Проектирование структуры управления туристской организации

     Руководитель  нового отдела по работе с турагентствами будет подчиняться исполнительному  директору головного офиса. Внутри отдела все сотрудники будут подчиняться  руководителю отдела.

     Усовершенствованная организационная структура фирмы представлена на Рис. 2. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.5. Определение функционального назначения каждого офиса компании.

     Турфирма  обладает тремя офисами в Санкт-Петербурге:

     -главный  офис ,который располагается в  арендованном помещении (долгосрочная аренда) на Невском проспекте в 5 минутах ходьбы от станции метро «Маяковская» площадью 120 кв.м. на первом этаже  4-х этажного здания после капитального ремонта, оформленный в деловом стиле, оснащенный необходимым оборудованием. Функционирует с 1998 года

     -офис, находящимся в 10-ти минутах  ходьбы от главного офиса, где   размещается Информационный центр  компании. Офис оборудован необходимой  техникой и располагающей комнатой  для презентаций. Функционирует  с 2001 года.

     – офис площадью 35 кв.м., расположенный на втором этаже в известном бизнес- в районе метро Чернышевская. Помещение получено в долгосрочную аренду в конце истекшего года. Функциональное назначение пока не определено.

     В составе помещений  первого офиса  располагается:

     Дирекция-30 кв.м.

     Отдел персонала-15 кв.м.

     Отдел продаж-35 кв.м.

     Отдел по бронированию и  продажи билетов-15 кв.м.

     Бухгалтерия-15 кв.м.

     Кухня-10 кв.м.

     Операционные  отделы.

• Консультирование потребителей по вопросам туристских поездок;
• Формирование туров по заявкам потребителей;
• Бронирование и продажи туров;
• Оформление необходимых документов;
• Бронирование и продажи билетов;
• Расчеты с потребителями;
• Учет операций; подготовка и сдача  бухгалтерской отчетности; осуществление внутренних расчетов с сотрудниками компании, партнерами и поставщиками.

     Информационный  центр.

• Проводит маркетинговый анализ потребителей, туроператоров, турпродуктов, туристского рынка в целом;
• Осуществляет единую рекламную компанию;
• Участвует в формировании туров;
• Формирует ценовую политику компании, участвует в ценообразовании;
• Организует групповые и индивидуальные поездки для корпоративных клиентов;

     Формирует специальные пакеты по организации  деловых и инсентив- туров;

• Разрабатывает систему скидок и специальных предложений корпоративным клиентам;

     Организует  презентации новых туристских продуктов.

     Инженер- програмист- в главном офисе отвечает за программное обеспечение офиса и всей сети.

     В составе помещений  второго офиса  входит:

     -отдел  маркетинга и рекламы- этот отдел проводит анализ потребителей, рекламы, туроператоров, турпродуктов, туристского рынка в целом, формирует ценовую политику, организует презентацию новых продуктов в туризме.

     -комната  для переговоров

     В составе помещений  третьего офиса:

     -Отдел  по работе с  агенствами- консультирование по организации поездок, стоимости; систематизация базы данных по поставщикам услуг; продажа туров турагентствам; поддержка, развитие, укрепление отношений с партнерами, подготовка предложений; поиск и привлечение новых партнеров; подписание договоров, документооборот. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.6.Централизованные  и сосредоточенные  в головном офисе 

     компании  функции

     В процессе организации туров необходимо установить связи с предприятиями  размещения, питания, транспорта, а  также, в зависимости от характера  тура, с культурно-просветительскими, развлекательными учреждениями, экскурсионными бюро; издание каталогов, проспектов, буклетов, обслуживание туристов.

     Офис  на Невском проспекте является головным офисом компании и осуществляет следующие функции:

• сбор документов на визу, работа напрямую с посольствами;
• разработка индивидуальных и VIP-туров;
• формирование турпакета;
• мониторинг туристского рынка;
• формирование предложений и туров;
• работа с зарубежными партнерами;
• работа с клиентами (индивидуальные и групповые программы);
• работа с большим количеством вакансий‚ активный поиск клиентов‚ проведение собеседований;
• ведение бухгалтерского учета;
• заключение договоров и соглашений (перевозки, аренды, купли-продажи, трудовых, агентских, о совместной деятельности, оказания услуг, займа, кредита, авторский договор и т.д.)

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.7. Формы взаимодействия  всех структурных  единиц туристской  фирмы: каналы  передачи оперативной  информации, оперативной  документации, бухгалтерской  и статистической  отчетности, частоту  передачи информации

     Производственная  деятельность фирмы поддерживается с помощью локального программного продукта, обеспечивающего хранение и работу с базами данных, возможность  бронирования и печати готовых документов.

     Наличие доступа в Интернет позволяет  бронировать в режиме он-лайн и обмениваться оперативной информацией и документацией между офисами и отделами фирмы. Каждое рабочее место оснащено компьютерам,  каждый отдел имеет всю необходимую оргтехнику. Компания подключена к глобальным системам бронирования  Amadeus и Worldspan. Имеется многоканальная телефонная линия.

     Передача  информации между отделами осуществляется по мере необходимости. Бухгалтерская  и статистическая отчетность сдается  в установленные сроки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Разработка нормативных документов. Положение отдела продаж 

     1. Общие положения

     1.1. Настоящее положение определяет  функциональные обязанности отдела  по продажам в туристической  фирме.

      1.2.  Основная цель функционирования  – максимизация числа продаж.

     1.3 Отдел продаж является операционным отделом и самостоятельным структурным подразделением туристской фирмы и подчиняется непосредственно исполнительному директору туристской фирмы (заместителю генерального директора и директору операционного отдела).

     1.4 В структуру отдела продаж входят: менеджер по направлению, менеджер по визовому обеспечению, оператор по бронированию и продажам, руководитель группы, начальник отдела.

     1.5 Отдел продаж возглавляется начальником  отдела, который назначается и  освобождается от занимаемой должности генеральным директором (по представлению исполнительного директора, возглавляющим операционный отдел).

     1.6 Структуру и штаты отдела продаж  утверждает генеральный директор  предприятия по типовым структурам  и нормативам численности, исходя  из условий и особенностей бронирования, продаж, а также других работ, возложенных на отдел.

     1.7. Отдел продаж в своей деятельности  руководствуется Уставом отдела, утвержденным генеральным директором  туристской фирмы, данным Положением  о деятельности отдела, периодическими приказами руководства.

     2. Цели

     2.1 Разработка и реализация долгосрочной, среднесрочной, краткосрочной стратегии  продаж  туров. 

     2.2 Ориентация продаж на выполнение  настоящих и будущих запросов  туристов, а также их требований.

     2.3 Своевременная подготовка и заключение договоров на оказание услуг бронирования и продаж туров.

     2.4 Обеспечение выполнения планов  оказания услуг (бронирования  и продаж туров).

     2.5 Содействие обеспечению стимулирования  продаж туров.

     2.6 Содействие реализации  ценовой политики туристской фирмы.

     3.Функции.

     Функциональные  обязанности менеджеры осуществляют от имени и в интересах общества.

     3.1 Предоставление услуг по реализации  туристического продукта,

     3.2 Заключение договоров о реализации  туристического продукта и иных  договоров об оказании услуг.

     3.3 Осуществление организацию туристического  обслуживания.

     3.4Предоставление  туристических экскурсионных и  информационных услуг.

     3.5Осуществление  участия в выставках и иная  деятельность по организации  путешествий.

     3.6 Осуществление контроля над разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов.

     3.7 Оценка степени возможного риска,  и передача информации в отдел  маркетинга.

     Осуществление координации между отделом маркетинга, бухгалтерией.

     4. Организационная  структура отдела  продаж

     На  должность начальника отдела по продажам назначается человек имеющий  соответствующий опыт, квалификацию, образование и определенные навыки, которые определены в должностной  инструкции. Его назначает и увольняет директор. В его подчинении находятся 5 менеджера по продажам, которые назначаются и освобождаются от должности начальником отдела продаж. Менеджеры подчиняются непосредственно начальнику отдела продаж. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеется высшее профессиональное образование (по специальности менеджер по туризму) и стаж работы по специальности не менее двух лет, обязанности закреплены в должностной инструкции.

 

 

     5. Взаимосвязи с  другими подразделениями

     5.1. С отделом продаж авиабилетов:

     Получает:

     1. Сведения о проданных авиабилетах  для оформления соответствующих  документов.

     2. Рекомендации к оформлению документации, бронированию туров и т.д.

     Представляет:

     1. Информацию о забронированных  и проданных турах.

     2. Соответствующую документацию.

     5.2. С бухгалтерией:

     Получает: