Отчет практике в Администрация города Чехов

         8.6. Обращение в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. (в ред. постановления Администрации города Чехова от 26.01.2011 № 23-14-3).

           8.7. По вопросам, содержащимся в  обращении, имеется вступившее  в законную силу судебное решение.  О данном решении уведомляется  гражданин, направивший обращение.

           8.8. От гражданина поступило заявление  о прекращении рассмотрения обращения.

     8.9. В случае если причины, по  которым ответ по существу  поставленных в обращении вопросов  не мог быть дан, в последующем  были устранены, гражданин вправе  вновь направить обращение в  Администрацию города Чехова  или соответствующему должностному лицу.

           8.10. Если в указанном обращении  содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном  противоправном деянии, а также  о лице, его подготавливающем, совершающем  или совершившем, общий отдел  направляет обращение в правоохранительные органы.  

9. Ответственность  работников при  исполнении функции 

по  рассмотрению обращений  граждан  

          9.1. Сотрудники Администрации города  Чехова, работающие с обращениями,  несут ответственность в соответствии  с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

    Персональная  ответственность сотрудников закрепляется в их должностных инструкциях.

          9.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

          9.3. В случае утраты сотрудником Администрации города Чехова письменного обращения о данном факте начальник организационного управления информирует Главу города Чехова для принятия решения о применении дисциплинарного взыскания.

           9.4. При уходе в отпуск сотрудник Администрации города Чехова обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения, обращения в форме электронного документа другому сотруднику по поручению руководителя структурного подразделения. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Администрации города Чехова исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. (в ред. постановления Администрации города Чехова от 26.01.2011 № 23-14-3).  
 
 

10. Административные  процедуры  

         10.1. Последовательность административных действий (процедур).

         10.1.1. Исполнение функции по рассмотрению  обращений граждан включает в  себя следующие административные процедуры:

- прием  и первичная обработка письменных  обращений граждан, обращений,  поступивших в форме электронного  документа;

- регистрация  и аннотирование поступивших  обращений;

- направление  обращений на рассмотрение;

- рассмотрение  обращений в структурных подразделениях Администрации города Чехова;

- личный  прием граждан;

- постановка  обращений граждан на контроль;

- продление  срока рассмотрения обращений  граждан;

- оформление  ответа на обращение граждан;

- предоставление  справочной информации о ходе  рассмотрения письменного обращения, обращения в форме электронного документа;

- порядок  и формы контроля за исполнением  функции по рассмотрению обращений  граждан. (в ред. постановления Администрации города Чехова от 26.01.2011 № 23-14-3).

         10.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан, обращений, поступивших в форме электронного документа. (в ред. постановления Администрации города Чехова от 26.01.2011 № 23-14-3).

         10.2.1. Основанием для начала исполнения  функции по рассмотрению обращений граждан является письменное обращение гражданина в Администрацию города Чехова или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов или органов местного самоуправления для рассмотрения по поручению, а также поступление обращения в форме электронного документа. (в ред. постановления Администрации города Чехова от 26.01.2011 № 23-14-3).

         10.2.2. Обращение может быть доставлено  непосредственно гражданином либо  его представителем, поступить по почте, по факсу, по электронной почте, по телеграфу.

         10.2.3. Обращения и документы, связанные  с их рассмотрением, поступают  в общий отдел.

         10.2.4. Сотрудник, ответственный за  прием документов:

- проверяет  правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- вскрывает  конверты, проверяет наличие в  них документов (разорванные документы  подклеиваются), к тексту письма  прилагает конверт;

- прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);

- в случае  отсутствия самого текста в  письме составляет справку следующего  содержания: "Письма в адрес  Администрации города Чехова нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- составляет  акт (Приложение № 2 к настоящему  Административному регламенту) на  письма, поступившие с денежными  знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Указанный акт приобщается к поступившему обращению.

         10.2.5. Работник, ответственный за  прием документов, получив обращение,  нестандартное по весу, размеру,  форме, имеющее неровности по  бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает начальнику общего отдела и далее действует в соответствии с  Правилами работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, утвержденными постановлением Администрации города Чехова. 

         10.2.6. Прием письменных обращений  непосредственно от граждан, обращений,  поступивших в форме электронного документа, производится сотрудниками общего отдела. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (приложение № 3 к настоящему Административному регламенту) с указанием даты приема обращения, регистрационного номера, наименований приложенных к обращению документов, ФИО специалиста принявшего обращение и телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается. (в ред. постановления Администрации города Чехова от 26.01.2011 № 23-14-3).

         10.2.7. Телефонные обращения граждан,  поступившие в приемную Главы  города Чехова принимаются, обрабатываются  и передаются на регистрацию в общий отдел.

         10.2.8. Обращения граждан в адрес  Администрации города Чехова  и должностных лиц через средства  массовой информации анализируются  организационным отделом и передаются  для регистрации в общий отдел. 

         10.2.9. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя:

- Главы  города Чехова и заместителей  Главы Администрации города Чехова,  вскрываются общим отделом;

- сотрудников  Администрации города Чехова, передаются  адресатам невскрытыми.

    В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в общий отдел.

         10.2.10. Результатом выполнения действий  по приему и первичной обработке  обращений граждан является запись  информации о них в соответствующие журналы.

          10.3. Регистрация и аннотирование  поступивших обращений.

          10.3.1. Поступившие в общий отдел  обращения регистрируются в течение  3 дней с момента поступления  в электронной базе данных.

          10.3.2. Сотрудник общего отдела, осуществляющий регистрацию и аннотирование обращения:

- в правом  нижнем углу первой страницы  письма проставляет регистрационный  штамп "Администрация города  Чехова. Общий отдел" с указанием  присвоенного обращению регистрационного  номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- оформляет  электронную карточку с указанием  регистрационного номера, даты регистрации,  фамилии имени отчества гражданина (в именительном падеже), его адреса, контактного телефона (при наличии). Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечает  тип доставки обращения (почтовое, СМИ, электронная почта и т.п.). Если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- прочитывает  обращение, определяет его тематику  и тип, выявляет поставленные  заявителем вопросы;

- проверяет  обращение на повторность, при  необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- составляет  и вводит аннотацию на обращение,  заполняя рубрикатор «Краткое  содержание». Аннотация должна  быть четкой, краткой, отражать  содержание всех вопросов, поставленных  в обращении;

- проставляют  шифр темы согласно утвержденному постановлением Администрации города Чехова тематическому классификатору обращений граждан. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них.

         10.3.3. Результатом выполнения действий  по регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращения в электронной базе данных, выведение на печать регистрационной карточки учета письменного обращения (приложение № 4 к настоящему Административному регламенту) и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

          10.4. Направление обращения на рассмотрение. 

          10.4.1. Зарегистрированные письменные  обращения и документы, связанные  с их рассмотрением передаются  в течение двух дней со дня  регистрации Главе города Чехова, заместителям Главы Администрации города Чехова в соответствии с утвержденным распоряжением Администрации  города Чехова распределением обязанностей между Главой города Чехова и заместителями Главы Администрации города Чехова. (в ред. постановления Администрации города Чехова от 26.01.2011 № 23-14-3).

          10.4.2. Руководители после ознакомления  с обращением в регистрационной  карточке ставят резолюцию и  указывают исполнителя.

          10.4.3. Обращения граждан с резолюцией  руководителя передаются в общий  отдел.