Исследование потоков информации, ориентированных на утверждение проектной документации на примере организации ООО «Пенетрон Юг»

Любую систему можно представить  в виде сложной структуры, элементы которой тесно связаны и влияют друг на друга различным образом. Связи между элементами могут  быть разомкнутыми и замкнутыми или  контурными , когда первичное изменение  в одном элементе, пройдя через  контур обратной связи, снова воздействует на этот же элемент. Так как реальные системы обладают инерционностью, в  их структуре имеются элементы, определяющие запаздывания передачи изменения по контуру связи.

Сложность структуры и внутренние взаимодействия обусловливают характер реакции системы на воздействия  внешней среды и траекторию ее поведения в будущем она может  через какое-то время стать отличной от ожидаемой а иногда даже противоположной , так как с течением времени  поведение системы может измениться из-за внутренних причин, именно поэтому  целесообразно предварительно проверять  поведение системы с помощью  модели, что позволяет избежать ошибок и неоправданных затрат в настоящем  и будущем.

При имитационном динамическом моделировании  строится модель, адекватно отражающая внутреннюю структуру моделируемой системы, затем поведение модели проверяется на ЭВМ на продолжительное время вперед. Это дает возможность исследовать поведение как системы в целом, так и ее составных частей. Имитационные динамические модели используют специфический аппарат, позволяющий отразить причинно-следственные связи между элементами системы и динамику изменений каждого элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуществляется на компьютере. [1стр.72 4.]

1.4 Понятие об информационных потоках и информационных моделях организации, взаимосвязи задач управления                                 

Проведение исследования потоков  информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено  методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов.

Исследования проводятся по заранее  разработанной программе. В программе  указывается, что и в какой  последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы. При  изучении форм документации, техники  их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов назначение документа количество одновременно выписываемых экземпляров наименование обязательных реквизитов и показателей  документов кем заполняются реквизиты  и их показатели правила формирования показателей значимость каждого  показателя периодичность составления  документов частота разработки показателей. Одновременно с изучением потоков  документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые  осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации. В связи с этим в  программу исследования целесообразно  включать вопросы, которые помогут  выяснить функции, выполняемые конкретными  подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами. Объектами исследования являются документированные  и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной  деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения. При исследовании процесса обработки данных в управляющей  системе и ее подразделениях различаются  процессы расчета показателей и  процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил - процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа. Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы. Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных  массовых и регулярно повторяющихся  документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации  подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов. Наиболее распространенным является анализ потоков  информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации главным образом документопотоков небольшой размерности на макро  уровне, для выявления общей структуры  и функций системы управления, а также для совершенствования  существующих потоков информации. Основные элементы потока - документы. Отношение  между ними изображаются в виде графической  схемы. Процедуры преобразования моментов потока обработки документов записываются в виде кратких пояснений на схеме  потока. Система координат графика  двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений  конкретной организации, в заголовках строк - наименования моментов или промежутков  времени. Шкала может быть равномерной  или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая ж документу от документа, показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения, какие процедуры осуществляются при обработке документа какая информация из документа используется в данный момент в данном месте как используется эта информация, какая информация записывается или изменяется в документе и почему где можно найти подобные пояснения. Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и срок выполнения работ для каждого подразделения данной организации излишний контроль за работой полное отсутствие контроля применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах излишне длительное хранение документов неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями. Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации. Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне. Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой. Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности. Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления. [1стр.75]

 Глава 2. Исследование  потоков информации, ориентированных  на утверждение проектной документации

1. Характеристика ООО «Пентрон Юг»

  Компания ООО «Пенетрон Юг» образована в 2007 году в г.Сочи. Компания «Пенетрон Юг» специализируется на оптовой и розничной торговле, перевозке грузов любыми видами транспорта, хранении и складировании, и строительстве с системой «Пенетрон».

В компании работает 11 сотрудников, 9 специалистов имеют дипломы и сертификаты на продажу специализированных материалов для гидроизоляции и защиты бетона. Компания имеет лицензии на осуществление строительно-монтажных работ.

 Бизнес - партнеры компании ЗАО «ГК «Пенетрон-Россия», ООО «Пенетрон-Урал».

Большую часть торгового материала и оборудования для объектов и клиентов фирма заказывает непосредственно у компаний производителей, являющихся официальными бизнес-партнерами.

Работа без посредников позволяет  гарантировать надежность работы оборудования и экономить значительные средства клиентов.

«Пенетрон Юг»  предлагает на рынке Краснодарского региона проектирование и выполнение работ по гидроизоляции и антикоррозийной защите монолитных и сборных бетонных и железобетонных конструкций системой «Пенетрон».

Клиенты и проекты компании:

Покупателями материалов системы «Пенетрон» являются монтажные-строительные организации «Олимпстрой», «Росинжиниринг», «СтройДорСочи», «Стройинструментсервис», другие организации Краснодарского края.

Компания привлекает клиентов надежностью  гидроизоляционных материалов, доступными ценами, качеством обслуживания и гибкой системой скидок.

Среди выполненных контрактов по Краснодарскому региону можно выделить проекты:

1.Адлерские очистные сооружения.

2.Пректы «Олимпстроя»

3.Объект - Адлерский Ж/Д Вокзал( набережная)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Организационная структура ООО  «Пенетрон Юг»

Организационная структура офиса  ООО «Пенетрон Юг» в г.Сочи имеет кросс-функциональную структуру управления.[ 3, стр.135]

 У такой структуры существуют  некоторые преимущества самостоятельное  принятие решений рабочими группами  и координация деятельности по  горизонтали, замена жестких управленческих связей бюрократического типа гибкими связями привлечение для разработки и решения задач сотрудников разных подразделений. Эти принципы разрушает свойственное иерархическим структурам жесткое распределение сотрудников по производственным, инженерно-техническим, экономическим и управленческим службам, которые образуют изолированные системы со своими целевыми установками и интересами. Недостатки кросс-функциональной структуры- усложнение взаимодействия, сложность в координации работ отдельных бригад, высокая квалификация и ответственность персонала, высокие требования к коммуникациям.

Организационная структура управления ООО «Пенетрон Юг» г.Сочи. Преимущества структуры управления по проектам - высокая гибкость сокращение численности управленческого персонала по сравнению с иерархическими структурами. Недостатки структуры - управления по проектам, очень высокие требования квалификации, личным и деловым качествам руководителя проекта, который должен не только управлять всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учитывать место проекта в сети проектов компании ,дробление ресурсов между проектами сложность взаимодействия большого числа проектов в компании, усложнение процесса развития организации как единого целого.

Конкуренты ООО «Пенетрон Юг» в своей деятельности пересекается в г.Сочи с фирмами . Эти компании не являются прямыми поставщиками материалов системы «Пенетрон».

 Отличительным преимуществом  «Пенетрон Юг» является то, что компания поставляет на рынок южного региона брендовые материалы. Этот материал имеет качественное преимущество перед гидроизоляционными материалами других компаний, которые в основном специализируются на поставках из Китая, Тайваня, Гонконга и т.д. Несмотря на то, что система «Пенетрон» превосходит по цене гидроизоляцию конкурентов, компания занимает свой сегмент рынка, т.к. спрос на качественную гидроизоляцию с каждым годом увеличивается. В г.Сочи конкурентная ситуация складывается несколько иным образом – «Пенетрон Юг» является единственным официальным дилером в городе, который поставляет строительные смеси гидроизоляции без посредников, нет дополнительных наценок . В этом случае клиентами фирмы становятся субдилеры систем гидроизоляции, в то же время, являясь конкурентами «Пенетрон Юг» на объектах города.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Цели и задачи организации ООО «Пенетрон Юг»

ООО «Пенетрон Юг» в своей деятельности не имеет официально принятых планов, не сформулированы миссия, цели и задачи организации. Директор компании считает, что можно обходиться и без формального планирования, он обходился без него до сих пор, значит, оно не может иметь существенного значения. По его мнению ситуация на рынке меняется так быстро, что от четкого планирования не будет практической

пользы. А ведь формальное планирование имеет немало выгод. Мовил Бранч  [2, стр.352] перечисляет эти выгоды в следующем порядке:

1. Планирование поощряет руководителя постоянно мыслить перспективно;

2. Оно ведет к более четкой  координации предпринимаемых фирмой усилий;

3. Оно ведет к установлению  показателей деятельности для последующего контроля;

4. Оно заставляет фирму четче  определять свои задачи и политические установки;

5. Оно делает фирму более подготовленной  к внезапным переменам.

 Постараюсь самостоятельно  сформулировать миссию, цели и  задачи организации. Миссия- стать крупнейшим российским дистрибьютором материалов системы «Пенетрон» для выполнения работ по гидроизоляции и антикоррозийной защите монолитных и сборных бетонных и железобетонных конструкций, предлагая на рынке стройматериалов передовые технологии и решения мировых лидеров отрасли, высококлассный сервис и эффективные условия партнёрства для клиентов. Задачи:

1. Формирование устойчивого спроса  на материалы системы «Пенетрон» в Южном  регионе;

2. Увеличение доли рынка;

3. Рост сбыта;

4. Увеличение прибыли;

5. Снижение издержек;

6. Выход на рынки районов Большого Сочи и Абхазии.

Общие цели:

1. Ввести в организационную  структуру управления предприятием отдел маркетинга;

2. Создать краткосрочный и долгосрочный бюджеты фирмы;

3. Организовать контроль исполнения планов и бюджетов;

4. Снизить издержки на 10 за счет  планирования продаж уменьшение  товарных остатков и бюджета проектов;

5. Создать план мероприятий  по выходу фирмы на рынки  районов Сочи и Абхазии  до конца 2 квартала 2012 года;

6. Увеличить оборот фирмы на 30 за счет пополнения номенклатуры  товаром более низкой ценовой категории до конца 1 полугодия 2012 года.

7. Разработать систему мотивации  сотрудников до конца 1 квартала 2012 года и внедрить ее в действие до конца 3 квартала 2012 года.

Частные цели по коммерческому отделу:

1. Проанализировать клиентскую  базу и выделить категорию  клиентов,

дающую основную долю прибыли, составить  план продаж линейки материалов системы  «Пенетрон» по данной категории клиентов;

2. Исследовать спрос на товар более низкой ценовой категории, выявить наиболее перспективные позиции, составить по ним план продаж;

3. Проанализировать движение товара  по складу и сформировать необходимые  товарные запасы с целью уменьшения складских остатков;

4. Составить план участия в  региональных специализированных выставках на 2012-2013 гг.

5. Составить план проведения  региональных семинаров по материалу для инсталляторов и конечных потребителей на 2012 год;