Коммуникации

       Между менеджерами выработалась тенденция сообщать вышестоящим руководителям только положительную информацию. желание сообщать только хорошие новости или же то, что руководитель хочет услышать. также приводит к искажению реальной информации.

       В настоящее время потоки информации столь велики, что может

произойти перегрузка информационного канала. Одновременная переработка информации и необходимость вести информационный обмен  
приводят к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он отсеивает ту информацию, которая ему кажется менее важной. Но это личная точка зрения. У другого руководителя она может оказаться иной.

       Преградой в эффективности коммуникационного процесса может выступать и неудовлетворительная структура организации, определяется как логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Но структуры создают люди, а логика у различных людей разная. Если взаимосвязь структурных элементов продумана плохо, уменьшаются возможности эффективного управления.

         Чем больше уровней управления, тем большая вероятность информационных искажений в связи с корректировкой и фильтрацией сообщений на каждом уровне.   Отрицательное влияние на коммуникационный процесс могут оказывать плохие отношения между подразделениями предприятий, а также конфликтные ситуации между ними и отдельными работниками.

       Объемы информационных потоков регулируются только в тех случаях, когда руководители Различных уровней хорошо себе подставляют, какая информация необходима для эффективного управления и что значит "слишком мало" или "слишком много" в информационном обмене. Информационные потоки поставлены в прямую зависимость от целей, понимаемых решений и способа оценки работы руководителя или руководимого им подразделения, поэтому на различных  
уровнях  управления требуются разные объемы информации.

       Управленческие  действия не ограничиваются только регулированием информационных потоков. Применяются также непосредственные контакты с одним или группой подчинённых для обсуждения производственных вопросов. Те же вопросы могут обсуждаться на общих собраниях коллектива подразделения или еженедельных совещаниях.

       Как и в межличностном обмене информацией, в организационных

коммуникациях огромное значение имеют системы обратной связи, которые являются частью контрольно - управленческой информационной системы. Примером обратной связи может быть направление представителей отделов и служб для обсуждения отдельных вопросов  
в подразделения организации или командировки этих представителей на другие предприятия и в организации. Подобным образом руководитель организации или её подразделения может посетить цех или производственный участок, чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. в данном случае он преодолевает разрыв между собой и подчинёнными. В качестве варианта обратной связи может быть использован опрос работников, который проводится лично или по опросным листам, по заранее продуманной системе или без неё.

       Для улучшения процесса поступления информации на верхние

уровни  управления применяется система сбора предложений. предусматривается, что подавать идею по совершенствованию любого управленческого решения может каждый работник предприятия. На многих предприятиях устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке. Недостатком такого способа является то, что  
предложения не всегда рассматриваются, а если рассматриваются, то  
принятые предложения не стимулируются.

       Более эффективный способ-это адресные предложения с гарантией стимулирования. иногда предприятия устанавливают телефонную  
связь для подачи предложений или вопросов, а ответы печатаются  
в специальных бюллетенях. Вопросы имеющие взаимный интерес, могут обсуждаться на встречах группы работников и менеджеров.

       Крупные организации практикуют выпуск ежемесячных бюллетеней с информацией по совершенствованию Управленческих отношений и перспектив развития организации.

       Важным современным средством информационного обеспечения

является  видеозапись. Видеоленты демонстрируют раз в квартал. Они  
содержат как производственную, управленческую,так и финансовую  
информацию и позволяют работникам формировать собственное мнение об отдельных  руководителях и организации в целом. 

1.4. Развитие информационных технологий. Их роль в совершенствовании  коммуникационного процесса. 

       Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий.

       Развитие  информационных технологий - переход от технологии обработки данных и технологиям обработки знаний.

       Новые информационные технологии включают:

    -новые  технологии обработки информации на основе персональных компьютеров /ПЭВМ/ и, специализированных Рабочих мест;

    -Новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;

    -технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;

    -новые  технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными -формами представления моделируемых ситуаций

       Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно - коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

       О широких возможностях -новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения.

    Функции новых информационных технологий следующие:

     - общая обработка документов, их верификация и оформление;

    -локальное  хранение документов;

    -обеспечение  сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документами;

    -поддержка, способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места;

    -электронная почта;

    -персональная  обработка данных;

    -составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

       -обмен  информацией между базами данных;

       -ведение  персональных, баз данных;

       -управление ресурсами;

       -контроль исполнении;

       - контроль автоматической корреспонденции;

       -поддержка  технического и профессионального инструктажа служащих;

       -передача  данных;

       -обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

       -моделирование решение и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений;

       -автоматизированное бучение;

       -служба  консультаций;

       -обмен локальной и персонализированной информацией;

       -служба  видеотекста;

       -обмен  и интеграция программных средств;

       -перенос  документов с одного носителя на другой;

       -полиграфическое оформление документов;

       -телефонные  и телевизионные совещания;

       -групповой  контакт через терминалы.

       Информационная  технология - система методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации

       Каждая  из перечисленных в определении информационной технологий фаз преобразования; и использования информации Реализуется с помощью специфической технологии. в этом смысле мы можем говорить об информационной технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации.

       Информационные, технологии реализуются в автоматизированном и традиционном; /бумажном/, видах. Обьем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

       Новая информационная технология /компьютерная информационная технология/ - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Инструментарием новой информационной технологии является один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет постичь поставленную пользователем цель.

       Таким oбpaзoм, автоматизиpoваннaя информационная технология состоит из технических устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых- в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации. 
 

Основные  характеристики новых информационных технологий.   Таблица 2.

методология	Основной  признак	результат
Принципиально Новые средства Обработки информации	«встраивание» в технологию управления	Новая технология коммуникаций
Целостные технологические системы	Интеграция  функций специалистов и менеджеров	Новая технология обработки информации
Целенаправленные  создания, передача, хранение и отображение  информации	Учет закономерностей  социальной среды	Новая технология принятия управленческих решений

 
 

       Если  paссматривать весь жизненный цикл информационной системы, то под автоматизированными; информационными технологиями понимают совокупность методологий и технологий проектирования информационных систем, базовых программных, аппаратных и коммуникационных платформ, oбeспeчивaющиx весь жизненный цикл информационных систем и их отдельных компонентов - от проектирования до утилизации.

      Цель  любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость  
процессов использования информационного ресурса, надёжность и  
оперативность процесса обработки информации, качество получаемой  
информации.

      Появление больших производственных ЭВМ позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования "электронной" или "компьютерной " технологии. известно, информационная технология управления должна содержать как минимум три важнейших компонента обработки информации: Учёт, анализ и понятие решений. Эти компоненты Реализуются в "вязкой " среде - бумажном "море" документов, которое становится с каждым годом всё более необъятным.

      Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини-и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. при этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляются удобными интерфейсами "человек - ЭВМ", не требующими специальной подготовки /диалоги на естественном языке, Речевой ввод-вывод информации и т.п./. Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

      Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную  
деятельность, организационно -технологические процессы. Вce большая  
часть работ пои составлении планов передается компьютеру. При  
этом существенно повышается качество планов, разработанных с  
использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления.