Механизмы менеджмента и эффективность управления

     Важнейшими  условиями эффективного управления сегодня являются использование  новейших информационных и управленческих технологий, максимальная автоматизация  и компьютеризация деловых процессов. Они позволяют освободить человека не только от тяжелой работы, но и  от выполнения рутинных операций, сковывающих  его творческие возможности.

     Высокая эффективность управления обеспечивается также профессионализмом персонала  и управляющих.

     Значительный  рост эффективности управления достигается  в том случае, когда члены организации  отождествляют ее цели с собственными, активно участвуют в разработке и принятии решений, а это возможно лишь на высокой ступени зрелости как каждого в отдельности, так и коллектива в целом.

     Эффективное управление требует также формирования надежных коммуникаций, позволяющих  своевременно обеспечивать всех участников управленческого процесса необходимой  информацией, поддерживать надлежащий уровень обмена ею, благоприятный  морально – психологический климат.

     Наконец, эффективное управление невозможно без заинтересованности всех участников в его результатах. Этому способствует предоставление работникам права участия  в доходах, собственности.

     Сегодня наряду с эффективностью правомерно ставить вопрос и о качестве управления как способности удовлетворять  потребности организации, ее партнеров  и клиентов на самом высоком уровне.

     Качество  управления формируют:

• Качество труда управленцев;
• Качество организации процесса управления;
• Качество организационной структуры управления (рациональность, соответствие современным требованиям);
• Качество методов управления (экономичность и проч.)
• Качество управленческой информации.

     Путями  повышения качества управления является улучшение методов обработки  информации и принятия решения (ускорение  разработки, совершенствование порядка  доведения, контроля за их исполнением и проч.)

     Высокая эффективность и качество управления позволяют фирме достигать успеха в конкурентной борьбе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2. Практическое задание. 

     "Кадровик. Кадровый менеджмент", 2009, N 12 

     СИСТЕМА МАТЕРИАЛЬНОГО СТИМУЛИРОВАНИЯ

     В ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

     Сегодня во многих современных организациях все чаще обращают внимание на богатый  опыт применения системы управления проектами. Данная система признана многими как один из эффективнейших методов планирования и управления реализацией инвестиционных проектов.

     По  оценкам американских специалистов применение методологии управления проектами обеспечивает высокую  надежность достижения целей проекта  и на 10 - 15% сокращает затраты на его реализацию.

     Словарь управления персоналом. Проект - временное  предприятие, предназначенное для  создания уникальных продуктов и  услуг.

     В первую очередь такой результат  достигается путем консолидации ответственности в руках проектной  команды, в которой четко разделены  полномочия во главе с руководителем  проекта. И не секрет, что для эффективной  работы участников проекта необходима система мотивации и стимулирования персонала, обладающая четким и понятным механизмом. 

     Цели, задачи, критерии системы стимулирования 

     Основными целями мотивации и стимулирования участников проекта должны стать  повышение активности и материальной заинтересованности в успешной реализации проектов в условиях ограничения  по срокам, бюджету и характеристикам  ожидаемого результата (подчас меняющегося  по ходу реализации проекта).

     В большинстве случаев эффективность  проекта зависит от исполнения сроков его реализации, поэтому данный критерий в системе мотивации должен иметь  первостепенное значение. Другой не менее  важной задачей является объективная  оценка и отладка механизма учета вклада каждого участника проекта.

     Эффективной проектной деятельности способствует профессиональная предпроектная подготовка, заключающаяся в анализе и расчетах всех необходимых условий и ресурсов для реализации проекта. На этапе предпроектной подготовки:

     - осуществляется сбор всей необходимой  информации и документации для  реализации проекта;

     - проект распределяется на отдельные  этапы, те, в свою очередь, распределяются  на отдельные работы;

     - каждому этапу проекта определяются  конкретные сроки завершения;

     - определяются профессиональные  направления и конкретные исполнители,  за которыми закрепляются этапы  проекта (или отдельные работы  на этапах), производится подбор  персонала;

     - определяется стоимость (бюджет) проекта и всех его этапов;

     - рассчитываются экономическая плановая  эффективность, прибыль от реализации  проекта, оцениваются риски;

     - определяется размер премиального  фонда за реализацию проекта  как часть общего бюджета проекта;

     - разрабатывается и утверждается  система материального стимулирования  для каждого участника проекта  (распределение премиального фонда).

     Для того чтобы этап предпроектной подготовки перешел в этап реализации проекта, необходимо учитывать, что бюджет проекта может корректироваться на всех этапах реализации. Предварительная оценка, произведенная на начальном этапе, отличается от реальной стоимости в пределах от -25% до +75%. В процессе реализации проекта делаются корректировки - расчет бюджет проекта производится уже с точностью от -10% до +25%. И, наконец, к моменту выработки согласованного бюджета его значение не должно быть более 10% и менее 5% от реального бюджета проекта.

     В таких условиях система материального  стимулирования должна соответствовать  следующим критериям:

     - ориентация и нацеленность на результат, т.е. система нацелена на достижение конечных целей проекта;

     - зависимость от сложности проекта - проекты, несущие в себе элемент риска, должны быть более мотивационно-привлекательными для участников. Также на размер вознаграждения должны влиять: функциональная роль участников в проекте, время занятости участников в проекте, результативность деятельности (качественное и своевременное выполнение работ по проекту);

     - периодичность - премирование должно иметь периодичный характер и быть привязано к окончанию проекта (этапа проекта). При этом не следует премиальную часть разбивать пропорционально множеству этапов проекта, а отнести значительную долю выплат на этап завершения всех работ по проекту;

     - информированность участников проекта - реализация проекта должна обязательно сопровождаться информированием всех заинтересованных лиц о содержании проекта, технологии его реализации, сроках, ответственности, системе мотивации;

     - прозрачность - система мотивации должна быть понятна всем участникам проекта, вознаграждение должно быть адекватно трудовому вкладу и следовать за достижением результата без значительных временных задержек;

     - сбалансированное сочетание субъективной и объективной оценки деятельности - система стимулирования должна быть максимально независимой от субъективных оценок заказчика или руководителя проекта и основываться на расчетах объективных данных, выраженных в натуральных показателях (штуках, минутах, килограммах, метрах, квадратных метрах, рублях и т.д.).

     С учетом перечисленных критериев  систему материального стимулирования целесообразнее рассмотреть в виде программы мотивационных мероприятий, выполняемых в период предпроектной подготовки и направленных на стимулирование участников проекта к максимально эффективному выполнению работ по проекту. Данная программа будет включать в себя:

     1) цели (к чему необходимо стимулировать  участников проекта);

     2) охват (категории сотрудников  и проектов, в которых они принимают  участие);

     3) срок действия (конкретный срок - полгода, год);

     4) формирование премиального фонда  по проекту (бюджет программы  мотивации);

     5) разработку механизма расчета,  процедуры оценки показателей  и систему поощрений и взысканий  за выполнение работ.

     Чаще  всего целью мотивации и стимулирования является повышение эффективности  при сохранении необходимого уровня качества. К примеру, для руководителя проекта качественным показателем  является достижение целей проекта, эффективностью - снижение сроков выполнения работ и экономия бюджета проекта, в то время как для участников проекта качеством будет соблюдение требований к результатам, а эффективностью - снижение трудозатрат на выполнение работ по проекту. 

     Участники проекта 

     Формирование  проектной команды сводится к  включению в выполнение проекта  всех специалистов, необходимых для  качественного и эффективного выполнения работ. Поэтому большую роль играет качество подбора специалистов по их профессионально-квалификационным характеристикам, опыту, личностным качествам. Персонал, задействованный в проекте, можно условно классифицировать, исходя из ролей участников проекта (инициатор, разработчик, руководитель проекта, исполнители). Процесс формирования проектной команды можно представить в следующей последовательности действий:

     - инициатор определяет целесообразность  и экономическую эффективность  реализации проекта и организует  проведение предпроектной подготовки разработчиками;

     - разработчики осуществляют работы  по всем направлениям проекта  (расчет бюджета, распределение  и планирование работ по этапам, определяют потребность в персонале,  готовят всю необходимую документацию  для открытия проекта) и защищают  проект перед инициатором и/или  владельцем бизнеса;

     - руководитель проекта формирует  календарный план в соответствии  с утвержденным графиком работ,  определяет роли по квалификации  и опыту участников проекта,  а также их трудозатраты (занятость  в проекте);

     - руководитель проекта организует  разработку системы материальной  мотивации для исполнителей конкретных  работ по проекту;

     - руководитель проекта готовит  согласованную с руководителями  подразделений заявку на необходимый  ему персонал;

     - руководители структурных подразделений  после выделения персонала вносят  корректировки в свои планы  и статусы выделенных в проект  сотрудников, а руководитель проекта  формирует задания исполнителям  и знакомит их с системой  материальной мотивации. 

     Премиальный фонд 

     В основном проекты бывают определенными (определены смета затрат и размер прибыли от реализации проекта) и  неопределенными (определена смета затрат, но прибыль от реализации проекта будет рассчитана исходя из периода окупаемости, т.е. через прогнозируемый промежуток времени). К определенным проектам относятся проекты по приобретению, развитию и последующей реализации активов (девелоперские проекты, строительство, покупка бизнеса), к неопределенным - открытие офисов, филиалов компании, IT-проекты. Формирование премиального фонда для реализации определенных и неопределенных проектов имеет некоторые отличия. В первом случае премиальный фонд рассчитывается как процент от планируемой прибыли от реализации проекта плюс процент от экономии затрат. Во втором случае сумма рассчитывается на основе окупаемости за счет доходов, полученных в прогнозируемом будущем. В обоих случаях известна смета затрат, поэтому частично величина премиального фонда будет складываться из одних и тех же статей, за исключением в первом случае прибыли от реализации проекта, а во втором - утвержденной суммы, достаточной для мотивации участников проекта. Процент от прибыли по проекту зависит от его важности и значимости (по срокам, бюджету, прибыли, сложности реализации, планируемой эффективности). Связать оценку важности и значимости с конкретной величиной процента от прибыли без субъективной оценки заказчиком невозможно. Таким образом, величина премиального фонда для определенных проектов может быть рассчитана следующим образом: