Факторы повышения эффективности управления организацией

На современном  этапе развития важнейшую роль для  функционирования организации и  играет информация. Очень важным фактором повышения эффективности управления является правильно построенная  и надежно функционирующая информационная система и применяющиеся современные  информационные технологии, которые  обеспечивают циркуляцию информации внутри предприятия и вне его, а также  защиту данных, относящихся к коммерческой тайне.

Все предприятия  обладают огромным объемом данных и  накопленным практическим опытом. Сегодня  условием предпринимательского успеха становится, прежде всего, знания - это  залог прибыльной работы. Экономическое  лидерство многих предприятий объясняется  главным образом приоритетом  в использовании информационных технологий. Современные информационные технологии, построенные на базе компьютерного  интеллекта, играют ключевую роль в  развитии предприятий.

Информационные  технологии управления − это методы и способы взаимодействия управляющей  и управляемой подсистем строительного  производства на основе использования  современного инструментария. [2]

Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном цикле  создания здания (сооружения) состоит  из:

электронно-вычислительных машин,

системы коммуникаций и вычислительных систем,

банков данных и знаний,

программно-информационных средств,

экономико-математических методов и моделей,

экспертных систем.

Технология как  фактор внутренней среды имеет гораздо  большее значение чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает  стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей  может существенно облегчить  процесс производства и ремонта. В наше время существует очень  мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

В начале века появилось  такое понятие как сборочные  конвейерные линии. Сейчас этот принцип  используется почти повсеместно, и  очень сильно повышает производительность предприятий.

Технология, как  фактор, сильно влияющий на организационную  эффективность, требует тщательного  изучения и классификации. Существует несколько способов классификации, я опишу классификацию по Томпсону и по Вудворд.

Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три категории технологий:

Единичное, мелкосерийное  или индивидуальное производство, где  одновременно изготавливается только одно изделие.

Массовое или  крупносерийное производство применяется  при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки  для непрерывного изготовления одинакового  по характеристикам продукта в больших  объемах.

Социолог и  теоретик организации Джеймс Томпсон  предлагает другие три категории  технологий не противоречащие трем предыдущим:

Многозвенные  технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Типичный образец - сборочные линии массового  производства.

Посреднические  технологии характеризуются встречами  групп людей, таких, например, как  клиенты или покупатели, которые  являются или хотят быть взаимозависимыми.

Интенсивная технология характеризуется применением специальных  приемов, навыков или услуг, для  того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Эти две категории  не так уж расходятся друг с другом. Например, многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными  технологиями и технологиями массового  производства. Различия в этих классификациях в первую очередь вызваны разными  областями специализации авторов. То есть Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

Нельзя назвать  какой-то один тип технологии лучше  другого. В одном случае может  быть более приемлем один тип а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

2.3 Персонал как фактор  повышения эффективности  управления

Люди являются основой любой организации. Без  людей нет организации. Люди в  организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит  то, чем является организация.

В силу такого положения  люди для менеджера являются "предметом  номер один". Менеджер формирует  кадры, устанавливает систему отношений  между ними, включает их в созидательный  процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению  по работе.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности  и т.п. Все эти отличия могут  оказывать серьезное влияние  как на характеристики работы и поведение  отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами  таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов  поведения и деятельности каждого  отдельного человека и стараться  устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

На повышение  эффективности управления организацией большое влияния оказывают демографические, социально-психологические, национальные и другие характеристики персонала.

Мотивированный  персонал - это залог успешной работы и поступательного движения компании для реализации ее стратегии и  упрочения положения на рынке. Поэтому  мотивация персонала является универсальной  темой, актуальность которой не уменьшается, несмотря на постоянное внимание теоретиков и практиков менеджмента. Системный  подход к мотивации персонала  является обязательным условием профессионализации управления и рационального использования  организационных возможностей стимулирования работников к трудовой активности.

Системный подход к мотивации персонала основан  на всестороннем учете психологических  принципов мотивационного процесса индивидуальной и групповой деятельности, а также действенных методах  мотивации привлечения, удержания  и эффективного труда. Системный  подход включает управление мотивацией работников на всех уровнях с использованием всех видов мотивации: в зависимости  от временных рамок - долгосрочной, среднесрочной, краткосрочной и  сиюминутной; в зависимости от стимулов - материальной и нематериальной, денежной и неденежной. Системный подход предполагает сочетание действия организационных стимулов и последовательных усилий менеджеров всех звеньев управления по мотивации персонала в четком соответствии с организационной стратегией. [7]

Мотивация персонала  осуществляется на трех взаимосвязанных  уровнях, каждый из которых имеет  свои особенности.

На личностном уровне осуществляется долгосрочная, среднесрочная, краткосрочная и  сиюминутная мотивация каждого  работника. Здесь действуют все  три типа мотивации: привлечения, удержания  и эффективного труда. В отношении  одного работника мотивация может  быть эффективной, а в отношении  другого - неэффективной.

На данном уровне мотивации ситуационный фактор имеет  большое значение. Использование  одних и тех же методов и  подходов к мотивации работника  в различных условиях приводит к  различным результатам. Поэтому  основными принципами мотивации  на личностном уровне являются своевременность, дифференцированный подход и связь  с интересами работника. Важными  факторами эффективной мотивации  работника на личностном уровне являются ясность задания, его соответствие компетенции, компетентности и интересам  работника.

На групповом  уровне осуществляется мотивация результативной и эффективной групповой работы. Мотивация групповой работы сводится к определению круга заданий, эффективное выполнение которых  возможно групповым способом, и созданию оптимальных условий для группового взаимодействия. Ключевыми факторами  эффективной групповой мотивации  являются групповые характеристики, лидерство и стиль управления. Принципами групповой мотивации  являются продуманность, доверие и  открытость.

На организационном  уровне мотивация персонала осуществляется с помощью экономических и политических методов стимулирования, поддерживаемых всеми подсистемами управления. Важными факторами эффективной мотивации на организационном уровне являются имидж организации и репутация топ-менеджеров, а также ее адекватность стратегическим целям и изменяющейся оргсреде. Результативность мотивации определяется ее социальной оценкой и ожиданиями работников. Принципами организационной мотивации являются ответственность, управляемость и сбалансированность интересов всех категорий работников.

Управленческая  компетентность и мотивация к  достижениям результатов служат связующими звеньями, объединяющими  все уровни мотивации в единую систему, способную обеспечить привлечение  и удержание талантливых работников, а также рациональное использование  их личностного и группового потенциала.

Объединение сотрудников  и групп в единое целое является обязательным условием для успешного  управления и достижения стратегических целей и предполагает создание стройной и прочной системы. Чем более  целостна и прочна система, тем выше управляемость компании. Отдельные  сотрудники и группы должны стать  взаимосвязанными элементами, деятельность которых должна быть направлена на решение общих целей. В этой связи  понимание сотрудником, частью какой  компании он является, во многом определяет его мотивацию к труду. Поэтому  имидж и социальная значимость оргдеятельности могут способствовать как повышению, так и снижению мотивации персонала. Непонимание своей роли и недооценка значения своего вклада в общее дело ведут к снижению трудовой мотивации работников.

На организационном  уровне актуальны проблемы долгосрочной и среднесрочной мотивации привлечения  и удержания персонала, а также  его эффективного труда.

Эффективность мотивации персонала на организационном  уровне зависит от способности топ-менеджмента к поддержанию ценности материальных и нематериальных стимулов всех категорий работников посредством выбора оптимальных форм, способов и режима стимулирования с точки зрения особенностей ситуации, организационных целей и ожиданий персонала. Особое значение имеет справедливое материальное стимулирование труда.

Поэтому ключевой задачей является поддержание баланса  интересов различных категорий  специалистов.

Организационный уровень мотивации персонала  детерминирован оргструктурой и культурой компании, что позволяет выявить зависимость мотивации персонала от сбалансированности должностных полномочий и ответственности.

Важной особенностью мотивации на организационном уровне является необходимость регулярной коррекции действующей совокупности материальных и нематериальных стимулов в соответствии с проводимыми  оргизменениями, независимо от их характера и направленности.

Итак, системный  подход к мотивации персонала  на организационном уровне предполагает:

объединение всех категорий сотрудников на основе единства интересов, включающих гордость за свои компанию, профессию и результаты труда;

поддержание ценности материальных и нематериальных стимулов;

изменение форм, способов и режимов стимулирования как элемента любых оргпреобразований;

поддержание баланса  полномочий и ответственности работников при выполнении ими должностных  обязанностей.

В государственных  органах для стимулирования труда  государственному служащему в зависимости  от условий прохождения им государственной  службы предоставляются в случаях  и порядке, установленных федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, жилая площадь, служебный  транспорт или денежная компенсация  транспортных расходов. (Федеральный закон "Об основах Государственной Службы Российской Федерации") [4]

3. Влияние руководителя  на эффективность  управления

3.1 Основные качества  руководителя

По мнению автора, важнейшим фактором качества управления является личность самого руководителя, его способности, социально-психологические  особенности, уровень коммуникабельности, умение найти с подчиненными общий  язык и организовать их работу. На способы  работы руководителей и эффективность  управления организацией влияет оценка их деятельности, имеющийся опыт работы, мотивированность и уровень поставленных задач.