Пути повышения межличностных коммуникаций в организации

     Под потребностями подразумевают стремление к тем условиям, без которых  невозможно поддерживать свое нормальное физическое и психическое состояние. Потребность - осознаваемое и переживаемое человеком состояние нужды в  чем-либо. Осознанные потребности - это  желания. Их человек может сформулировать, для реализации их он намечает план действий. Чем сильнее желание, тем энергичнее стремление преодолеть преграды на его пути. Препятствия на пути их удовлетворения становятся причиной межличностных столкновений, особенно, если сталкиваются важные потребности и желания.

Выделяют  классификацию потребностей :

1) первичные,  витальные (врожденные, биологические)  потребности: в пище, воде, сне-отдыхе, потребность в самозащите, родительские  потребности, сексуальные потребности.  Эти естественные потребности  имеют общественно-личный характер, что находит свое выражение  в том, что даже для удовлетворения  узколичных потребностей (в пище) используются результаты общественного  труда и применяются исторически  сложившиеся в данной общественной  среде способы и приемы, т. е.  все потребности социальны по  способу удовлетворения;

2) культурные, приобретенные потребности имеют  общественный характер по природе  своего происхождения, они формируются  под влиянием воспитания в  обществе. Среди культурных потребностей  выделяют материальные и духовные  потребности. К духовным относят  потребность в общении, потребности  в эмоциональном тепле, уважении, познавательные потребности, потребности  в деятельности, эстетические потребности,  потребность осознать смысл своей  жизни. 

     Цель  можно ставить перед собой, руководствуясь разными мотивами. Цель показывает, К чему стремится человек, а мотив - почему он к этому стремится.

     Мотив имеет сложную внутреннюю структуру:

1) с возникновением  потребности, нужды в чем-то, сопровождаемой  эмоциональным беспокойством, неудовольствием  начинается мотив; 

2) осознание  мотива ступенчато: вначале осознается, в чем причина эмоционального  неудовольствия, что необходимо  человеку для существования в  данный момент, затем осознается  объект, который отвечает данной  потребности и может ее удовлетворить  (формируется желание), позже осознается, каким образом, с помощью каких действий возможно достичь желаемого;

3) реализуется  энергетический компонент мотива  в реальных поступках.

     Мотив может быть неосознанным, если осознание  потребности не вполне соответствует  подлинной нужде, вызывающей неудовлетворение, т. е. человек не знает подлинной  причины своего поведения. К неосознанным мотивам относят: влечение, гипнотические  внушения, установки, фрустрационные состояния.

     Влечение - недостаточно отчетливо осознанная потребность, когда человеку не ясно, что влечет его, каковы его цели, что он хочет. Влечение - это этап формирования мотивов поведения  человека. Неосознанность влечений преходящая, т. е. потребность, в них представленная, либо угасает, либо осознается.

     Гипнотические внушения могут оставаться неосознанными  длительное время, но они носят искусственный  характер, сформированы «извне». А установки  и фрустрации возникают естественным путем, оставаясь неосознанными, определяют поведение человека во многих ситуациях.

     Прошлый опыт незаметно, неосознанно подготавливает человека реагировать именно так, а  не иначе, т. е. сформировавшейся в человеке неосознанной готовностью к определенному  поведению, готовностью положительно или отрицательно реагировать на те или иные события, факты. Установка  проявляется привычными суждениями, представлениями, поступками. Однажды  выработанная, она остается на более  или менее длительное время. Скорость образования и затухания установок, их подвижность разная у разных людей. Установки как неосознанная готовность воспринимать окружающее под определенным углом зрения и реагировать определенным, заранее сформировавшимся образом, без полного объективного анализа  конкретной ситуации, формируются как  на основе личного прошлого опыта  человека, так и под влиянием других людей.

     Воспитание  и самовоспитание личности во многом сводится к постепенному формированию готовности реагировать на что-либо должным образом, иными словами, К формированию установок, полезных для человека и для общества. Уже в раннем детстве родители сознательно и бессознательно формируют образцы поведения, установки, ребенок получает эталоны. И к тому возрасту, когда мы начинаем себя осознавать, мы находим у себя в психике массу закрепившихся чувств, мнений, взглядов, установок, которые оказывают влияние и на усвоение новой информации, и на отношение к окружающему. Эти часто неосознаваемые установки действуют с огромной силой на человека, заставляя воспринимать и реагировать на мир в духе установок, усвоенных с детства (Бодалев, 1982).

     Установки могут быть отрицательными и положительными в зависимости от того, отрицательно или положительно готовы мы отнестись  к тому или иному человеку, явлению. Такие отрицательные предвзятые закрепившиеся взгляды («все люди - эгоисты, все учителя - формалисты, все  торговые работники - нечестные люди») могут упорно сопротивляться объективному пониманию поступков реальных людей. Восприятие одного и того же явления  различными людьми может быть разным. Это зависит от их индивидуальных установок. Поэтому нет ничего удивительного  в том, что не всякая фраза понимается одинаково. В беседе отрицательная  установка может быть направлена на :

1) личность  самого собеседника (если бы  то же самое говорил кто-то  другой, это бы воспринималось  совсем иначе),

2) на суть  беседы («не могу в это поверить»,  «так говорить недопустимо»),

3) на обстоятельства  разговора («сейчас не время  и здесь не место для подобных  обсуждений»).

     Если  вы считаете, что, то или иное ваше предложение  может быть незаслуженно отвергнуто партнером по общению, постарайтесь сформировать у него положительную  установку до того, как он выскажет свое мнение. Для этого должны быть подготовлены и представлены убедительные факты, обоснования в пользу вашего предложения.

     Фрустрационые состояния, возникающие в результате фрустраций могут вызывать существенные изменения в мотивации человека, побуждая его быть агрессивно-завистливым  обвинителем всех и каждого (не осознавая  этого и не понимая, почему он так  реагирует), либо побуждая человека чувствовать себя во всем виноватым, никчемным, лишним, неполноценным («регрессивная фрустрация, самообвинение). Фрустрированность человека, степень выраженности его фрустрационного состояния выступает как мощный неосознанный фактор, побуждающий человека к. определенным устойчивым формам реагирования в разнообразных ситуациях. Фрустрированность может увеличиваться, если человек сталкивается с ситуациями, в которых возникают непреодолимые препятствия к достижению цели [2, с. 57]:

1) нехватка  внешних средств или внутренних  способностей для достижения  цели;

2) потери  и лишения, которые исправить  невозможно (например, сгорел дом,  умер любимый человек);

3) конфликты  (внешние конфликты с какими-то  людьми, которые не дают возможности  человеку достичь желаемой цели, либо внутренние конфликты самого  человека между разными желаниями,  чувствами, моральными убеждениями  не позволяют ему принять решение  и достичь цели). Фрустрированность  возрастает, накапливается, если  человек не стремится овладеть  методами самоуправления, само регуляции,  приемами восстановления эмоционального  равновесия.  
 

2.3. Методы повышения качества коммуникационного процесса.

     Менеджеру необходимо до конца понять практические потребности в коммуникации. Но также  важно, чтобы вопросы, влияющие на установление хорошей коммуникации, были проанализированы. Эти вопросы включают в себя готовность установить коммуникацию, определение  препятствий, влияющих на нее, ее принципы, выбор метода, перекрестную коммуникацию.

     Как могут такие крупные предприятия  как действовать при нехватке коммуникации? Тем не менее, если поинтересоваться степенью понимания необходимой  информации в любой данный момент, то можно поразиться ее убогости. Это  бывает возможным потому, что, даже, если предприятие и преуспевает, оно часто потребляет необходимую информацию урывками. Можно достигнуть заметного улучшения эффективности, если ликвидировать препятствия для коммуникации. 
 
Плохо сформулированные сообщения.

     Независимо  от того, как доставляются сообщения, их расплывчатость и туманность - слишком  частые явления. Такие недостатки, как  плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение  мыслей, неуклюжесть структуры предложений, недостаток лексических средств, банальности, поразительные повторения, жаргон и  т.д., довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам. 
 
Ошибочный перевод.

     Менеджеры находятся в центрах коммуникаций и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они  получают разнообразные виды сообщений  от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь  должны перевести информацию, предназначенную  для подчиненных, своих коллег и  руководства, на понятный для них  язык. Часто бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она  или должна быть выражена в словах, понятных для людей в той области, в которой работает получатель, или  должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю. Этот процесс требует умения, которое  зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники предприятия действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого  страдает, что приводит к значительным убыткам. 
 
Потери в процессе передачи или хранения.

     Последовательная  передача одного и того же сообщения  уменьшает его точность. В устном сообщении при каждой последовательной передаче теряется около 30% информации. Следовательно, на крупных предприятиях совершенно невозможно положиться на устную связь одного уровня с другим. Даже письменные сообщения, сопровождаемые разъяснениями, теряют при передачи часть своего смысла. В равной мере серьезной проблемой является удержание  информации в памяти. Является ли удивительным то, что предприятия часто функционируют в обстановке неведения: исследования показывают, что сотрудники сохраняют в памяти только 50% переданной информации, а руководители всего 60. Необходимость повторения сообщения, следовательно, очевидна[8]. 
 
Невнимательность.

     Часто приходится встречаться с простой  неспособностью прочесть бюллетени, уведомления, протоколы, сообщения, доклады. Что  касается неспособности выслушать  устное сообщение, то психологи и  работники просвещения заметили, что «слуховые аппараты» не слушающих  часто выключены, а они сами в  это время заняты мыслями о  гольфе, семейных проблемах. К сожалению, невнимательное выслушивание информации является хронической человеческой слабостью. Поэтому довольно часто  можно слышать споры по уже  решенным вопросам. Причины варьируются  от желания произвести на говорящего впечатление своими знаниями до простого неуважения к точке зрения другого  человека. В любом случае попытки  сообщить что-то тому, кто не слушает, потерпят неудачу. 
 
Неразъясненные предположения.

     Часто недооцениваемыми, но существенно важными  являются несообщенные предположения, которые лежат в основе практически  всех сообщений. Например, делегирование  полномочий может выглядеть конкретным, но как должны подчиненные толковать  его, если они знают, что им следует  принять решение, о котором конкретно  не говорится, но, как они полагают, подразумевается? Они могут предполагать, что их руководитель имел в виду только то, что было конкретно оговорено, или они могут предполагать, что  подразумевается свобода принятия непредвиденных решений в интересах  фирмы. Кажущаяся ясность первоначального  делегирования полномочий вызывает подобную неуверенность при наличии  неясного предположения.

     Недостаточный период приспособления.

     Иногда  в сообщении говорится о перемене, которая серьезно повлияет на сотрудников: сдвиги во времени, месте, виде и порядке  работы или изменения в составах групп. Некоторые сообщения указывают  на необходимость дальнейшей профессиональной подготовки, изменении в служебном положении и т.п. Перемены воздействуют на людей по-разному, и может потребоваться время, чтобы понять полное значение сообщения. Следовательно, для сохранения эффективности деятельности важно не навязывать изменения людям, прежде, чем они не приспособятся к их последствиям. 
 
Недоверие к автору сообщения.

     Некоторые руководители славятся тем, что посылают большое количество отменяющих или  изменяющих сообщений, которые следуют  за первоначальным сообщением. Такие  сообщения являются обычно результатом  недостаточно продуманных суждений, плохо выбранной терминологии или  нелогичных решений. Повторение подобных случаев постепенно приводит подчиненных  к отсрочке действий или к работе без энтузиазма. Недоверие к руководителю по любой причине мешает коммуникации. 
 
Страх.