Исследование потоков информации, ориентированных на утверждение проектной документации на примере организации ООО «Пенетрон Юг»

6. Разработать программы проведения  семинаров на 2 квартал 2012 года;

7. Подготовить информацию для  образующегося отдела маркетинга  по клиентам, проводившимся исследованиям,  товару;

8. Подготовить бюджет расходов  и доходов по текущим и планируемым  в 2012 году проектам;

9. Подготовить план расходов  по выставкам и семинарам на 2012 год.

По техническому отделу

1. Ввести в состав отдела  технического специалиста по  системе материалов «Пенетрон».

2. Подготовить информацию по  работе с материалами системы «Пенетрон», необходимую для проведения семинаров для коммерческого отдела;

3. Проанализировать остатки материалов  на складе с целью минимизирования товарных остатков;

4.Исследовать с технической точки зрения систему «Изоллат», подготовить заключение об использовании на объектах для коммерческого отдела;

5. Составить образцы технико-коммерческих  предложений по системе материалов «Пенетрон» для коммерческого отдела;

6. Подготовить образцы для выставки в г.Сочи к 30.05.2012 года;

7. Подготовить бюджеты расходов  материалов по текущим и планируемым  в 2012 году проектам.

 По бухгалтерии:

1. Подготовить бюджет организации на текущий кварта;

2. Подготовить для обсуждения  бюджет организации на текущий финансовый год;

3. Рассмотреть поступившие из  подразделений бюджеты расходов  и доходов по проектам и  мероприятиям и вынести решения  о реализации мероприятий в заданном объеме и динамике;

4. Ввести контроль исполнения  бюджетов по проектам и мероприятиям;

 

 

 

 

 

 

2.4 Схема потоков информации, ориентированная на утверждение конкретных документов

В рыночной экономике информация стала  товаром, ее получение, хранение, использование  подчиняются законам товарно-денежных отношений. Сегодня информацию относят  к числу важнейших ресурсов предприятия  и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию  в условиях конкуренции. Вот лишь некоторые статистические данные, подтверждающие роль информации в управлении предприятием . По мнению американского журнала Management Services , в США доля персонала, занятого переработкой информации, в течение первой половины двадцатого века практически оставалась неизменной, а во второй половине века она стала неуклонно возрастать и уже к середине семидесятых годов достигла половины всех занятых 73 американских, 63 английских и 85 японских менеджеров считают, что главным препятствием к успешному управлению является неэффективный обмен информацией. Согласно различным исследованиям от 50 до 90 времени менеджера, при осуществлении им своих функций, расходуется на коммуникации общение, как часть информационного обмена в процессах принятия решений. Таким образом, успешное управление напрямую зависит от квалификации менеджера в управлении информацией. Внутри организации существуют следующие виды обмена информацией [3, стр.105] Межуровневый обмен информацией:

-Нисходящие потоки информации - таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, конкретных поручениях;

-Восходящие потоки информации - это отчеты о выполнении заданий, предложения по совершенствованию технологии, проблемы с внедрением новой техники. Таким путем руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагаемых вариантах решения.

 Горизонтальный обмен информацией - совещания руководителей подразделений-смежников. Обсуждение кооперации участвующих в выпуске какого-то вида продукции подразделений. Совещания руководителей подразделений, имеющих сходные производственные задачи. Например, обсуждение общих проблем или новых идей региональными управляющими сбытом.

Работа в рамках рабочих групп управление проектом. Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества документов, необходимых для его утверждения, и количества исполнителей может быть представлен в виде организационной процедуры. [1, стр.150] Организационная операция - технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации документов, осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте.

Комплекс взаимосвязанных организационных  операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называется организационной процедурой. Организационная структура включает в себя 3 элемента :

1. Схему организационно процедуры;

2. Описание организационной процедуры;

3. Перечень документов, действующих  в организационной процедуре.  На основании вышеуказанных понятий  построим организационную процедуру  по подготовке и утверждению  типовой документации по проектам  ООО «Пенетрон Юг».

    Рис.1.

    

 

 

Процедура принятия решений. Утверждение документов проекта Описание действующей процедуры принятия решений, утверждение документов проекта.                                                                       

                                                                                                   Таблица 1

п/п	Наименование этапов              работы	Исполнители	Примечание
1	Подготовка документов проекта	Менеджер	1.1Принять Подготовить 2,3,4,5 1.3. Передать на согласование 1,2,3,4,5 1.4. Отправить копию в архив  2,3,4,5 2. Согласование документов проекта
2	Подготовка документов проекта	Инженер	2.1. Принять 1,2,3,4,5 2.2. Проверить 1,2,3,4,5 2.3. Завизировать 1,2,3,4,5 2.4. Передать на утверждение 1,2,3,4,5 2.5. Отправить копию в архив  2 3.
3	Утверждение документов проекта	Директор	3.1. Принять 1,2,3,4,5 3.2. Проверить 1,2,3,4,5 3.3. Завизировать 1,2,3,4,5 3.4.Передать на оформление 1,2,3,4,5
4	Оформление документов проекта	Менеджер	4.1.Принять ,2,3,4,5 4.2.Оформить 1,2,3,4,5 4.3. Отправить по назначению 1,2,3,4,5

 

                                                                                                        

 

 

                                                                                                           

Глава 3. Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации

Действующая в ООО «Пенетрон Юг» схема потоков информации, направленная на подготовку и утверждение проектной документации имеет отрицательные и положительные моменты. Недостатки существующей схемы. Проектная документация утверждается и передается заказчику без соответствующей детальной проработки проекта, что нередко приводит к ошибочной стоимости проекта увеличение или уменьшение конечной суммы . Эта ситуация вызывает недовольство клиента и может привести к разрыву контракта. Преимущества существующей схемы. На оформление проектной документации уходит достаточно мало времени, отсутствие этапа проектирования снижает финансовые затраты в том случае, если за оформлением проектной документации не следует подписание контракта.

 Предлагаю использовать следующую  схему для подготовки и утверждения  проектной документации. Предлагаю  также расширить перечень документов, действующих в процедуре с  целью более тщательной подготовки  проектной документации. Считаю  целесообразным включить в схему  этапы проектирование, сметные работы  согласование с главным инженером,  т.к. он несет ответственность  за правильное исполнение работы  проектировщиком согласование с  бухгалтерией, т.к. необходимо проверить  правильность составления договора, а также оценить финансовую  эффективность проекта и учесть  поступление денежных средств  в бюджете компании.

                                                                                                        Рис.2

Менеджер копия   Инженер копии   Проектировщик копии                     Главный Инженер копия        Главный бухгалтер копия       Директор Менеджер по назначению

                                                            

                                                                                                              

                                                                                  

                                                                                                           Таблица 2

п/ п	Наименование этапов работы	Исполнители	Примечание
1.	Подготовка документов проекта	Менеджер	1.1.Принять1 1.2. Подготовить 2,4,7,8 1.3. Передать на разработку 1,2,4,7,8 1.4.Отправить копию в архив 2
2.	Разработка документов проекта	Инженер	2.1Принять 1,2,4,7,8 2.2. Проверить 1,2,7,8 2.3.Разработать 3 2.4.Передать на проектирование 1,2,3,4,7,8 2.5. Отправить копию в архив 3
3.	Проектирование	Проектировщик	3.1.Принять 1,2,3,4,7,8 3.2. Проверить 1,2,3,7,8 3.3. Спроектировать 5,6 3.4Передать на согласование 1,2,3,4,5,6,7,8 3.5. Отправить копию в архив 5,6
4.	Согласование документов проекта	Главный инженер	4.1.Принять 1,2,3,4,5,6,7,8 4.2. Проверить 1,2,3,5,6,7,8 4.3.Согласовать 1,2,3,5,6,7,8 4.4.Завизировать 1,2,3,5,6,7,8 4.5.Передать на согласование 1,2,3,4,5,6,7,8 4.6. Отправить копию в архив 7
5.	Согласование документов проекта	Бухгалтерия	5.1.Принять 1,2,3,4,5,6,7,8 5.2. Проверить 3,4,6,8 5.3. Согласовать 3,4,6,8 5.4. Завизировать 3,4,6,8 5.5. Передать на тверждение 1,2,3,4,5,6,7,8 5.
6.	Утверждение документов проекта	Директор	Принять 1,2,3,4,5,6,7,8 Завизировать 1,2,3,4,5,6,7,8 Передать на оформление 1,2,3,4,5,6,7,8
7.	Оформление документов проекта	Менеджер	Принять 1,2,3,4,5,6,7,8  Оформить 1,2,3,4,5,6,7,8  Отправить по назначению 1,2,3,4,5,6,7,8

 

Перечень документов, действующих  в предложенной процедуре.                    

1. Техническое задание от клиента

2. Коммерческое предложение 

3. Спецификация оборудования и материалов под монтаж

4. Договор

5. Проект 

6. Смета 

7. График работ 

8. График платежей

 Данный вариант, несомненно, более трудоемкий, финансовоёмкий, в нем задействованы практически все подразделения компании, но он позволит свести к минимуму ошибки и неточности при составлении и утверждении документации по проекту, он будет эффективен в определенных ситуациях. Предложенный вариант можно использовать наряду с ныне существующим, предварительно оценивая сложность выполняемого проекта, новизну использованного оборудования, а также сумму и масштаб проекта. Он будет оправдывать себя в сложных, масштабных проектах и будет нецелесообразен в рядовых проектах.

 Рассмотрение эффективности  с точки зрения целей и ресурсов  концентрируется на двух условиях  достижение цели является необходимым  условием производительной деятельности  организации, и производительное  использование ресурсов является  необходимым, но недостаточным  условием для эффективности. Эффективность может оказаться неопределенным и изменчивым критерием. Руководитель может, определяет эффективность размером прибыли, в то время как другой измеряет ее в таких понятиях, как конкурентоспособность, престиж в деловом мире или в глазах общественности, расширение предприятия. Какими бы критериями ни измерялась эффективность, принцип эффективности лежит в основе оценки любой организационной структуры и ее изменений.

Выбор же подходящего критерия эффективности  зависит от конкретных условий функционирования, назначения и стратегии организации, причин осуществляемых изменений. [4, стр.143]

 

 

 

 

 

 

 

Заключение 

В процессе написания курсовой работы были изучены теоретические аспекты  методов исследования систем управления, в том числе были рассмотрены  такие вопросы, как классификация  методов исследования систем управления, сущность этих методов и их значение, понятие об информационных потоках  и информационных моделях. Безусловно, эффективность предприятия зависит  в конечном итоге от правильности выбора ее основных параметров и практикуемых методов. Решение именно этой задачи является сейчас ключевой проблемой  для российских предприятий. Во второй главе на примере ООО «Пенетрон Юг» была изучена схема информационных потоков организации, ориентированная на утверждение документов. Проанализировав действующую систему потоков информации в ООО «Пенетрон Юг» я дала рекомендации по совершенствованию существующей системы утверждения проектной документации и пришла к выводу, что для повышения эффективности работы над проектом нужно сделать следующее: