Проектные команды в управлении проектами

Руководители  образуют координатную группу, в задачи которой входит: Определение цели проекта; назначение руководителей  рабочих групп; создание рабочих  групп; постановка задачи; контроль за реализацией проекта (качество, время, расходы); принятие решения о продолжении  работ по проекту; роспуск рабочих  групп.

Рабочие группы выполняют свою часть проекта; отвечают за планирование и контроль, составление отчетов для координирующей группы и всей организации.

При отборе кандидатур в рабочую группу руководствуются  следующими критериями: компетентность и опыт; наличие специальных знаний в проблемной области; возможность  привлечения к работе; власть и  авторитет в организации; способность  разрешать конфликтные ситуации;  отношению к делу; личный интерес  и мотивация.

Надо  учитывать, что руководитель проекта  играет решающую роль в организации  работы. Поэтому по своим личным качествам, способностям и полномочиям  он должен иметь авторитет в глазах руководителей функциональных подразделений. В практике менеджмента применяются  различные методики управления рабочей  группой например, планирование бюджета  и контроля за затратами; управление информационными потоками.

 

1. Специфические инструменты управления проектом

 

К ним  относятся:

Определение проблемы и постановка задачи; установление промежуточных этапов (разделение проекта  на отдельные фазы).

Четкая  формулировка проблемы и постановка задачи важна для: осмысления проекта  и установления этапов выполнения; выделения наиболее важных проблем; создания модели обмена информацией; определение ожидаемых результатов; разработки рекомендаций после завершения работ.

На этапах выполнения проекта принимаются  решения о:

• Продолжение или корректировке задания;
• Уточнение последнего этапа;
• Форме завершения последнего этапа.

Разделения  проектов на этапы позволяет контролировать ход его выполнения.

Выделение этапов в проекте должно быть тщательно  обдумано. Одной из причин неудач в  реализации проекта является нечеткая организация сотрудничества и несогласованность  внутри рабочей группы, а также  между группой и организацией.

 

3.2. Структуризация и  методы управления проектами

 

Структуризация, суть которой сводится к разбивке проекта на иерархические  подсистемы и компоненты, необходима для того, чтобы проектом можно  было управлять.

Структура проекта призвана определить продукцию, которую необходимо разработать  или произвести и связывает элементы работы, которые предстоит выполнить - как между собой, так и с  конечной целью проекта.

Кроме того, процесс структуризации проекта является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта  и определения его целей, а  также подготовки сводного (генерального) плана проекта и матрицы распределения  ответственности и обязанностей.

 

3.3. Окружение и управляемые  параметры проектов

 

Проект имеет ряд свойств, о  которых целесообразно помнить, так как это помогает методически  правильно организовать работу по его  реализации:

- проект  возникает, существует и развивается  в определенном окружении, называемом  внешней средой;

- состав  проекта не остается неизменным  в процессе его реализации  и развития: в нем могут появляться  новые элементы (объекты) и из  его состава могут удаляться  некоторые его элементы;

- проект, как и всякая система, может  быть разделен на элементы, при  этом между выделяемыми элементами  должны определяться и поддерживаться  определенные связи.

Разделение всей сферы деятельности, в которой появляется и развивается  проект, на собственно "проект" и "внешнюю среду" в определенной степени условно. Причины этого  заключаются в следующем:

1. Проект не является жестким стабильным образованием: ряд его элементов в процессе реализации проекта могут менять свое местоположение, переходя в состав проекта из внешней среды и обратно.
2. Ряд элементов проекта могут использоваться как в его составе, так и вне его. Типичным примером этому могут служить специалисты, одновременно работающие как над реализацией конкретного проекта, так и над решением некоторых других проблем (в частности, над выполнением какого-то другого проекта).

В практике бизнес - планирования обычно подлежат изучению три аспекта окружения  проекта:

а) политический, а именно - отношение властей к  проекту,

б) территориальный, включающий изучение конкурентных предложений  на рынке аналогичной продукции,

в) экологический, связанный с необходимостью обеспечения  экологической безопасности проекта.

Управляемыми параметрами проекта  являются:

- объемы  и виды работ по проекту; 

- стоимость,  издержки, расходы по проекту; 

- временные  параметры, включающие сроки,  продолжительности и резервы  выполнения работ, этапов, фаз  проекта; а также взаимосвязи  работ; 

- ресурсы,  требуемые для осуществления  проекта, в том числе: человеческие  или трудовые, финансовые ресурсы,  материально-технические, разделяемые  на строительные материалы, машины, оборудование, комплектующие изделия  и детали, а также ограничения  по ресурсам;

- качество  проектных решений, применяемых  ресурсов, компонентов проекта и  прочее.

Проект и процесс его реализации, осуществления являются сложной  системой, в которой сам проект выступает как управляемая подсистема, а управляющей подсистемой является управление проектом.

 

Заключение

 

В настоящее  время управление проектом представляет собой новую волну управленческой деятельности, которая занимает все  более активные позиции в решении  задач, которые ранее были привилегией  среднего звена управления. От руководителя проектом требуется не только знание специфики деятельности предприятия, а в большей степени творчество и креативность, гибкость и адаптивность, настойчивость и терпимость, выдержка и легкость, мудрость и непредсказуемость. Управление проектом применяется не только в экономике, а позволяет  более эффективно решать социальные, экологические, политические, технические, психологические, международные и  другие вопросы.

Повышение заинтересованности в этом специфическом  и полезном виде деятельности отражается во введении практически во всех высших учебных заведениях дисциплины или  специальности / специализации управление проектами. Все больше предприятий  и отдельных личностей изъявляют  желание принимать участие в  специально организованных различными фондами, гарантодателями тренингах  для приобретения навыков управления проектами и решения возникающих в ходе их выполнения проблем. При этом возрастает ценность для предприятий и специалистов, имеющих навыки разработки и реализации проектов. 

Объединение исследователей и менеджеров проектов в ассоциации способствует как изучению и разрешению возникающих проблем, так и распространению опыта, обучению специалистов и развитию партнерских  взаимоотношений.

Проекты порождают необходимость в изменениях, а управление проектами обеспечивает механизм адаптации организаций - адаптации, необходимой для жизнеобеспечения и роста сложных предприятий, создаваемых человеком.

 

Список использованных источников и литературы

 

1. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. М.: Высшая школа, 2001.

2. Разу М. Л. и др. Модульная программа для менеджеров. Управление программами и проектами 8. М.: ИНФРА-М, 2000.

3. Медынский В.Г. Инновационный менеджмент: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2002.

Электронные данные

 

1. Управление проектами в России – [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.md-management.ru/articles/html/article32653.html, свободный.