Набор, отбор и наём персонала в фирме

 

Внешняя среда может быть определена следующим  образом: совокупность условий, возникающих  вне зависимости от деятельности конкретной компании, но оказывающих  воздействие на её функционирование.

Анализ  внешней среды даёт компании время  для прогнозирования, составления  плана возможностей и плана на случай непредвиденных обстоятельств, для предотвращения угроз. Угрозы и  возможности можно определить так: политические, экономические, технологические, социальные, конкурентные, международные.

Некоторые факторы в экономической окружающей среде предприятием постоянно диагностируется  и оценивается. Среди них уровень  занятости, темпы инфляции, стабильность доллара США, налоговая ставка. Например, повышение курса доллара приведёт к повышению цен, что скажется на покупательной способности клиентов, но в то же время рост безработицы послужит привлечению работников на предприятие.

Предприятие ООО «Прайм» имеет дело непосредственно с технологией.

В рыночных факторах, непосредственно влияющих на эффективность функционирования организации, выделяют: поставщиков, покупателей, конкурентов.

Зависимость между организацией и поставщиками - один из самых ярких примеров прямого  воздействия среды на успешность деятельности организации. Поставщиками являются предприятия г. Красноярска, а именно: «БиМакс», ООО «ИнтерФенстер Красноярск», «DoorHan».

Значение  потребителей для бизнеса очевидно. Выживание и оправдание существования  организации ООО «Прайм» зависит от способности менеджеров находить заказчиков и делать из них клиентов компании.

Конкуренция на рынке данной продукции очень  велика. Конкурентами являются предприятия некоторых аналогичных услуг: ООО «Лесосибирскстрой», ООО «Лесмонтажстрой», ООО «КЛПС», ООО «Магнат», ПКФ ЕнмсейСтройКомплект» и. др.

Опасности (пункты 1-3) и возможности (п.4-6) предприятия ООО «Прайм» заключаются:

1. В изменение валютного курса и политических решений в стране.
2. В низкой платежеспособности населения.
3. В экономической нестабильности.
4. В дальнейшем завоевании доли рыка.
5. В повышении имиджа предприятия.
6. В перспективе профессионального роста.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 Исследование набора, отбора и найма персонала на предприятии

 

3.1 Основные правила набора, отбора и найма персонала

В отделе персонала работают 2 человека –  руководитель и специалист по персоналу.

Руководитель организует, координирует, оценивает и стимулирует деятельность персонала с целью повышения производительности и качества труда, удовлетворенности профессией (должностью) каждого работника.

 

Основные функции:

1. Создание кадрового резерва – ведение собственной электронной базы резюме.
2. Оперативный поиск и подбор нужных предприятию специалистов. Планирование потребности в кадрах на ближайшую и дальнюю перспективу. Специалист по персоналу подает заявки на подбор в газеты, проводит собеседования с соискателями.
3. Создание системы мотивации труда. В компании существует система поощрения лучших работников. Она включает в себя: премии, подарки.
4. Руководитель организует профессиональную и социально-психологическую адаптацию новых специалистов; ведет работу по аттестации персонала, по применению практической психологии в регуляции организационных взаимоотношений, разрабатывает и применяет современные методы управления персоналом; организует работу с увольняющимися работниками.
5. Одной из самых важных обязанностей руководителя является обучение кадров - обучающих семинаров, курсов повышения квалификации. Он подбирает и разрабатывает средства оценки качеств персонала.
6. Контроль за оформлением документов и ведение документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников. Специалист ведет установленную отчетность по кадровым вопросам. Принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка.
7. Развитие и поддержание корпоративной культуры – оформление сайта внутреннего доступа, на котором размещена информация о персонале компании, дни рождения, планируемые праздники и другие мероприятия. Также специалист оформляет информационный стенд, на котором находятся образцы заявлений, нормативные документы, правила внутреннего распорядка, поздравления с праздниками, план мероприятий и праздников.

 

Процедура отбора и набора персонала проходит следующие этапы:

1. В отдел персонала поступает заявка от начальника отдела о подборе персонала в устной или письменной форме (Приложение 5). Составляется список требований к кандидату.
2. Менеджеры по персоналу начинают поиск кандидатов:

А) внутренний поиск. Рассматриваются кандидатуры работников компании. Уже работающие сотрудники являются более предпочтительными претендентами на вакантную должность.

Б) внешний поиск. Он включает в себя размещение объявлений в газетах “Из рук в руки” и “Все объявления Лесосибирска”, по бегущей строке, на бесплатных тематических сайтах в Интернете. Менеджер также расклеивает объявления в профессиональных училищах (Приложение 3). Процентное соотношение различных источников найма, использованных работающими сотрудниками ООО «Прайм» показано на рисунке 1.

 

 

3. Все звонки от кандидатов поступают специалисту по персоналу, также есть возможность отправить резюме по e-mail и факсу. Формирует единая база резюме на данную вакантную должность.
4. Следующий этап – конкурс резюме. Специалист просматривает все резюме и сравнивает их с должностными требованиями. При отборе обращается внимание на образование, стаж работы, возраст. На этом этапе отказ кандидату не сообщается, он сам должен позвонить и узнать результат.
5. Специалист по персоналу договаривается с отобранными кандидатами о времени проведения собеседования. Кандидат заполняет анкету в отделе кадров. Собеседование проводит специалист по персоналу. На нем может присутствовать руководитель. Если вакантная должность ключевая (например, главный бухгалтер), то кандидат проходит собеседование и с директором.
6. По анкете и резюме кандидата составляется лист внутреннего согласования. Его подписывают руководитель, специалист по персоналу.
7. Кандидат проходит медицинский осмотр по направлению отдела персонала и собирает все необходимые документы.
8. Определяется дата приема на работу – первый рабочий день. В этот день работник приходит к 9⁰⁰ в административный офис в отдел персонала. Пишет заявление о приеме на работу, предоставляет документы – фотографии 3*4 в 2 экземплярах, копия паспорта, ИНН и страхового свидетельства, военного билета, копия документов об образовании, свидетельства о заключении брака и рождения детей, оригинал трудовой книжки, справка о прохождении медицинского осмотра.
9. Ознакомление с нормативными документами – правила внутреннего трудового распорядка, положение о коммерческой тайне, положение о спецодежде, правила делового этикета.
10. Заполняется личная карточка (форма Т-2), подписывается заявление о неразглашении коммерческой тайны, должностная инструкция в 2 экземплярах. При необходимости заключаются договор об индивидуальной материальной ответственности (кассиры, водители), пишется распоряжение о стажировке.
11. Заключается трудовой договор по приказу о приеме на работу.
12. Специалист по персоналу проводит беседу о компании, традициях, существующих в коллективе, рассказывает о dress-code, корпоративных мероприятиях. Вся процедура оформления документов занимает в среднем 3 часа – с 9⁰⁰ до 12⁰⁰.
13. Бригадиром проводится вводный инструктаж для монтажников.
14. Работник приступает непосредственно к выполнению собственных обязанностей. Чаще всего, весь день происходит ознакомление с работой непосредственно на рабочем месте.
15. Данные нового сотрудника заносятся в нормативные документы. Оформляется пропуск для сотрудника.
16. Специалист по персоналу вносит все данные трудовой книжки.

 

 

 

 

 

3.2 Недостатки системы отбора и найма персонала на предприятии ООО «Прайм»

 

В результате анализа системы отбора и найма  персонала на предприятии были выявлены следующие недостатки:

• В компании на начальном этапе подбора персонала подается только заявка на подбор специалиста. Менеджер по персоналу, или руководитель подразделения, не составляет ни карту компетенции, ни квалификационную карту. Тем самым усложняется работа специалиста по персоналу при отборе резюме – в заявке пишутся только общие требования к кандидату, и в результате этого отсутствует более тщательный первичный отбор.
• Отдел по управлению персоналом использует только бесплатные варианты внешнего поиска. Объявления в газетах и по бегущей строке часто приводят к огромному наплыву кандидатов, большинство из которых не обладают требуемыми характеристиками. Разбор заявлений и первичный отбор превращается в длительное и трудоемкое мероприятие для специалиста по персоналу. Обладая только поверхностной информацией о качествах требуемого сотрудника, специалист по персоналу пропускает на следующий этап резюме кандидатов, которые были бы отсеяны составленными заранее картами компетенции или квалификационными картами.
• Работа с высшими учебными заведениями и профессиональными училищами заключается в размещении объявлений на студенческих стендах. Компания не выезжает в учебные заведения. Также отсутствует сотрудничество с будущими выпускниками, заинтересовавшимися организацией.
• Компания не работает с частными агентствами по подбору персонала или с государственными агентствами занятости. Не смотря на то, что, частные агентства обеспечивают достаточно высокое качество кандидатов, их соответствие требованиям клиента и, тем самым, значительно облегчают дальнейший процесс отбора, политикой компании не предусматривается использование платных услуг по подбору персоналу.
• Конкурс резюме проводит специалист по персоналу, основываясь на должностной инструкции и заявке на подбор специалиста. Таким образом, он располагает минимальной информацией. Эффективность и качество работы специалиста по персоналу с собранной базой резюме зависит от того, насколько он осведомлен о специфики предлагаемой работы. На предприятии сложился очень субъективный процесс отбора персонала: не имея разработанного портрета идеального работника, специалист по кадрам ориентируется на свое представление о будущем работнике.
• В компании отсутствует четко сформированная система проведения собеседования. С претендентами на должности, которые не являются ключевыми, чаще всего работает только отдел кадров, то есть начальник отдела не присутствует на собеседовании, полностью полагаясь на профессионализм менеджера по персоналу. Вопросы, задаваемые на собеседовании, неподготовлены заранее, весь процесс интервью проходит спонтанно. Противоположная ситуация сложилась с отбором кандидатов на руководящие должности: претенденты проходят собеседование с менеджером по персоналу, с начальником подразделения.
• Тестирование на профессиональную пригодность проходят только претенденты на должности в технический отдел и отдел бухгалтерии. Отсутствует диагностика различных качеств и характеристик личности (темперамента, аналитических способностей).
• При приеме на работу значительная часть времени тратится на оформление различных бумаг, так как все документы заполняются в трех экземплярах. Поэтому процесс оформления человека в должности превращается в бумажную волокиту.

Выявленные  недостатки указывают на то, что  компания не уделяет достаточного внимания системе отбора и найма персонала.

3.3. Предложения по совершенствованию системы отбора и найма персонала на предприятии

 

Отдел по работе с персоналом должен оптимизировать процедуры принятия решения по отбору персонала, чтобы гарантировать  успех выбора с первой попытки.

1. Прежде чем реформировать систему отбора персонала, существующую на Лесосибирском предприятии ООО «Прайм», необходимо проанализировать работу отдела кадров. Ведь именно этот отдел играет главную роль в формировании кадрового состава компании.
2. Необходимо разрабатывать карту компетенции (профессиональный портрет, портрет идеального сотрудника) для каждой вакантной должности. В этом процессе должны участвовать менеджер по персоналу и руководитель. Именно портрет идеального сотрудника, а не квалификационная карта, значительно облегчит процесс отбора кандидатов на ключевую должность для специалиста по персоналу. При разработке карты можно все требования к претендентам объединять в три группы: профессионализм (образование, опыт работы, профессиональные навыки), социальная компетенция (семейное положение, способность работать в команде, система ценностей), соответствие требованиям корпоративной культуры (предполагает наличие у потенциального сотрудника тех специфических качеств, которые необходимы для эффективной деятельности конкретного подразделения). По сравнению с другими требованиями профессионализм ставится во главу угла, поскольку считается, что, если человек профессионал, то его личностные недостатки меньше влияют на эффективность труда и на отношения с коллективом. Профессиональный портрет необходимо создать на основе не только полной информации о должности, об основных и дополнительных обязанностях, но и людях, с которыми специалист будет взаимодействовать.

Карта компетенции главного бухгалтера отделения (Приложение 5).

3. Для должностей, которые не являются ключевыми, можно разработать квалификационную карту. Ее заполнение занимает меньше времени, чем работа с картой компетенции, и позволит упростить набор таких кадров, как юрист, водитель, консультант.

Квалификационная карта юрисконсульта (Приложение 6).

• Необходимо разработать систему взаимодействия с университетами (для вакантных должностей) и ПТУ (для рабочих вакансий). Особое внимание нужно обратить на Лесосибирский государственный технологический университет, Кафедра экономики и кафедра бухгалтерии. И на профессиональное училище 48, которое выпускает специалистов по монтажу, электрики, водителей всех категорий и др.
• Выезд в учебное заведение, где организация проводит презентацию компании, выступления руководителей и непосредственные ответы на вопросы студентов. Нужно рассказать студентам о том, как много зависит от профессионализма работников.
• Необходимо заключить договор на прохождение производственное практики студентов. Это позволит лучше узнать потенциальных работников.