Делегирование полномочий на предприятии

 

Одним из основных факторов эффективности  управления предприятием розничной  торговли является представление его  в виде сети бизнес - процессов. Бизнес-процесс - это набор действий, который выполняется в магазине  для получения намеченного результата. От эффективности бизнес-процессов напрямую зависит насколько грамотно можно делегировать  ту или иную поставленную задачу, а так же  конкурентоспособность и прибыльность магазина. Грамотно выстроенный бизнес-процесс не повышает, а понижает требования к рядовому персоналу. Именно это делает рядовых сотрудников заменяемыми, и обеспечивает стабильное функционирование фирмы в целом.

         Деятельность Розничной сети  «Азбука Дома» состоит из огромного  количества повторяющихся бизнес- процессов, каждый из которых  представляет собой последовательность  действий и решения, направленных  на  организацию эффективной деятельности торгового предприятия, обеспечение роста и развития компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

Рис. 3 Основные бизнес-процессы торговой сети « Азбука Дома»

Таблица 5

Перечень  операций бизнес процессов и их исполнителей.

Торговый зал		Склад
наименование	комментарий	наименование	комментарий
Анализ спроса реализуемого товара	Исполнитель: Зам.директора. Снимается отчет о продажах по магазин за определенный период. Рассматриваются все товарные группы. Выделяются товары повышенного  спроса.	Анализ складских остатков	Исполнитель: Ст.  кладовщик  Снимается отчет о складских  остатках  товара за определенный  период. Выделяются группы  товаров, отсутствующих на складе  и  товары с минимальным  остатком.
Заказ товара поставщику	Исполнитель: зам. директора.Формируется  заявка на товары повседневного и  повышенного спроса, с учетом требуемого наименования и  количества товара.	Заказ товара поставщику	Исполнитель: Ст. кладовщик. Формируется  заявка,  на основе   товарных остатков и требуемого заказного  товара.
Прием товара в торговый зал	Исполнитель: Менеджер ТЗ, продавцы-консультанты принимают  товар со склада согласно выписанным  накладным. Товар  принимается по количеству и качеству. Товар с внешними повреждениями  уценяется зам. директором магазина	Приход машины	Исполнитель: ст. кладовщик, кладовщики. Машина приходит по графику 2раза в неделю.  Проверяется целостность пломбирования машины. Разгруз осуществляется  на дебаркадере  магазина. Участвуют все  складские работники
Торговый зал		Склад
наименование	комментарий	наименование	комментарий
Выкладка принятого товара.	Исполнитель:  менеджеры, продавцы-консультанты. Принятый товар распределяется по  отделам. (Напольный, настенный, ванная комната, товары для дома) Выставка товара, при необходимости сборка. Предпродажная подготовка,  прикрепление антикражек, распечатка ценников.	Прием ТМЦ на складе.	Исполнитель: Ст. кладовщик, кладовщики. Товар принимается согласно транспортным накладным и сопроводительным документам. Проверка на количество и качество, составление актов расхождения  товара, списания по браку и  на уценку товара.
Консультирование покупателей	Исполнители: продавцы - консультанты. Предоставляется  информация о товаре, краткое описание основных характеристик, область применения, ТУ использования, расчет  требуемого товара при необходимости.	Размещение в складские ячейки	Исполнители: кладовщики. Товар маркируется  и  раскладывается строго в  отведенные для каждой группы  товара  ячейки.
Продажа товара	Исполнители: Продавцы - консультанты.  Предпродажная подготовка товара,  внешний осмотр на наличие дефекта  и всех комплектующих, выписывание  чека, провождение покупателя в расчетный  отдел  магазина.	Перемещение товара в Торговый зал	Исполнители: ст. кладовщик, кладовщики. Формирование накладной на перемещение в торговый зал,согласно заявке от менеджеров торг.зала, пополнение запасов витрин.
Торговый зал		Склад
наименование	комментарий	наименование	комментарий
Кассовый расчет	Исполнители: ст. кассир, кассиры. Оплата товаров покупателем путем наличного  и безналичного расчета.  Пробитие чека или оформление товарных накладных, счетов. Фактуры. При желании клиента  оформление покупки в кредит. Оформление доставки товара, доставочный лист с указанием времени и даты доставки)	Доставка товара	Исполнители: кладовщики. Купленный  товар формируется на складе по  пробитому чеку покупателя, Комплектуется  в один заказ, оформляется транспортная накладная на доставку.

 

Для примера  выделим бизнес- процесс «  Прием  товарно-материальных ценностей на складе» из модели деятельности всего  предприятия розничной торговли.  И попытаемся на примере рассмотреть, как на самом деле осуществляется  между собой  взаимодействие всех  участников бизнес- процесса.

Приход  машины  в торговую точку «  Азбука Дома» осуществляется согласно данным для подготовки бюджета, заявки на  доставку  товара, информации о перевозчике, графику поступления товара для данной торговой точки, расписанного отделом логистики компании. Для данного магазина это вторник и пятница каждой недели месяца. Машины приходят строго по  назначенному времени.  На  разгрузку и прием товара по времени отводится 2 часа.

 

 

исполнители

 

процессы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4 Прием торгово-материальных ценностей (ТМЦ) на складе.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 6

Регламент процесса « Приемка ТМЦ  на складе»

1.Общие сведения
Цель процесса		Точно принять поступившие ТМЦ  по количеству и качеству
Показатели результативности процесса		Процент недостачи поставок ТМЦ,% Процент пересортицы поставок ТМЦ,% Среднее время с момента прихода ТС поставщика до его убытия, мин
2.Текстовое описание бизнес - процесса
Согласно разработанному графику  прихода продукции от поставщиков  старший кладовщик осуществляет подготовку склада к приемке ТМЦ  – освобождая зону для приемки  товара и место на рампе. При приезде транспортного  средства от поставщика и постановки транспортного средства под загрузку, зав складом осуществляет приемку  продукции от поставщиков, согласно инструкции, проводя контроль качества коробок. В обмен, поставщикам ТМЦ  – загружается в транспортное средство возвратная тара (поддоны).Оформляется акт по пересортице, недостаче или бою ТМЦ в процессе транспортировке. При этом делается отметка в накладных о фактическом приходе продукции на склад. Кладовщик сразу же заводит информацию о приходе продукции на склад.
3.Перечень участников процесса
Подразделения, участвующие в процессе			Должности в рамках подразделения
1.	поставщик		1.1	Водитель  - экспедитор
2.	склад		1.2	Ст. кладовщик
			1.3	Кладовщик
4.Перечень операций в рамках  процесса
№	Наименование				Исполнитель	Показатель
1.	Въезд ТС на территорию склада.				Водитель	Время простоя на территории предприятия в ожидании разгрузки, мин
2.	Разгружает короба с ТМЦ из ТС на  поддоны в зону приемки.				Кладовщик	Количество разгружаемых коробов  в шт./час на 1 чел.
3.	Разгружает паллеты с ТМЦ из ТС в зону приемки				Кладовщик	Количество разгружаемых паллет в  шт./час на 1 чел.
4.	Передает сопроводительные документы.				Водитель	Время передачи документов, мин.
5.	Осуществляет приемку коробов с ТМЦ по количеству и внешнему видов коробу.				Зав. складом	Количество бракованных коробов  по внешнему виду, шт.
6.	Осуществляет приемку ТМЦ  по качеству				Зав. складом	Время проверки качества партии ТМЦ ,мин  количество бракованных коробов  по качеству, шт. Потери от брака, руб.
7.	Идентифицирует партию поставки ТМЦ  путем наклеивания стикера с  указанием даты поставки, поставщика и номенклатуры ТМЦ.				Кладовщик	Точность идентификации партии доставки
8.	Составляет акт приемки ТМЦ, в  котором указывает количество годных ТМЦ и брака, количество боя.				Зав. Складом	Процент недостачи поставок ТМЦ, % Процент пересортицы поставок ИМЦ, %
9.	Группирует коробки с ТМЦ на поддоны				Кладовщик	Соблюдение принципа складирования. Время группировки и перемещения  паллет в зону хранения, мин.
10.	Обрабатывает сопроводительные документы, акт приемки и передает водителю				Зав. складом	Время обработки сопроводительных документов, мин % ошибочно оформленных документов.
11.	Загружает возвратную тару, упаковку и  картон в ТС.				Водитель	Время загрузки тары в ТС, мин
12.	Делает отметку в путевом листе  водителя, дает разрешение на выезд  ТС.				Зав. складом
13.	Обрабатывает и подшивает в  папку приходов приходную накладную				Зав. складом
5.Перечень формируемых в процессе  документов
№	Наименование			Тип		Описание
1.	Отчет (акты) по приемке продукции  от поставщиков			Бумажный документ
2.	Приходная накладная			Бумажный документ
3.	Сопроводительные документы			Бумажный документ		ТТН, накладная, Счет -  фактура и  др. сопроводительные документы обрабатываются, визируются кладовщиком и передаются водителю.

 

Рассмотрев эффективность делегирования  полномочий на примере основных бизнес процессов торговой сети мы увидели, какую роль играет структура предприятия в работе с персоналом, насколько грамотно она была построена и как на самом деле она действует. В ходе проделанной работе нами были выявлены основные проблемы управления:

• Так как организация построена по функциональному признаку, то часто нет понимания кто отвечает за проект в целом, по причине чего происходят нестыковки в местах соприкосновения функциональных подразделений
• Нет чётко распределённых сфер ответственности между руководителями подразделений. Часто одно подразделение выполняет работу другого, тем самым неэффективно используя ресурсы.
• Наличие 2-х направлений разработки программных продуктов, часто имеющих схожий функционал. Отсутствие общей концепции, что приводит к дублированию, а часто и несовместимости собственных разработок. Также налицо неэффективное использование ресурсов. Это влечёт за собой дополнительный штат внедренческого персонала.
• Отсутствие планирования. Часто приводит к авральному выполнению проектов и нехватке сотрудников.
• Слаборазвитая система отчётов и документирования проектов. Это влечёт за собой недостаточную информированность, а иногда даже частичную незаменимость сотрудника, участвовавшего в конкретном проекте
• Отсутствие чётко сформулированных должностных обязанностей сотрудников. Нет формализованного описания действий и требований по выполнению конкретных работ. Информация часто передается из уст в уста, нет установленной программы обучения новых сотрудников

В связи с этим структура  торговой сети « Азбука дома»,   все же имеет  ряд недочетов в упорядочивании работы предприятия, что приводит к нарушению выполнения разработанных бизнес- процессов   и  здесь необходимо искать  другие пути к совершенствованию.

Необходимо  изменение в самой структуре функциональных подразделений и структуры управления в целом: изменение штатных единиц и должностных обязанностей сотрудников, разработка ключевых показателей результативности, систем нематериальной и материальной мотивации персонала, сокращения дублируемых процессов и функций, плюс внедрения  делегирования полномочий как метода, который позволит решить ряд функциональных проблем. Вся совместная  работа обеспечит эффективность организационной структуры и отлаженный бизнес процесс, как действие, направленное на получение запланированного результата.

Мы  попробуем предложить собственную структуру розничной точки «Азбука Дома», которая позволит переключить директора с основных проблем предприятия   на проблемы внешние, которые я считаю более важными для него. А часть его обязанностей делегировать согласно предложенной структуре предприятия. Для этого необходимо изменить штатное расписание, введем несколько дополнительных должностей  и упраздним некоторые из них.

• Администратор торгового зала - человек, который  будет отвечать за процесс продажи, следить за качеством обслуживания покупателей, за выполнением стандартов представления товара и решать всевозможные вопросы с клиентами магазина. Это способствует более  эффективной работе  в зоне торгового зала и повышению прибыли магазина.
• Заведующий складом - это человек, который будет вести учет товара на складе, обеспечивать бесперебойную поставку и отгрузку товара покупателям, проводить анализ  по  реализуемому товару. Это поможет улучшить управляемость складским процессом, систематизировать работу склада, избежать  поставок  не пользующегося  спросом  товара и денежных  затрат  на его приобретение.
• Консультант – это коммуникабельный  человек, имеющий высшее образование, умеющий разговаривать с людьми и способный дать клиентам нужную информацию о товаре и услугах данного магазина.  Наличие консультанта поможет увеличить дополнительный приток новых клиентов.
• Менеджер по персоналу - В основные обязанности будет входить подбор персонала, обучение  и подготовка кадрового резерва. Это позволит  всегда иметь на предприятии высококвалифицированных и  взаимозаменяемых работников.
• Грузчик - основные обязанности - разгрузочные  работы во время приемки товара. Погрузка заказного товара на доставку в транспортное средство. Это позволит сократить число кладовщиков, улучшить складской процесс, путем четкого перераспределения обязанностей, сократить затраты на работу склада.

С появлением дополнительных должностей видоизменится  основная структур предприятия. Тем  самым поможет облегчить работу непосредственно директору и  решит ряд проблем в управлении организации.

 

 

В данной структуре мы видим сокращение  дублируемых процессов и функций, за счет добавления перекрестных связей. Это  дает возможность улучшить взаимодействие,   иметь обратную связь от линейных руководителей. Директору же  будет  отводиться роль главного руководителя, способного   координировать и  направлять  работу предприятия  в нужное русло, он будет иметь  возможность заниматься рекламной  и  аналитической работой, разработкой  маркетинговой системы, ключевых показателей  результативности, разработкой предложений  по ликвидации « узких» мест, что  в дальнейшем будет способствовать дальнейшему развитию фирмы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ В ТОРГОВОЙ СЕТИ «АЗБУКА ДОМА»

 

3.1.Предложения по совершенствованию делегирования полномочий в торговой сети «Азбука дома»

 

Высокопродуктивная  работа организации зависит не только от качественного состава персонала  магазина «Азбука дома», но и от управления его актуальными и потенциальными возможностями, профессиональным опытом. В организации важно не только знать, кто что может и кто на что способен, но и сделать так, чтобы профессиональные качества человека, его способности к результативной работе, были вовремя замечены и востребованы. На основании предыдущих глав и проанализировав работу предприятия, нами были выработаны некоторые рекомендации по совершенствованию делегирования полномочий. Рекомендации адресованы директору магазина «Азбука дома», которые будут направлены на повышение эффективности управления предприятием:

1) Необходимо  составить максимально четкую  структуру   предприятия, включающую в себя состав всех  исполнительных должностей и схему их взаимодействия между собой. Обязательно обозначить цель деятельности каждого из них и выполняемые функции на данном предприятии. На  основании этой четкой   схемы взаимодействия, мы в дальнейшем и будем добиваться желаемого  уровня   развития нашего предприятия. Изначально создаем «Идеальную  модель»  предприятия, с ее целями и задачами на данный момент и на перспективу дальнейшего будущего: год, три, пять и т.д. лет.  Составляем четкий   план   мероприятий  каждому участнику созданной структуры на определенный период  времени   для   достижения поставленной цели с разбивкой:  на день, неделю, месяц, квартал, год. Определяем список  задач, которые должны реализоваться в течении каждого поставленного периода и по истечении которого входит обязательный контроль исполнения намеченного.  Контроль за исполнением поставленных задач возложим на вышестоящую, по структурной схеме, должности предприятия с обязательным отчетом о проделанной, за поставленный период работе, конкретики выполнения каждой из поставленных задач, и выяснения причин отклонения от намеченного для дальнейшей корректировки стратегии развития предприятия.

 2) Четкая и грамотная постановка задачи. Нами было замечено, что подчиненный не всегда выполняет свои задачи  в полном объеме, как требует от него его руководитель. На наш взгляд, причиной является неправильная передача информации по выполнению поставленной перед подчиненным задачи. Часто руководитель излагает свои требования в выполнении определенной работы  не доступно для понимания работника, проговаривая только характеристику действий,  не определив при этом четкой  достигаемой в связи с этим цели.  Подчиненный не всегда  решается задать дополнительные вопросы иногда просто из нежелания этого делать, а иногда из-за боязни выглядеть глупым. Или, что случается чаще, подчиненный тоже не торопится приняться за работу, по причине недопонимая поставленной перед ним цели и конечного результата. В дальнейшем, чаще всего слишком поздно для исправления, работа оказывается сделанной неправильно и обе стороны разочарованы. Понятное и четкое изложение подчиненным их обязанностей, задач и пределов   полномочий, имеет существенное значение для эффективного делегирования. Мы предлагаем руководителю, после поставленной цели для достижения уточнить, насколько хорошо подчиненный понял задание, имеются ли  у него вопросы. В случае если сотрудник так и не понял, что от него требуют подробно объяснить и разъяснить всю задачу. После чего удостоверится, ясен ли план работы, и задать ряд уточняющих  вопросов.