Исследование системы управления персоналом и принципов ее построения

Офис менеджер регистрирует заявку на подбор персонала в «Журнале регистрации заявок на подбор персонала» «Журнал»).  Лицо, подавшее заявку, ставит отметку о подаче заявки в Журнале. Помощник руководителя в течение  одного рабочего дня передает заявку в отдел персонала, о чем сотрудник  отдела персонала ставит отметку  в Журнале. Заявки на подбор персонала  поданные не в соответствии настоящим  положением к рассмотрению не принимаются.

Срок выполнения Заявки - 1 месяц со дня подачи. Днем подачи заявки считается день передачи заявки офис менеджером в отдел персонала. Сроком исполнения считается дата устройства на работу принятого сотрудника (на основании приказа о приеме на работу).

В исключительных случаях  специалисты могут быть приглашены на собеседование в офис, если они  проживают за пределами г. Барнаула.

2. Положение о прохождении испытательного срока ООО «Первая помощь»

Настоящее положение регулирует порядок работы сотрудников ООО  «ПЕРВАЯ ПОМОЩЬ» на период прохождения  ими испытательного срока и принятия решения о прохождении/не прохождении  или продлении испытательного срока.

При поступлении на работу в компанию для лица, принимаемого на работу, руководством Компании установлен испытательный срок.

Испытательный срок устанавливается  с целью проверки соответствия сотрудника требованиям, предъявляемым компанией  к своим работникам, а также  с целью дать возможность сотруднику познакомиться с корпоративной  культурой компании, характером и  особенностями работы с целью информирования лояльности и принятия им взвешенного решения о дальнейшей работе в компании.

Испытательный срок составляет три месяца, в случаях предусмотренных  законодательством он может быть продлен до шести месяцев. В период прохождения испытательного срока  сотруднику назначается Наставник, которым является непосредственный руководитель сотрудника либо иное лицо, указанное руководителем. Наставник  назначается Директором розничной  сети в случае, если сотрудник принимается  для работы в аптеке, и Генеральным  директором (Коммерческим директором), в случае, если сотрудник принимается  для работы в офисе организации. Наставник совместно с Руководителем  отдела персонала составляют программу  прохождения испытательного срока, которая расписывается по дням, неделям, месяцам, в зависимости от должности  и может корректироваться в течение  этого срока. Программа утверждается директором, назначившим наставника в день выхода сотрудника на работу.

Менеджер по персоналу  еженедельно отслеживает сроки  адаптации принятых сотрудников, формирует  список сотрудников с указанием  сроков адаптации на следующую неделю и передает его руководителю отдела персонала.

В случае, когда кандидат не удовлетворяет требованиям компании или должности, принимается решение  о корректировании программы  испытательного срока или об увольнении сотрудника по ст.71 ТК РФ, как не выдержавшего испытание.

За пять дней до окончания  испытательного срока Наставник  совместно с назначившим его  директором проводит зачет - собеседование  с сотрудником по программе испытательного срока. Зачет считается принятым, если оценка по каждому из критериев  составляет не менее 3-х баллов. Если оценка ниже, то сотрудник считается  не прошедшим испытательный срок.

3. Положение об обучении  ООО «Первая помощь»

Положение об обучении персонала  определяет цели, задачи обучения, основные виды обучения, порядок взаимодействия структурных подразделений, ответственность, полномочия и обязанности сотрудников  при организации обучения персонала аптечной сети, для обеспечения профессионального роста сотрудников и оптимизации расходов аптечной сети на обучение. Отдел персонала отвечает за планирование, организацию, расходы и контроль процесса обучения.

Планы обучений составляются на месяц, квартал, год. Планирование обучения происходит:

• при возникновении потребности в обучении в связи с изменением стратегии компании, структуры, стандартов работы;

• на основании заявок руководителей подразделений компании;

•         на основании результатов аттестации;

• на основании заявок сотрудников розничной сети (заявка сотрудника должна быть утверждена непосредственным руководителем).

Планирование обучения происходит ежемесячно на основе заявок на обучение от руководителей подразделений  в отдел персонала. Подача заявок осуществляется до 15 числа каждого  месяца.

Руководитель отдела персонала  составляет план обучений на месяц  не позднее 20 числа предыдущего обучению месяца и подает на утверждение Генеральному директору. Не позднее одного дня  после утверждения Руководитель отдела персонала знакомит с планом обучения руководителей подразделений. В плане обучения на месяц прописывается  дата проведения обучения, тема, время  обучения, категория обучаемого персонала  и место его работы.

План обучения на месяц  доводится до Администратора Учебного центра и Тренинг - менеджера до 22 числа предыдущего обучению месяца. Не позднее одного дня после получения  плана обучения Тренинг-менеджер формирует  списки обучающихся, согласовывает  с ДРС и передает Администратору Учебного центра.

Администратор Учебного центра подает Руководителю отдела персонала  сметы для бюджета (оплата гостиницы, суточные, проезд, питание) до 24 числа  предыдущего обучению месяца.

Семинары по ассортименту, тренинги по продажам проводит тренинг- менеджер сети.

Для обучения регламентам, бизнес-процессам  Руководитель отдела Персонала привлекает руководителей подразделений.

Данные положения в целом опираются на ряд основополагающих принципов, определяющих построение системы управления персоналом в ООО «Первая помощь», а именно:

      * Ориентируют сотрудников отдела персонала на целенаправленное осуществление функций в соответствии с целями производственной деятельности предприятия;

      * Положения выделяя следующие подсистемы:

      * подсистему  планирования;

      * подсистему  управления наймом и учета  персонала;

      * подсистему  управления развитием персонала;         

Положения опираются на принцип первичности функций управления персоналом.

Таким образом, в построении системы управления персоналом в организации не учтены другие принципы.

Об этом свидетельствует  то факт, что в компании нет Положения об отделе персонала .  В локально-нормативных актах отсутствует принцип оптимального сочетания интра и инфра функций управления персоналом. Основное внимание в документах уделено функциям направленным не на развитие системы управления персоналом, а на инфра функции, т.е. функции управления персоналом.

Иными словами, ограничивается роль отдела персонала рамками традиционного подхода.

В положениях нет разделов, которые бы отражали такие частные принципы как демократизация работы с кадрами и учет психологической совместимости при формировании первичного коллектива, изучение и совершенствование социальных процессов в коллективе, совершенствование организации труда и его стимулирование.

Это означает также, что в  структуре отдела персонала не определено место таким подсистемам как подсистема управления социального развития и подсистема управления мотивацией труда.

Однако, анализ принципов построения системы управления персоналом в   ООО «Первая помощь» показал, что выполнение данных функций руководителем отдела персонала значительно затруднено, так как основные должностные обязанности предполагают большой объем работы связанной с осуществлением руководства отделом , документооборота, осуществления контроля за исполнением руководителями подразделений законодательных актов и постановлений, приказов, распоряжений руководителей предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

 Следовательно, основные  принципы управления персоналом  со стороны руководителя отдела персонала  предполагает использование в основном административных методов.

В результате исследования локально-нормативных актов компании и должностных Инструкций сотрудников отдела персонала были сделаны следующие выводы:

В компании отсутствует комплексная система службы управления персоналом;

Отдел персонала является самостоятельным функциональным подразделением в линейно-функциональной системе управления организацией.

Регламентация деятельности отдела персонала и его работников осуществляется на основе локально-нормативных актов компании и должностных инструкций, которые разработаны в соответствии с Уставом компании и нормами трудового законодательства Российской Федерации.

Локально-нормативные акты отражают принципы построения системы управления персоналом, среди которых принцип обусловленности функций управления персоналом целям производства; принцип первичности функций управления персонала; принцип потенциальных имитаций, предполагающий замещение временно отсутствующего руководителя работником этого же уровня управления. Принцип экономичности находит свое отражение в значительной экономии затрат на систему управления персоналом.

Положение об отделе персонала не предполагает наличие в системе управления персоналом следующих подсистем: подсистему управления социальным развитием, подсистему мотивации и стимулирования труда персонала, подсистему условий труда.

Особая роль в управлении персоналом в  компании отводится руководителю отдела пермонала, на которого возложены многочисленные функции, предусмотренные отсутствующими подсистемами, что значительно увеличивает и усложняет его деятельность.

Исходя из вышеизложенного следует, что в ООО «Первая помощь» необходимо обратить серьезное внимание на проблему формирования и развития комплексной системы управления персоналом с учетом закономерностей и принципов, разработанных современным менеджментом.

 

2.3 Предложения  по совершенствованию принципов  построения системы управления  персоналом в ООО «Первая помощь»

 

Исходя из концепции развития ООО «Первая помощь» следует вывод о расширении деятельности организации на ближайшую перспективу. Это означает, что компания продолжит стабильную работу  и выйдет  на новый этап в сфере предоставления фармацевтических услуг. В концепции определены перспективы развития сети до 2015 года. Следовательно , организации потребуется дополнительные кадровые ресурсы: руководители новых служб (менеджер по развитию) , специалисты с высшим и средним фарм.образованием, вспомогательный персонал. В этих условиях должна быть пересмотрена концепция работы  службы персонала компании. Учитывая то, что кадровая служба организации представлена самостоятельным функциональным подразделением – отделом персонала - работа которого построена на традиционном подходе, концепция должна содержать положения, определяющие направления развития системы управления кадров. Компании предлагается совершенствовать организационную структуру системы управления персоналом следующим образом:

Отдел кадров

Отдел подготовки кадров

Отдел психологии труда

Отдел научной организации  труда

Отдел труда и заработной платы 

Отдел социальной информации

Усовершенствованная организационная  структура ООО «Первая помощь» предполагает интеграцию в одном месте управленческих функций, что позволит администрации реально управлять таким важным ресурсом как персонал компании и решать сложные задачи повышения эффективности производства. Наибольшие усилия всех представленных кадровых служб должны быть направлены на совершенствование трудовых отношений, подбор кандидатов на вакантные должности, разработку и реализацию учебных программ и программ социального развития, а также организацию заработной платы. При этом далеко не во всех случаях они могут принимать соответствующие решения без учета мнения и рекомендаций линейных руководителей. Таким образом, при таком подходе построения системы управления персоналом будут преобладать не учетные (канцелярские), а содержательные аналитические аспекты деятельности. Необходимо уделить внимание повышению профессионального уровня специалистов кадровых служб. Учитывая специфику данного предприятия и необходимо обратить особое внимание на наличие в составе службы управления персоналом отдела психологии и труда. Это имеет еще значение и по той причине, что в организации практически не используются социально-психологические методы управления персоналом. Следует обратить внимание на то, что в практике управления персоналом преобладают принципы управления персоналом, а не принципы построения системы управления персоналом. Такой принцип построения системы управления персоналом как прогрессивность системы может быть реализован путем перестройки работы кадровой службы. Соответственно следует учесть при формировании системы и принцип прогрессивности, комплексности и оперативности. Выше предложенная структура системы управления персоналом базируется в первую очередь именно на этих принципах. Что, касается совершенствования методов управления персоналом администрации, следует обратить внимание на более широкое использование экономических рычагов воздействия. В компании экономические методы воздействия используются крайне недостаточно и выражаются лишь в системе поощрений и премирования работников персонала, причем критериями определено, в основном, добросовестное исполнение профессиональных обязанностей. Экономические способы воздействия должны мотивировать и стимулировать трудовую активность персонала, поэтому их необходимо применять комплексно в сочетании социально-психологическими методами. Прежде всего, организации необходимо проводить социально-психологический анализ и социально-психологическое планирование, направить работу на социальное и моральное стимулирование, установить систему моральных санкций и поощрений. Это позволит не только стимулировать трудовую деятельность, но и создать особую систему взаимоотношений в коллективе, наиболее полно удовлетворять социальные и культурные потребности персонала.