Оценка структуры баланса и финансовых результатов деятельности организации

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях  всего трудового коллектива, где  обсуждаются успехи, достижения, неудачи  и перспективы как организации, так и сотрудников.

Горизонтальные коммуникации  в  основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение  между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого  отдела, то данный запрос и поступившая  в ответ информация чаще всего  поступает напрямую, минуя руководителя, образуя следующую схему:

Отдел          Руководитель                   Отдел

          запрос                                                    рассмотренный    

                                                                                 запрос

     рассмотренный  ответ                     ответ

 

Рисунок 2. Горизонтальные коммуникации.

Таким образом, основными  видами коммуникаций являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры  и специфики деятельности.

Рисунок 3. Коммуникационные сети     полная связь всех подразделений между собой (всеканальное взаимодействие)[8]

Данная схема называется многоканальная или всеканальная. Все  подразделения связаны между  собой по принципу "каждое подразделение  со всеми оставшимися". Запросы (задания) могут исходить из любого подразделения  и идти сразу к тому подразделению, информация которого необходима для  работы.

Достоинство такой коммуникационной сети: высокая надежность обратной связи. 

В деловой коммуникации использованы собрания, совещания, на которых   четко сформулированы суть принимаемого решения и возможные пути достижения поставленной цели. Особое внимание  уделяется гипотетическим проблемам, трудностям и путям их преодоления. Проводятся также беседы с отдельными исполнителями, особенно с теми, которые выражают сомнение по поводу предстоящей работы или должны выполнять новые для них функции.

Непосредственно перед началом  работы  проводится инструктаж, включающий рассмотрение технологических моментов реализации решения. Для инструктажа использованы ознакомление с документами, предварительная тренировка для отработки навыков, деловая игра, моделирующая возможные ситуации при реализации решения или чисто словесное объяснение понятий, необходимых для реализации решения. 

В нашем исследовании  можно охарактеризовать управленческую коммуникацию (УК) с учетом коммуникативных  потребностей и целевых ориентиров на уровне. 

 УК включающая информирование  о результатах деятельности и  планах организации, информационное  обеспечение жизнедеятельности  организации.

УК состоит в приобретении знаний, обучении, профессиональном развитии,увеличении интеллектуального капитала, прогрессе  в деятельности.

УК предусматривает управление и руководство деятельностью  персонала и структурных подразделений.

УК предполагает упорядочение и налаживание нормальной деятельности организации и направляющая ее развитие.

УК связанна с развитием  сотрудничества, согласованием и  целесообразным соотношением между  организационными действиями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Принятие управленческих  решений

Принятие решений с позиции  системного подхода по критерию «стоимость – эффективность» 

  На подготовительном этапе ФСА при проведении комплексного  обследования состояния производства и управления  были выявлены узкие места в деятельности системы управления. В настоящее время перед ООО остро стоит проблема  выхода на  новые рынки сбыта, а также необходимость совершенствования системы взаимодействия с покупателями и заказчиками.

  Выбор  деятельности  зам. Директора по кадрам в  качестве объекта ФСА  объясняется  важностью совершенствования системы  управления  человеческими ресурсами  предприятия на данном этапе  существования предприятия, а  также большими резервами, которые  имеются в этой подсистеме. Использование  резервов должно способствовать  улучшению организации выполнения  договорных обязательств, а значит, и повышению эффективности производства.

        С  выбором объекта ФСА определяются  его задачи: совершенствование организационной  структуры управления кадрами,  уточнение функций замдиректора; исключение излишних функций;  совершенствование кадрового, технического, информационного обеспечения; снижение  расходов, связанных с содержанием  персонала и выполнением функций.

         Управление кадрами предприятия  осуществляет  заместитель  начальника по кадрам.

    В этот блок   включены  все  отделы,  так   или  иначе связанные с работой  по персоналу  предприятия,  с кадрами:

     - отдел развития  персонала;

     - отдел управления  труда и заработной платы (ОТиЗ);

     - отдел охраны  труда и техники безопасности;

     - бюро активного  развития.

 

 В ходе проведения  информационного этапа  ФСА  в ООО была изучена такая  информация как штатное расписание,  должностные инструкции, должностные  оклады, схемы документооборота  и состав форм  исходящих и  поступающих документов  исследуемых  подразделений, данные бухгалтерской  отчётности, (данные представлены  в приложении) 

        При  обработке собранной информации  был определён состав, наименование  и содержание функций, выполняемых  заместителем директора по кадрам, которые в ходе анализа   сопоставлялись с перечнем функций,  отражённых в типовом Положениях  об этих отделе (см. приложение). Далее  были выявлены функции, не выполняемые  заместителем директора, а также  функции, формулировка которых  не соответствует их сущности. 

 Для систематизации  этих данных, можно составить  таблицу 10, где упрощенно представлен документооборот, характеризующий работу заместителя директора по кадрам.

Таблица 10

 Основные документы  по функциям.

Наименование функции	Исходящий документ	Поступающий документ	Откуда	Куда
Составление плана по кадрам	План по кадрам	Отчет о динамике работы отделов	Бухгалтерия	Генеральный директор
формирование СУП, учитывающей  кадровые особенности предприятия	потребностей предприятия	Отчет	Отдел кадров	Зам. начальника
оценка кадрового потенциала	аттестация	аналитическая информация	Отедел кадров	Зам. начальника
профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации работников	План повышения квалификации	отчет о реализации	Отдел развития	Генеральный директор
набор и отбор кадров	Анкеты	Аналитическая информация	Бюро активного развития	Генеральный диреткор

 

 В ходе проведения  аналитического этапа исследовательской  были построена диаграмма FAST функций  заместителя руководителя. Анализ  функциональной диаграммы показал,  что  наблюдается присутствие  излишних функций. 

        Построение  совмещенной диаграммы FAST   (см. рис.4) позволило установить, что  не выполняются такие важные  функции, как Внедрять рациональные  способы и методы управления. 

 

                                                                                                                      

 

____ вспомогательная функция

             ------  излишняя функция

            _____  основная функция

           1230 – затраты

Рис. 4 Диаграмма FAST функций  управления

Согласно методологии  ФСА стоимостная оценка функций  управления должна осуществляться на основе данных по определению затрат на выполнение функций, полученных на информационном этапе. Здесь производится расчёт затрат на осуществление функций  по статьям расходов по каждой функции  управления объекта анализа.

По данным бухгалтерской  отчетности известно, что на данном предприятии отчисления на социальное страхование составляют 35.6 % от фонда  оплаты труда, который для заместителя  директора по кадрам в компании   сегодня составляет 25000 руб., а для  остальных сотрудников средний  уровень заработной платы составляет 10000 руб., не включая руководителей  высшего звена.

При расчете затрат на выполнения функций управления, также необходимо учесть затраты на эксплуатацию технических  средств. Остаточная стоимость технических  средств, находящихся в распоряжении отдела   и используемых им при  выполнении всех его функций, по данным учета составляет 48600руб.

Расчет всех затрат сведен в таблице 3. При этом базой для  расчета служат данные бухгалтерской  отчетности, показывающие, что срок службы технических средств, находящихся  в эксплуатации специалиста, на сегодняшний  день составляет 10 лет. Таким образом, годовые амортизационные отчисления на данные технические средства составляют: 48600/10 = 4860 руб.  Годовой фонд работника  составляет 2040 часов, то, за один час  рабочего времени,  специалист получает: 25000х12/2040= 147 руб.

Так анализ  показывает, что  излишними являются функции составление  перечня функций и подготавливать прогноз потребности в персонале.

  Трудозатраты на выполнение  этих функций составляют 20929.8 руб.  в год, 16943.2 руб   в год соответственно.   

Данные говорят, что у  руководителя на функции  подготовка договоров и планирование численности персонала приходиться много рабочего времени, что позволяют говорить о больших возможностях сокращения расходов в этом направлении.

Данные также указывают  на, несвойственные для руководителя функции по ведению базы данных. Трудозатраты на выполнение этой функции  составляет 37873 руб. в год, хотя это работа других сотрудников.

Стоимостная оценка функций  и нанесение их на диаграмму позволяет  выявить распределение стоимостей по функциям и областям диаграммы  и определить те направления, по которым  следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных  с осуществлением конкретных функций  управления.

С учетом выявленных недостатков, необходимо сформулировать важнейшие  задачи совершенствования  работы на предприятии:

• Сокращение затрат на выполнение функций подготовка договоров и планирование численности персонала.
• устранение излишних функций - составление перечня функций и подготавливать прогноз потребности в персонале.
• Исключение   функций -      Ведение базы данных.

       На совещаниях  сформированной экспертной группе  были заданы следующие вопросы:

1. Как оптимизировать процесс формирования СУП предприятия?
2. Как оптимизировать подготовку договоров?
3. Как лучше определять формы и методы планирования численности персонала?
4. Как лучше организовать работу по обучению?
5. Возможно ли исключить из обязанностей заместителя директора  функцию ведения базы данных?
6. Как осуществлять кадровую деятельность предприятия с наименьшими затратами?

На каждый из вопросов было получено несколько вариантов ответов. Все варианты были проанализированы и представлены в карточке идей таблицы  11:

Таблица 11 Карточки идей 

№ варианта	Сущность варианта	Преимущества варианта	Недостатки варианта
Вопрос:01
01	Сокращение числа рассматриваемых  вариантов	Экономия времени	Возможные потери нестандартных  решений
Заключение. Экономия времени  позволяет существенно снизить  затраты и устранить излишние показатели плана.
02	Автоматизация расчетов	Сокращение затрат	Необходимость разработки нового программного обеспечения
Заключение. Сокращение затрат выше потерь при разработке программного обеспечения.
03	Повышение квалификации экспертов	Повышение качества управленческих решений	Увеличение расходов по зарплате и затраты на переквалификацию персонала
Заключение. Расходы окупаются  принятием оптимального решения.
Вопрос:02
01	Покупка готовых решений	Сокращение времени выполнения функции	Не учитывается специфика  предприятия
Заключение. Сокращение затрат на выполнение функции и высвобождение  времени на выполнение других функций.
02	Автоматизация обработки  информации	Сокращение времени выполнения функции и ускорение процесса принятия решения	Расходы на разработку нового программного обеспечения
Заключение. Помимо сокращения затрат, выигрыш во времени обеспечивает преимущество перед конкурентами.
Вопрос:03
01	Совершенствование системы  мониторинга	Быстрое и качественное выявление  потребностей	Затраты на формирование системы
Заключение. Затраты по формированию системы перекрываются увеличением  выпуска продукции.
Вопрос:04
01	Создание специального подразделения  обучению	Возможность получения максимально  полной информации	Дополнительные затраты  на создание и работу такого подразделения
Заключение. Качество   перекроет затраты.
Вопрос:05
01	Автоматизация процесса ведения  базы данных предприятия	Быстрая и качественная обработка  информации	Расходы на покупку и монтаж дополнительного оборудования, и  разработку программного обеспечения
Заключение. Быстрое получение  информации
02	Передать ведение базы данных предприятия всем заинтересованным линейным подразделениями компании	Сокращение расходов на ведение  базы данных, оперативность и доступность  информации базы данных	Снижение достоверности  информации, затраты на организацию  локальной сети предприятия и  разработку программного обеспечения
Заключение. Повышение эффективности  работы заместителя директора компании, за счет создания локальной компьютерной сети.
Вопрос:06
01	Автоматизация процесса расчета  затрат	Ускорение расчетов и экономия рабочего времени	Дополнительные затраты  на разработку и установку дополнительного  программного обеспечения
Заключение. Дополнительные затраты окупаются за счет повышения  эффективности работы заместителя  директора.
02	Расширение штата   отдела	Увеличение массива обрабатываемой информации	Удорожание и усложнение процедуры оценки
Заключение. Расходы на увеличение штата покрываются повышением качества оценки
03	Использование современного математического аппарата	Повышение достоверности  прогноза	Дополнительные затраты  на разработку и установку дополнительного  программного обеспечения
Заключение. Затраты труда  покрываются за счет улучшения качества прогнозов.