Проектирование структуры управления туристской организации

1. Исполнительный директор осуществляет контроль деятельности нового подразделения;
2. Бухгалтерия осуществляет контроль деятельности бухгалтера – кассира нового подразделения;
3. Менеджеры по продажам и бронированию осуществляют обучение менеджеров нового подразделения;

Информационный центр:

1. Проводит маркетинговый анализ потребителей, туроператоров, турпродуктов, туристского рынка в целом;
2. Осуществляет единую рекламную компанию;
3. Участвует в формировании туров;
4. Формирует ценовую политику компании, участвует в ценообразовании;
5. Организует групповые и индивидуальные поездки для корпоративных клиентов;
6. Формирует специальные пакеты по организации  деловых и инсентив-туров;
7. Разрабатывает систему скидок и специальных предложений корпоративным клиентам;
8. Организует презентации новых туристских продуктов.

В связи с развитием  новых направлений: туры по черноморскому побережью и прием туристов в новом офисе на информационный центр ложатся следующие новые функции:

1. Организация и проведение маркетинговых исследований, изучение потребительского спроса на предоставление туров по черноморскому побережью и организации приема туристов.
2. Участие в разработке новых туров по черноморскому побережью и программ на прием туристов;

Новое подразделение  – это отдел продаж по массовым направлениям, турам по черноморскому побережью, предоставлению подарочных сертификатов и организации приема туристов. Функциями этого отдела являются:

1. Развитие нового направления – туры по черноморскому побережью;
2. Развитие программ по приему туристов;
3. Сотрудничество с оперативным и информационным отделами в области управления и планирования деятельности;
4. Продажа туров массовых направлений;
5. Оформление виз и загранпаспортов;
6. Продажа подарочных сертификатов;

2.5. Определение функций, которые должны быть централизованы и сосредоточены в головном офисе компании.

Функции, которые сосредоточены  в головном офисе компании, выполняют Генеральный директор, секретарь-референт, юрист, инженер-программист, менеджер по персоналу, исполнительный директор.

Генеральный директор осуществляет общее руководство     производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью фирмы, организацию  взаимодействия  всех  структурных  подразделений (главного офиса, информационного центра и нового подразделения), ведет переговоры, заключает договора, несет ответственность за качество оказания услуг, предоставляемых компанией, осуществляет обеспечение   выполнения   всех   принимаемых    предприятием обязательств.

Секретарь-референт осуществляет прием и распределение входящих звонков и документации, оформление исходящей документации, организацию переговоров и встреч руководителей фирмы с деловыми партнерами, консультацию клиентов, переадресацию информации и вопросов в соответствующие отделы.

Юрист осуществляет составление договоров с транспортными компаниями, турагентами, гостиницами, авиакомпаниями, представляет интересы фирмы в суде.

Инженер-программист осуществляет контроль работы всех компьютерных систем фирм, оперативный ремонт при сбоях в работе, контролирует работу во всех офисах фирмы.

Менеджер по персоналу также работает на все офисы фирмы. Осуществляет подбор персонала на соответствующие должности, организует корпоративные мероприятия для поддержания корпоративной культуры фирмы.

Исполнительный директор является руководителем операционного отдела. Руководит отделом продаж, отделом продаж авиабилетов и бухгалтерией головного офиса, также руководит работой нового подразделения.  

2.6. Определение формы взаимодействия всех структурных единиц туристской фирмы: каналы передачи оперативной информации, оперативной документации, бухгалтерской и статистической отчетности, частоту передачи информации.

Оперативное взаимодействие двух офисов фирмы очень важно, так как необходимо вовремя получать информацию о новых запросах, новых возможностях, подтверждения от гостиниц и транспортных компаний,  мнение туристов о работе фирмы, данные о размере прибыли, качестве работы менеджеров и руководителей разных уровней.

Оперативный отдел, информационный отдел и новое  подразделение подчиняются Генеральному директору.

Бухгалтер нового подразделения подчиняется начальнику подразделения, и в то же время бухгалтерские отчеты сдает бухгалтеру головного офиса.

Начальник нового подразделения должен получать все  данные по своему подразделению от менеджеров. Менеджеры по направлениям предоставляют отчеты о количестве туристов, отчеты по наиболее и менее популярным направлениям, возможным желаниям туристов. Менеджеры по оформлению виз и загранпаспортов – данные по количеству оформленных виз и загранпаспортов. Менеджер по приему туристов – данные о количестве туристов, данные о турагентах, транспортных компаниях, экскурсионных бюро, программах туров.

Начальник подразделения  в свою очередь передает полученные статистические данные в отдел маркетинга для проведения исследований и изучения спроса и предложения на рынке  туруслуг. Бухгалтерская отчетность сдается каждый месяц. Статистические данные от менеджеров сдаются в отдел маркетинга и предоставляются директорам каждый месяц. Данные передаются в форме отчетов по электронной почте.

3. РАЗРАБОТКА НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ  ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

3.1.Положение о деятельности подразделения (отдела).

Положение об отделе продаж

1. Общие положения

1.1. Отдел продаж  является самостоятельным структурным  подразделением службы маркетинга  и подчиняется начальнику отдела  продаж.

1.2. Деятельность  отдела продаж направлена на проведение эффективных стратегий деловой активности в целях сбыта продукции, формирование структуры постоянных контрагентов (покупателей и представительств).

1.3. Финансирование  отдела продаж проводится в  рамках бюджета средств выделенного  на отдел продаж.

2. Задачи.

2.1. Организация  сбыта продукции компании.

2.2. Обеспечение  100%-ого выполнения заданий и  обязательств по поставкам продукции  и товаров в соответствии с  заключенными договорами.

2.3. Организация  деловых контактов с потенциальными  покупателями.

2.4. Формирование  и управление сетью торговых  представительств в регионах.

3. Структура.

3.1. Структуру  и штаты отдела утверждает  Директор компании в соответствии  с рекомендациями Директора по  маркетингу и управляющего отдела  продаж, с учетом особенностей и объемов работ.

3.2. В состав  отдела могут входить группы  торговых агентов, специализирующихся  по отдельным регионам или  видам продукции.

4. Функции.

4.1. Осуществление  деловой активности на рынке  продуктовых продаж в соответствии  с маркетинговыми стратегиями компании.

4.2. Организовывать  деловые контакты в интересах  сбыта продукции компании.

4.3. Оформление  и заключение договоров на  сбыт готовой продукции.

4.4. Изучение  перспективного и текущего спроса  на продукцию компании и требований  к ее качеству, особенностей организации рекламной компании в регионе, участие в планировании и формировании ассортимента выпускаемой продукции компании.

4.5. Разработка  планов реализации готовой продукции.

4.6. Предъявление  через юридическую группу претензий,  штрафных санкций к заказчикам продукции компании за нарушение условий заключенных договоров, установленного порядка размещения заказов.

4.7. Организация  рассмотрения претензий заказчиков  на поставленную продукцию.

4.8. Участие в  разработке нормативов запасов готовой продукции, контроль за их соблюдением.

4.9. Составление  отчетности по отгрузке продукции.

4.10. Сбор информации  о рынках перспективных продаж, потенциальных покупателях и  структуре дистрибьюции.

5. Отношения отдела продаж с другими подразделениями компании.

5.1. С производственным  отделом

Получает:

1. Сведения о  предстоящем снятии с производства  устаревших изделий, сведения  о новых изделиях, планируемых  сроках освоения и объемах  выпуска новых изделий.

2. Сведения о  планах и отгрузке готовой  продукции на склады.

3. Информацию  о выполнении отдельных заказов  и сроках их изготовления; акты  на сдачу готовой продукции.

Представляет:

1. Информацию  о поступивших рекламациях на  продукцию.

2. Задание на  изготовление изделий в соответствии  с номенклатурой и объемом.

5.2. С финансовым  отделом:

Получает:

1. Сведения о  платежеспособности отдельных заказчиков.

2. Сведения о  поступивших аккредитивах, платежах  за отгруженные группы товаров.

3. Извещения  об изменении банковских санкций  к покупателям. 

Представляет:

1. Сведения о  проданных партиях готовой продукции,  условиях их оплаты.

2. Сведения о  партиях готовой продукции выставленных  на консигнацию.

3. План финансовых  поступлений.

5.3. С отделом  маркетинга:

Получает:

1. Планы и  задания по сбыту продукции.

2. Рекомендации по организационным, вербальным и рекламным схемам деловых контактов с клиентами.

3. Задания на  подбор торговых представителей  в регионах.

4. Сведения о  запасах готовой продукции на  складах. 

Представляет:

1. Предложения  по корректировке планов и заданий, исходя из уровня спроса и показателей интенсивности сбыта.

2. Отчеты о  результатах маркетинговых мероприятий.

3. Сведения о  сумме и структуре номенклатуры  продаж, перспективном ассортименте  новой продукции и продуктов  имитации, методов дистрибьюции, уровне и структуре конкурентных предложений.

4. Сведения о  характере спроса и тенденциях  его изменения.

5. Задания по  товародвижению в соответствии  с договорами.

5.4. С отделом  рекламы:

Получает:

1. Сведения о  характере рекламной стратегии  в отношении торговых марок продукции компании.

2. Наборы рекламных  проспектов и памятных сувениров  для организации деловых контактов.

3. Сведения о  порядке рекламного обеспечения  деловой активности коммивояжеров  в регионе.

Представляет:

1. Предложение  и замечания по разработке рекламных материалов, организации проектов документации, коррекции схем деловых контактов.

2. Сведения об  эффективности рекламной стратегии  по итогам деловых контактов.

3. Рекомендации  по модификации признаков товарной  марки, упаковки продуктов компании.

4. Рекомендации  по оформлению рекламных материалов.

5. Сведения о  задачах, объемах сбыта, и номенклатура  продукции ориентированных на  конкретный рынок.

5.5. С группой  маркетинговых исследований:

Получает:

1. Сведения о  перспективных рынках.

2. Схемы деловой активности в регионе по традиционным каналам сбыта.

3. Сведения об  инфраструктуре сбыта на конкретных  рынках, реквизитах потенциальных  покупателей.

4. Схемы вербального  поведения в ходе деловых контактов.

5. Информацию  о реквизитах потенциальных покупателей, особенностях инфраструктуры сбыта, структуре агентов в регионе.

6. Сведения о  структуре предложений по аналоговым  видам продукции. 

Представляет:

1. Сведения о  необходимой информации по маршруту  сбыта, инфраструктуру конкретных  рынков.

2. Сведения о  реквизитах потенциальных покупателей,  структуре сбыта, объемов реализованной  продукции.

3. Сведения о  подборе торговых представителей  на рынках.

4. Сведения о  схемах деловой активности в  конкретных регионах.

5. Сведения о  характере, особенностях и уровне спроса по каждой номенклатуре продуктов.

6. Сведения о  потенциальных объемах рынка,  конкурентной структуре предложений  по аналоговым видам продукции.

7. Рекомендации  по схемам проведения деловых  контактов.

6. Права.

6.1. Запрашивать  от подразделений компании сведений о наличии запасов готовой продукции, плановых объёмов выпуска по срокам и объемам в соответствии с номенклатурой производства.

6.2. Контролировать  соответствие планам продаж стандарты  выпуска продукции по качеству  и ассортименту.