматизації управління документообігом і діловими процесами, всіх видів робіт з документами, забезпечують і координуючими спільну діяльність всіх учасників процесу управления.

Системи документообігу зазвичай впроваджуються, аби розв'язувати певні завдання, які стоять перед організацією, до таких завданням можна віднести такі: . Забезпечення ефективнішого управління з допомогою автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації всіх рівнях. . Підтримка системи контролю за якістю, що відповідає міжнародним нормам. . Підтримка ефективного накопичення, управління і доступу до інформації та знань. Забезпечення кадрової гнучкості з допомогою більшої формалізації діяльності кожного працівника й можливості зберігання всієї передісторії своєї діяльності. . Протоколювання діяльності підприємства у цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення « гарячих точок » у діяльності). . Оптимізація бізнес - процесів і автоматизація механізму їх виконання і місцевого контролю. . Виняток паперових документів з внутрішнього обороту предприятия.

Економія ресурсів з допомогою скорочення витрат управління потоками документів мають у організації. . Виняток необхідності чи істотне спрощення і здешевлення зберігання паперових документів завдяки наявності оперативного електронного архива.

Впровадження електронного документообігу дозволяє досягти реалізації наступних цілей: . інтеграції професійної й інформаційної діяльності фахівців; . інтеграції всіх інформаційних потоків та створення єдиного інформаційного ресурсу, використовуваного до ухвалення управлінські рішення; . колективного використання інформаційного ресурсу, спрощення процесу обміну інформацією між; . оптимізації робіт співробітників та скорочення витрат праці та часу на адміністрування їхньої спільної деятельности.

Існують загальні практично всім організацій проблеми, які доводиться виконувати лише за реалізації, впровадженні і супроводі систем електронного документообігу. Ось основні їх: . Консерватизм персоналу, низька освіченість, небажання навчатися і переобучаться. Побоювання прозорості своєї діяльності керівництво, що виникає після запровадження системи електронного документообігу. . Чинник директора " на радянський кшталт " - небажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати і редагувати документи. . Постійні структурні зміни у організації, слабка формалізація бізнес -процесів. . Необхідність гарантування юридичної сили документів (після прийняття закону про електронного підпису це чинник почне втрачати своє значення). . Необхідність взаємодіяти з зовнішнім " паперовим " світом, особливо якщо що це стосується паралельних структури асоційованих організаціях чи відомствах, із якими йде постійна робота. . Наявність специфічних кожної організації проблем, які потрібно аналізувати і учитывать.

Створювані нині електронні системи управління документообігом повинні відповідати основним вимогам корпоративних економічних інформаційних систем (КИС):

Масштабованість. Бажано, щоб система електронного документообігу могла підтримувати як дещо одиниць, і кілька тисяч користувачів, і можливість системи нарощувати свою потужність визначалася лише потужністю відповідного апаратного забезпечення. Виконання такого вимоги може бути забезпечено з допомогою підтримки індустріальних серверів баз даних виробництва таких компаній, як Sybase, Oracle, Informix та інших., що є на всіх можливих програмно – апаратних платформах, цим забезпечуючи найширший спектр производительности.

Розподіленість. Основні проблеми під час роботи з документами виникають в територіально -розподілених організаціях, тому архітектура систем електронного документообігу повинна підтримувати взаємодія розподілених майданчиків. Причому розподілені майданчики можуть об'єднуватися найрізноманітнішими за швидкістю і якістю каналами зв'язку. Також архітектура системи повинна підтримувати взаємодію Космосу з віддаленими пользователями.

Модульність. Цілком можливо, що замовнику може знадобитися відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, інколи ж спектр розв'язуваних замовником завдань менше, ніж увесь спектр завдань документообігу. Тоді очевидно, що систему електронного документообігу має полягати із окремих модулів, інтегрованих між собой.

Відкритість. Система електронного документообігу неспроможна і повинна існувати окремо від інших систем, наприклад, коли необхідно інтегрувати систему коїться з іншими прикладними системами, наприклад, бухгалтерської програмою. І тому система документообігу повинна підтримувати загальні стандарти оброблення і передачі плюс відкриті інтерфейси для можливої доопрацювання й інтеграцію з іншими системами.

Основні засади побудови ЭСУД.

Перший принцип створення ЭСУД - орієнтація працювати з документами. З цього принципу випливає як наслідок те що, що інформаційну забезпечення ЭСУД має надавати можливість інтегрованої обробки всіх видів інформації, що циркулювала у організації, зокрема. документів, породжених електронним і паперовим документообігом: зовнішньою і внутрішньою листування, здійснюваної як і електронної, і у паперової формі. Основний частиною ІС ЭСУД мусить бути база даних електронних документів (БДД), що стає елементом централізованої бази даних всієї організації, або підприємства міста і формується, як централізований електронний архів документів (до складу якого зокрема. і паперові оригінали і електронні копії оригіналів паперових документів). Систему керування базою даних документів мають забезпечувати виконання таких функцій: . централізовану реєстрацію всіх документів, які циркулюють у створенні; . зберігання документів мають у електронному вигляді у різних форматах; . ведення централізованого каталогу документів організації, забезпечує можливість їх пошуку (по ключовим атрибутам, з допомогою повнотекстового пошуку миру і т.д.); . зберігання повної історії роботи з документами (хто, коли як працювали з документом), і навіть різних версій документів; . надійну система захисту документів, регламентацію доступу персоналу до документів різного призначення; . можливість підтримки архівів документів всіма видами зовнішніх пристроїв, включаючи магнитооптические і наукові бібліотеки CD-ROM.

Прикладне програмне забезпечення ЭСУД має включати такі ключові компоненти: . систему управління зберіганням документів – програмне забезпечення, реалізують функцій управління єдиним документарным фондом организации

(централізованим архівом); . систему управління документообігом – програмне забезпечення, реалізує адміністрування документообігу, управління маршрутизацією і рухом документів, координацію документопотоков, контролю над пересуванням документів, за . своєчасної їх передачі опрацюванням і т.д.; . набір стандартних бізнес - додатків, використовуються співробітниками організації на підготовку документів – текстових процесорів, електронних таблиць, тощо., набір спеціалізованих функціональних додатків, виділені на підготовки документів (на відміну стандартних бізнес - додатків, вони взаємодіють із базою даних, підтримує структуровану інформацію); . систему експорту /імпорту документов.

Як центрального управляючого блоку програмного забезпечення ЭСУД виступає систему управління повноваженнями користувачів, яка покликана здійснювати розмежування доступу користувачів до інформації (в т.ч. до документів різного рівня таємності) і регламентацію доступу користувачів функцій, наданих системой.

Перший принцип розробки ЭСУД дозволяє визначити склад основних функціональних підсистем ЭСУД, до яких можна віднести (табл. 2): . підсистема складання електронних документів (Система створення ЕД); . підсистема організації масового введення, перетворення паперових документів мають у електронний вигляд і завантаження в електронне хранилище

(Система масового введення паперових документів - СМВ); . підсистема здійснення зберігання, пошуку миру і видачі електронних документів за запитами користувачів (Систему керування електронними документами -

СУД); . підсистема планування маршрутизації і виконання документів і майже виконання ділових процесів з єдиною метою своєчасного документационного забезпечення управління (Система електронного документообігу - СЭДО).

Таблиця 2

| | | |СИСТЕМА СТВОРЕННЯ ЕЛЕКТРОННИХ |СИСТЕМА ПЕРЕТВОРЕННЯ ПАПЕРОВИХ | |ДОКУМЕНТІВ |ДОКУМЕНТІВ У | | |ЕЛЕКТРОННИЙ ВИД | | | | |СИСТЕМА ЗБЕРІГАННЯ І ПОШУКУ |СИСТЕМА ЕЛЕКТРОННОГО | |ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ |ДОКУМЕНТООБІГУ І УПРАВЛІННЯ БІЗНЕС | | |- ПРОЦЕСАМ |

Другий принцип створення ЭСУД - розробка " активного " програмного забезпечення для ЭСУД. Фундаментальна обізнаність із документами є основним способом виконання функцій персоналу організації. Мета автоматизації процесів руху документів і майже що з ними завдань – отримання цілісного механізму управління діяльністю підприємства, тому ПО ЭСУД повинна виконувати такі функції: . забезпечувати можливість керівництву організації розподіляти праці та контролювати процес їх виконання виконавцями; . до кожного виконавця доводити інформацію у тому, які роботи, коли у якій послідовності він має виконувати; . доставляти на робочі місця виконавців документи і доручення; . вибудовувати список робіт, що має виконати виконавець; . забезпечувати виконавцю можливість після вибрати з списку відповідної роботи, «занурення » його саме у то функціональне додаток, що з відповідним типом роботи (чи задания).

Модель " активного " програмного забезпечення принципово відрізняється від традиційну модель " пасивного " ПО, надає лише можливість користувачеві виконати ті чи інші заздалегідь визначені функції, а чи не який планує і контролюючого, які функції і коли необхідні. Досягнення поставленої мети електронну систему управління документообігом повинна розроблятися з урахуванням використання технології " workflow " , що дозволяє планувати виконання потоку робіт і підключення до роботі свого програмного забезпечення і необхідних електронних документов.

Третій принцип створення ЭСУД - програмне забезпечення ЭСУД має легко адаптуватися до змін конкретних умов експлуатації. Звідси випливає необхідність розробляти й енергійніше впроваджувати ПО ЭСУД двома методами: . методом компонентного проектування, . з засобів CASE - технології проектування ИС.

Метод компонентного проектування грунтується на використанні готових програмних засобів (коробкових програмних продуктів), виділені на виконання окремих груп завдань, наприклад, отримання й ведення системи електронних документів, збереження і пошуку електронних документів, пересилки документів виконання та її контроль тощо. Ці програмні продукти на першому етапі – після установки піддаються їх настроюванні на параметри предметної області й об'єднують у єдину систему, бо з них має властивостями відкритості. У процесі експлуатації такої системи – на другому етапі здійснюється стала адаптація її окремих компонент до змін умов функціонування: зміни складу завдань і складу функцій, кількості і деяких видів документів, зміни апаратної платформи, числа користувачів, бо всі компоненти ЭСУД мають властивостями масштабируемости, відкритості, модульности і т.д.

Використання CASE - технології проектування ІВ дає можливість здійснювати адаптацію програмного забезпечення до специфіки його експлуатації іншим методом, що грунтується створенні CASE-модели системи та автоматичної генерації програмного коду. Застосування цього методу проектування дозволяє на етапі дослідження предметної області й проблем вдосконалення документообігу для підприємства створювати й підтримувати інформаційну модель всієї системи. У цьому вирішуються три основні завдання: . Побудова моделі яка у організації технології роботи – формулюються і описуються функції підрозділів, розв'язувані ними завдання й технологія їх виконання. . За підсумками аналізу моделі існуючої технології визначаються основних напрямів її вдосконалення. . Розробляється модель майбутньої (автоматизованої) інформаційної системи – визначається набір автоматизируемых функцій, структура єдиної автоматизованої бази організації, схеми і алгоритми обробки інформації та т.д., з урахуванням якій здійснюється генерація баз даних, і програмних кодів обробки. На етапі експлуатації отриманої системи зміни вносять у інформаційну модель, яка піддається повторної генерації баз даних, і кодів, цим здійснюючи адаптацію її до змін умов эксплуатации.

7. Призначення і змістом робіт з модулем СЭДО. Вимоги до програмного і технічного обеспечению

СЭДО варта інтеграції всіх інформаційних додатків у єдину інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів і під час ними ділових процедур і державних функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, керувати документообігом і регулювати его.

СЭДО має стадії свого розвитку від втілення ідеї використання технології " docflow " , що з плануванням і що документопотоками, до технології " workflow " , настановленим управління діловими процесами і процедурами, і під час яких використовують і створюються документи .

Системи, засновані на застосуванні технології " workflow " , отримали назва Систем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, виконуваних для підприємства, контролю їхнього виконання, оцінки й аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми. Системи класу " docflow " орієнтовані використання форм електронних документів, розробки яких плануються маршрути проходження цих документів через фахівців певних відділів. Обробка, виконання і пересування кожного документа у створенні здійснюється відповідно до прописанному йому маршруту. Системи цього застосовуються для середніх і великих підприємств і закупівельних організацій з більшими на потоками різноманітної документації, мають суворо регламентовані процедури обработки.

Требования до програмного обеспечению

Вимоги до ресурсам:

1. Операційна система

2. СУБД

. Необхідність придбання сторонньої СУБД

3. Залежність від сторонніх продуктов

. наявність додаткового програмного забезпечення до роботи системы

4. Апаратна часть

. продуктивність компьютеров

Вартість продукта

1. Вартість додаткового програмного обеспечения

. СУБД, офісні пакети, інше програмне обеспечение

2. Закупівля нового оборудования

3. Витрати навчання персонала

4. Витрати підготовка готового решения

Зручність сопровождения

1. Документация

. відповідність документації поточної версії продукта

. наявність електронних навчальних материалов

. освітленість питань розширення системы

2. Можливості розширення системы

3. Технічна підтримка системы

Зручність использования

1. Простота виконання базових операцій пользователя

. доступність управляючих элементов

. кількість елементарних операцій до виконання действий

Требования до технічному обеспечению

Ідентифікація пользователей

1. Аутентификация

. захищеність протоколу связи