Исследование системы управления персоналом и принципов ее построения

По своей сути делегирование - способ сделать работу руками других. Это прием сильного руководителя. Полномочия делегируются так далеко вниз, как это возможно. Полномочия делегирует только руководитель для своих подчиненных до того уровня, на котором находится его компетентность и информация для принятия решения. При делегировании полномочий руководитель:

- делегирует обязанности  (устанавливает);

- определяет права;

- определяет уровень ответственности  при выполнении полномочий²¹.

Преимущества делегирования  полномочий:

- возможность заниматься  задачами, требующими личного участия  руководителя;

- сосредоточение на стратегических  задачах и перспективных планах  развития предприятия;

- делегирование - лучший  способ мотивации творческих  и активных работников;

- делегирование - лучший  способ обучения;

- делегирование - как способ  профессиональной карьеры²².

Принцип делегирования полномочий будет эффективен, если:

- подчиненные действительно  знают и понимают, какие новые  обязанности переданы им. Утвердительный  ответ сотрудника на вопрос, все  ли понятно ему, не всегда  бывает правдивым: он может  заблуждаться, а может бояться  признаться, что не все понял;

- сотрудник подготовлен  к выполнению новых функций  заблаговременно, есть уверенность  в его способности выполнить  задание и обеспечено действие  механизма стимулирования и мотивации;

- подчиненный не будет  получать «ценных указаний» от  другого начальника через голову  своего непосредственного руководителя;

- исполнитель знает свои  права и обязанности без каких-либо  неопределенностей;

- исполнитель свободен  в своих действиях: чем менее  заметно участие руководителя  в выборе путей реализации  поставленных задач, тем лучше;

- исполнитель уверен в  своем праве идти на продуманный  риск и в праве совершения  ошибок. Это важно и как способ  борьбы с рутиной и косностью  в деятельности аппарата управления;

- будут установлены конкретные  цели и сроки выполнения задания;

- подчиненный будет правильно  понимать необходимость контроля  хода выполнения и давать объективную  информацию об отклонении от  плановых показателей;

- исполнитель понимает, что  он не только имеет право  принимать оперативные решения,  но и обязан применить его  в случае необходимости²³.

Важность принципа делегирования  полномочий особенно растет в условиях доминирования экономических методов  управления, реализация которых практически  невозможна без самостоятельности  и творческой инициативы исполнителей.

Принцип соответствия

Определить соответствие работника занимаемой должности - задача не из легких. Необходим опыт и умение отделить профессиональные деловые  качества от словесной мишуры и внешней  помпезности сотрудника. Чаще всего  люди пытаются откусить больший кусок, чем могут проглотить, ведь обычно человек весьма высокого мнения о  своих способностях и интеллекте. Значительно реже встречаются случаи недооценки своих возможностей, робости, застенчивости. Если человеку с хорошим  образованием поручить выполнять рутинную канцелярскую работу, то значительная часть его знаний пропадет без  пользы, а сам сотрудник будет  стараться сменить место работы ради более интересной должности. Любая  компания теряет хороших работников, просто оказавшихся не на своем месте; они, быть может, получили бы большее удовлетворение и достигли бы больших успехов, если бы их не увольняли, а переводили на более подходящую для них работу. Совершенно очевидно, что чем раньше выявляется суть проблемы, тем лучше шансы на ее решение.

Выполняемая работа должна соответствовать интеллектуальным и физическим возможностям исполнителя - вот основа принципа соответствия. Можно привести много примеров, откуда благодаря случайностям конъюнктуры  человек со средними интеллектуальными  и организаторскими способностями  был вознесен на верх служебной иерархической  лестницы и, несмотря на все его старания, на работу без отдыха с утра до глубокой ночи, так и не смог добиться каких-либо заметных результатов. Страдает не только работа, под угрозой и его здоровье, благополучие семьи, дружеские контакты с другими людьми. Принцип соответствия «необходимо применять каждому  руководителю при подборе и расстановке  управленческих кадров и в первую очередь при оценке своих собственных  возможностей, своего соответствия выполняемой  работе»²⁴. Четко применять принцип соответствия рекомендовал еще великий древнегреческий философ Сократ. Он учил, что «главная задача и основное свидетельство искусства любого общественного деятеля, военачальника, торговца, строителя - умение дать человеку работу по его способностям и добиться выполнения порученного задания»²⁵.

Принцип автоматического  замещения отсутствующего Замещение  отсутствующих (болезнь, отпуск, командировка) должно решаться автоматически на основе действующих служебных должностных  инструкций и регулироваться формально. В каждой должностной инструкции должно быть ясно и однозначно сказано  о необходимости владеть кругом вопросов, относящихся к компетенции  двух-трех ближайших коллег для выполнения их функций в особых случаях. Есть одно, несколько неожиданное следствие  этого принципа - важность служебных должностных инструкций, документов, направленных на выполнение своего долга в рамках права. Мало найдется людей, имеющих опыт работы в органах управления, которые с симпатией относились бы к предписаниям, инструкциям, циркулярам, но их отсутствие ведет к правовому нигилизму, когда все отвечают за все, а в итоге - никто и ни за что. Их много, этих должностных документов, и далеко не все из них составлены грамотно, четко и лаконично.

Принцип первого руководителя

Принцип первого руководителя гласит – «при организации выполнения важного производственного задания  контроль за ходом работ должен быть оставлен за первым руководителем предприятия, т.к. только первое лицо имеет право  и возможность решать или поручать решение любого вопроса, возникающего при внедрении этого мероприятия»²⁶. Чаще всего этот принцип применяется при разработке административной системы управления (АСУ) предприятия, а это всегда сопряжено с решением вопросов правого и организационного характера: изменением структуры управления, введением новых функциональных обязанностей работников аппарата управления и производственного персонала и т.п. Решение всех вопросов - прерогатива только первого руководителя предприятия. Разработка и внедрение АСУ, как правило, выполняются не по инициативе директора предприятия, а на основании решения вышестоящих организаций. И сегодня, после перехода предприятий и фирм на работу в условиях рыночных отношений, не приходится обольщаться, что руководитель филиала фирмы будет инициатором внедрения средств и методов компьютерной обработки информации. В этом случае эффективность автоматизации снижается, поскольку специалисты в области АСУ не имеют достаточных прав, чтобы обязать службы предприятия перейти на новую технологию управления, а разработка проекта АСУ без участия руководителя предприятия обречена на существенные пробелы и недоработки.

Принцип одноразового ввода  информации

В деятельности руководителя информация, ее оперативность и достоверность, играет решающую роль, т.к. она является предметом, средством и продуктом  управленческого труда. Один раз  введенная в память компьютера информация может неоднократно использоваться «для решения целого комплекса информационно  связанных задач - вот суть этого  важного принципа управления»²⁷. Накопление производственной, экономической, кадровой и нормативно-справочной информации является основой для создания баз и банков данных, незаменимым инструментом для получения руководителем и всеми структурными подразделениями предприятия объективных и достоверных данных о ходе технологического процесса. Базой данных является совокупность сведений, хранящихся в запоминающих устройствах компьютера, а банке данных - более мощная система хранения информации - функционально организованное информационное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. Создание автономного банка данных дает возможность отделить информацию от прикладных программ, облегчить доступ к ней различным категориям пользователей и более надежно хранить информацию. Реальное применение принципа одноразового ввода информации дает возможность управляющим всех уровней «использовать в своей работе большие объемы достоверной и оперативной информации»²⁸.

Принцип новых задач 

Применение современных  систем математического программирования и технических средств обработки  информации позволяет решать и накапливать  принципиально новые производственные и научные задачи. Неразумно создавать  автоматизированные системы только в расчете на традиционные методы управления производством и действующие технологии. Применение современной компьютерной техники и мощного комплекса программных средств позволяет создавать новые методики планирования и управления, новые информационные технологии, которые в традиционных системах нельзя было применить из-за невозможности обработки большого объема информации в жесткие сроки.

Примером реализации этого  принципа управления в производстве, строительстве и в аппарате различных  государственных служб могут  служить принципиально новые  комплексы задач, внедрение которых  стало возможным лишь при использовании  быстродействующих вычислительных машин с большим объемом оперативной  памяти: автоматизированная информационная система о ходе строительства  важнейших объектов (АИС), система  управления перевозками бетона и  раствора (СУПЕР), оперативная система  учета ежедневного выполнения производственного  плана, автоматизированная система  контроля исполнения важнейших документов (АСКИД, органайзер) и ряд других высокоэффективных систем справляются  с задачами, которые было совершенно невозможно решить при традиционных методах обработки информации.

Принцип повышения квалификации

Характерной чертой любого общества, стремящегося к процветанию, является повышенное внимание к системе  образования. «Рекомендуется повышать свои знания специалистам в области  машиностроения каждые 5,2 года, в химической промышленности - каждые 4,8, в металлургии - каждые 3,9 лет, а в сфере бизнеса - каждые 2 года»²⁹. Принцип управления настоятельно требует «обязательного повышения квалификации всех сотрудников, занятых в производственном процессе, независимо от занимаемой должности»³⁰. Рыночная экономика современной России предъявляет более серьезные требования к повышению квалификации руководителей предприятий, чем при социалистическом плановом ведении хозяйства. В первую очередь это относится к тем, кто принимает стратегические управленческие решения, кто несет ответственность за развитие предприятия, за постоянное обновление продукции и реализацию новых технологических и организационных решений.

Другим методом управления обучения является ротация по службе, когда специалистов различного профиля  перемещают на срок от трех месяцев  до года из отдела в отдел. Ротация  позволяет «ознакомить сотрудников  фирмы со многими сторонами деятельности предприятия, уяснить необходимость  координации и взаимосвязи отделов. необходимость ротации и постоянного  повышения своего профессионального  мастерства объясняется особенностями  человеческой психики»³¹. Поступая на работу, человек обычно полон честолюбивых надежд, оптимизма, новая работа и новый коллектив стимулируют инициативу. Не всегда эти надежды сбываются, и после период разочарования, фрустрации работник осваивается на новом рабочем месте и начинает компетентно разбираться в стоящих перед ним задачах. Следующие этапы - приобретение прочных навыков, мастерства и - новая волна недовольства собой, своим местом в коллективе, человек ощущает потребность в дальнейшем творческом развитии и материальном стимулировании своего труда (Приложение 3).

Принцип «Монтера – Мечникова»

 Принцип «Монтера - Мечникова»  гласит, что «любое управленческое  решение должно быть обеспечено  документально (включая при необходимости  и финансовые документы) или  материально»³². Нельзя подписывать приказ о выплате премии, если руководитель не убежден в наличии премиального фонда; нельзя принимать на работу нового сотрудника, пока не будет создана вакансия; нельзя поставлять товар без предварительной оплаты или открывать совместное дело без товарного кредита. Принцип имеет еще одну область применения, которая выдвигает его на одно из важнейших мест в проблемах управления в современной России, - оплата работы по конечным результатам. Труд требует вознаграждения, и делается только то, что вознаграждается. Проблема оплаты труда более сложна, чем простое сравнение достоинств и недостатков повременной или сдельной оплаты.

Принцип цели

В управлении проблема цели является центральной, она определяет и регулирует действия и является основным законом, сложным алгоритмом поведения, подчиняющим себе все  стороны управляющего воздействия. Функционирование любой системы, включая  и человеческую деятельность, будет  эффективной, «если в причинно-следственную связь между элементами ее структуры  будет включена в качестве важнейшего звена обоснованная, соответствующая  условиям и возможностям, четко сформулированная цель»³³. Производственное, а тем более государственное управление наряду со стратегическими целями должно решать значительный комплекс взаимосвязанных организационных, научных, социальных и технических задач. Одновременно с традиционными, заранее определенными задачами постоянно возникают внештатные ситуации, которые требуют безотлагательного оперативного решения, и часто успех деятельности коллектива зависит от умелого решения многочисленных и неожиданно появляющихся острых проблем. Искусство определять важнейшие тактические цели, определять очередность и методы их решения - основа искусства управления и часто основывается на предвидении, интуиции. Однако перечень ключевых, центральных задач и, следовательно, ожидаемый эффект от их решения, вполне может и должен быть определен заранее по каждой из основных подсистем управления.

Таблица 1.

Основные цели важнейших  подсистем управления производством