Кунгурская машинно- техническая станция

     Пути улучшения функциональной деятельности административно-управленческого персонала можно предложить следующие:

1.      В первоочередном порядке разработать и утвердить Положения об отделах, исходя из утвержденного штатного расписания и задач, стоящих перед предприятием.

2.      Уточнить должностные инструкции руководящих работников и специалистов, в обязательном порядке предусмотреть разделы: Общие положения, Права, Ответственность, особое внимание обратить на разграничение полномочий.

3.      Ужесточить контроль за выполнением должностных обязанностей специалистов, предусмотренных в служебных инструкциях.

4.      Не реже одного раза в год производить расчет потребности инженерно-технических работников и служащих.

     На предприятии необходимо ввести ежегодную аттестацию управленческого персонала. Ее лучше всего производить в конце года. Аттестация должна включать оценку труда и оценку персонала. Оценка труда направлена на сопоставление содержания, качества и объема фактического труда с планируемым результатом труда, который представлен в технологических картах, планах и программах предприятия. Оценка труда дает возможность оценить количество, качество и интенсивность труда. Оценка персонала позволяет изучить степень подготовленности работника к выполнению именно того вида деятельности, которым он занимается, а также выявить уровень его потенциальных возможностей для оценки перспектив и роста.

Результатами аттестации должны являться:

-         установление соответствия оцениваемого работника занимаемой должности;

-         оценка результативности труда работника и его профессионального поведения;

-         формирование рекомендаций руководителя оцениваемому работнику по совершенствованию его деятельности и профессионального поведения;

-         разработка перспектив служебного развития оцениваемого работника.

     В качестве рекомендаций можно предложить следующие правила, которыми следует руководствоваться при передаче полномочий и отдаче распоряжений.

1.       Правило наименьшего действия. Всякое действие должно совершаться с минимально возможной затратой ресурсов. Начиная проектировать какое-либо действие, прежде всего нужно попробовать вообще  от него отказаться.

2.       Правило заинтересованности исполнителя. Условием для действительного исполнения проектируемого действия является заинтересованность исполнителя в его своевременном и качественном исполнении.

3.       Правило двойного контроля. По любому действию должен быть контроль. Действия контролеров должны в свою очередь контролироваться.

4.       Правило постфактического контроля. Контроль за правильностью однотипных, постоянно повторяющихся действий, выполняемых постоянными исполнителями, должен проводиться не в процессе исполнения, а по результатам, с возложением максимальной ответственности на исполнителя.

5.       Правило необходимой квалификации. Выполнение действий должно поручаться такому исполнителю, который обладает квалификацией для его исполнения.

6.       Правило информированности. Выполнение действия должно поручаться тому исполнителю, который получает информацию, необходимую для исполнения. Или наоборот, информация, необходимая для исполнения действия, должна направляться тому, кому поручается его исполнять.

7.       Правило необходимой производительности. Выполнение действия должно поручаться тому исполнителю, который обладает реальной возможностью выполнять его выполнять его в требуемое время.

8.       Правило работы по горизонтали. При выполнении рутинных работ, постоянно входящих в круг обязанностей данного работника, он обязан взаимодействовать с исполнителем всего уровня в подразделениях-смежниках, информируя руководителя только о результатах.

9.       Правило управления по отклонениям. Руководитель вышестоящих (над исполнителем) уровней вмешивается в ход работы только при наличии отклонений, не устраненных исполнителем самостоятельно.

10.  Правило управления по статистике. Информация по статистике производства  за длительный период для принятия управленческих решений важнее, чем сиюминутная информация о состоянии производства.

11.  Правило единства источника первичной информации. Если в разных подсистемах  или задачах управления используется один и тот же первичный показатель, то должен быть только один источник первичной информации – один документ, один человек, одна должность, один автоматический прибор и т.д.

12.  Правило совмещения ручных и машинописных документов. Если с ручного документа ведется передача на машинный носитель, то необходимо стремиться получать данный документ в качестве машинного протокола регистрации.

13.  Правило проходных документов. Первичные документы должны выписываться в минимальном количестве экземпляров. Службы, использующие первичные документы для отметок в контрольных журналах, ведомостях, картотеках, для проверки табуляграмм, должны передавать первичные документы дальше в порядке подотчетности, хранить в архивах первичные документы должны только конечные контролирующие подразделения (бухгалтерия,  иногда другие службы).

14.  Правило обзорности документов, предназначенных для руководителя. Аналитические отчетные документы, предназначенные для руководителей, должны конструироваться таким образом, чтобы давать руководителю возможность не вчитываться детально, а сразу же выносить оценочные суждения типа «хорошо», «плохо», «хуже» и т.д.

15.  Правило централизации дефицитных ресурсов. Централизация управления любым видом ресурсов должна быть прямо пропорциональна его дефицитности.

16.  Правило использования автономии. Люди всегда стремятся сами определить порядок своей работы. Поэтому полезно не регламентировать детально их действия, а создать условия для того, чтобы они сами находили  рациональные пути в организации работы.

17.  Правило стандартизации решений. По мере увеличения числа документально оформленных технологических процессов управления необходимо отдавать предпочтение стандартным решениям везде, где это не противоречит остальным правилам.

18.  Правило системной увязки решений. Каждое решение по технологии  управления должно быть проверено на наличие связи и непротиворечивости с ранее принятыми решениями по другим процессам (процедурам) управления и даже по другим  подсистемам.

19.  Правило надежности исполнителей, технических средств, способов хранения информации. Каждое проектируемое действие должно быть проверено на надежность по исполнителям, по техническим средствам, по способам хранения информации.

3.2 Информационное обеспечение работников управления

     В процессе управления руководители и специалисты постоянно имеют дело с информацией как необходимым средством выработки управленческих решений и их реализации. Производительность труда и его качество во многом зависят от своевременного получения и передачи необходимой информации.

     Информационное обеспечение руководителей и специалистов заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных решений.

     Информационная технология – это система методов и средств получения, передачи, обработки, хранения и распространения информации. По сути под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т.п.), способы их взаимодействия, а также определенные методы организации работы с информацией.

    Информация очень разнообразна по содержанию и в зависимости от вида деятельности, в которой используется, может классифицироваться (правда довольно условно) как научная, производственная, экономическая, юридическая, статистическая и т.д. Каждый из видов информации имеет свою смысловую ценность, требования к точности, достоверности и оперативности отражения фактов, определенные формы представления и фиксации на физическом носителе, а следовательно, и свои технологии обработки.

   Для современного управления предприятием, упрощении учета и анализа производственной деятельности, так же необходимо внедрение и использование вычислительной техники с новейшим программным обеспечением, что в свою очередь снижает производственную нагрузку и высвобождает больше рабочего времени для решения дополнительных задач, проблем предприятия.

    К преимуществам  внедрения ЭВМ можно отнести: автоматизацию управленческого труда на основе использования информационной технологии; повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повышения качества используемой информации; создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах. Так же своевременное удовлетворение потребности руководителя и специалистов в необходимой ему информации определенного характера, содержания и объема, создание и использование банков данных; определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию; координация всех работ по информационному обслуживанию; автоматизированная обработка и выдача документов и текстовой информации.

     Основными недостатками в организации информационного обеспечения руководителей и специалистов на предприятии является следующее: несвоевременность получения и передачи информации, многочисленность различной документированной и недокументированной информации, дублирование. Все это играет немаловажную роль для предприятия. Документооборот в хозяйстве должен быть оперативным. Важной мерой упорядочения информационного обеспечения является четкое распределение обязанностей, прав и ответственности должностных работников по информационному обеспечению процессов управления и ведению делопроизводства.

                                                Заключение

Управление — один из главных факторов делового успеха органи­зации. Достижение стратегических целей организации, т. е. ее делового успеха, в большой степени зависит от предпринимательских и личностных качеств руководителей-менеджеров.

Всю работу по управлению можно разделить на две части:

1) управление деятельностью предприятия;

2) управление людьми (персоналом).

Для эффективного управления людьми и организацией руководи­тель должен иметь:

1.      широкое общее представление о положении дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования;

2.      чуткость к ситуациям внутри и вне предприятия;

3.      творческий подход и умение мотивировать себя и персонал;

4.      желание и способность сотрудничать;

5.      понимание результатов, умение планировать и выполнять планы;

6.      способность идти на риск;

7.      способность принимать решения;

8.      готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

В повседневной работе руководитель должен постоянно (а не слу­чайно) получать результаты, иметь личный план работы, четко пла­нировать деятельность подчиненных, делегировать им необходимые права и ответственность, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т.д.

На протяжении последних 100 лет место управление персоналом в системе менеджмента многократно изменялось. Наряду с этим пересматривались взгляды, подходы и теоретические базисы учёных и практиков, работавших в этой сфере.    Совершенствование производственных, информационных и управленческих технологий, а также глобальная переоценка индивидуальных и общечеловеческих ценностей позволили наиболее близко подойти к решению центральной проблемы человечества: преодолению противоречия между человеком и организацией, т. к. сила организации, прежде всего в человеческом капитале.

   Осуществление радикальных реформ, как правило, связано с определённой дегуманизацией отношений между людьми, включёнными в различные системы управления. Ситуация в России – не исключение. Тем не менее, преодоление возникающих на этом этапе кризисов невозможно без отказа от игнорирования проблем отношения с персоналом, от желания манипулировать кадрами. И всё более управление персоналом признаётся одной из наиболее важных сфер жизни организации, способной многократно повысить её эффективность, а само понятие «управление персоналом» рассматривается в достаточно широком диапазоне: от экономико-статистического до философско-психологического.

   Одного осознания возможности решения проблемы недостаточно, чтобы она была решена, в самом деле. Необходимо ещё и знание о том, как это сделать, умелое (практическое овладение соответствующими навыками) и уместное (адекватность используемого метода ситуации в организации) использование соответствующих технологий и методов управления персоналом.