Анализ структуры управления в организации

      Важно понимать, что значение организации как функции управления постоянно возрастает, поскольку она создает структурные предпосылки для выработки и осуществления стратегических решений.

      В динамично изменяющихся условиях функционирования предприятия, навязываемых ему чаще агрессивной, чем доброжелательной, внешней средой, оргструктуры должны стать объектом сознательного видоизменения, что делает особо актуальным вопрос их полной и четкой типологии.

      Известно, что к внутренним компонентам организационной структуры, определяющим их типологию, относятся:

      • степень централизации-децентрализации механизма управления, характеризующаяся объемом передаваемых полномочий на принятие решений по уровням иерархии;

      •    степень сложности, характеризующаяся степенью горизонтальной и вертикальной дифференциации различных видов управленческой деятельности (в том числе функций);

      •    степень формализации механизма  управления.

      Вырабатывая комплекс реакций на воздействие  внешней среды, предприятие само задает степень выраженности этих взаимосвязанных компонентов, что, в свою очередь, предопределяет принцип действия конкретной структуры, по которому ее, с известной степенью условности, можно отнести к тому или иному типу организационных структур управления.

      Эффективность организационной структуры управления является показателем степени реализации принципов организации, поэтому их обоснование является одним из ключевых вопросов организационного построения. 
 
 

1.2. Принципы формирования  организационных  структур

      Под принципами формирования структур управления мы понимаем положения, правила, вытекающие из законов организации, определяющие условия, реализация которых обеспечивает эффективность функционирования и развития этих структур. Являясь рекомендациями высокого уровня обобщения, вытекающими из познания объективных законов, принципы реализуют их требования. На множественность принципов управления (формирования организационных структур, в частности) указывал еще А. Файоль: «Число принципов управления неограниченно. Всякое правило, всякое административное средство, укрепляющее социальное образование или облегчающее его отправление, занимает свое место среди принципов, во всяком случае, на все то время, пока опыт утверждает его в этом высоком звании».

      Определение организационной структуры управления как упорядоченной совокупности взаимосвязанных элементов, обеспечивающих ее 
целенаправленное    функционирование и развитие как единого целого, ставит вопрос о выделении основных принципов организации такого порядка.   Процесс   упорядочения должен быть целесообразным, т.е. в максимальной степени соответствовать эффективному достижению цели системы. Цель — главный систематизирующий фактор организации. Поэтому часто встречающийся в литературе принцип «целенаправленности» структуры, или  принцип «отражения целей и задач организации структурой управления», по нашему мнению, принижает значение категории «цель» как системообразующего фактора, которая нашла свое выражение в законе композиции (цель деятельности подсистемы одновременно является одной из подцелей деятельности системы).

      К структуре управления предъявляется  множество требований, отражающих ключевое для менеджмента значение. Они  учитываются в принципах формирования ОСУ, разработке которых было посвящено немало работ отечественных авторов в дореформенный период¹. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом.

1. Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.
2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

      4. Между функциями и обязанностями,  с одной стороны, и полномочиями  и ответственностью, с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

4. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и децентрализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

      Общими  принципами организации систем, выражающими  сущность любой организации, являются:

• принцип совместимости как условие возникновения, сохранения и развития системы;
• принцип актуализации функций, отражающий необходимость разнообразия свойств и их функционализацию для сохранения системы в сложных условиях существование;
• принцип нейтрализации дисфункций, выражающий потребность системы в гомеостазе как устойчивой совокупности основных параметров или свойств системы;
• принцип   сосредоточения  функций, отражающий необходимость согласования  функций,  сосредоточения их на выполнении основной функции системы как единого целого;
• принцип лобилизации, отражающий возможность структуры иметь все большее количество функций без существенного изменения самой структуры.

      Эти принципы являются методологической базой общей теории организации.

      Поскольку система принципов формирования организационных структур еще не сложилась, на базе принципов теории организации целесообразно, по нашему мнению, выделить следующие три группы принципов, определяющих направленность в формировании организационной структуры:

      1) группу основных  принципов, характеризующих форму хозяйствования, на основе которых выделяются наиболее важные объекты, формирующие результаты деятельности предприятия;

      2) структурно-функциональные  принципы формирования  организационных структур управления, определяющие максимально возможную согласованность функций и всех, относящихся к ним частных процедур;

      3) принципы развития  организационных структур управления как выражение закономерностей развития управления, определяющих его вектор.

      К первой группе, условно называемой «принципы формы», относятся:

• принцип необходимого разнообразия организационной структуры;
• принцип адекватности формы хозяйствования всему многообразию условий функционирования;
• принцип замкнутости общего контура системы управления;
• принцип рационального сочетания централизации и децентрализации в управлении;
• принцип экономичности организационной системы управления.

      Принцип необходимого разнообразия организационной структуры, смысл которого заключается в том, что управляющая часть организации должна иметь такое же (или большее) разнообразие и быстродействие, каким может быть разнообразие воздействий среды на управляемую систему. Принцип служит основой для выбора типа организационного обособления (департаментизациии): по критерию «ресурс» (по функциональному признаку) или по критерию «результат» (по объектному признаку), а его реализация позволяет организации сохранить свою целостность и способность функционировать (сохранять гомеостаз), вырабатывая комплекс реакций на разнообразные воздействия среды. Достаточное разнообразие организационных структур не только по функциональному, но и по объектному признаку позволяет им иметь такие качественные характеристики, которые обеспечивают адекватность и скорость реакции. Так на основе функциональной специализации формируется самая распространенная линейно-функциональная структура. При невозможности одновременно расти и адекватно реагировать на изменения внешней среды в рамках функциональной департаментизации появляется необходимость в выделении автономных производств, отвечающих за конечный результат, что обусловливает появление дивизиональных структур (департаментизация по продукту, по потребителю, по рынку), которые уже сами представляют собой локальные системы некоторого системного комплекса. Департаментизация одновременно вокруг как ресурсов, так и результата приводит к появлению матричных структур, а наличие плохо структурированных целей — к созданию целевых структур.

      Принцип носит общий характер и относится  ко всем трем группам принцип носит  общий характер и относится ко всем трем группам принципов, но  его применение уже при определении формы хозяйствования имеет особое значение для реализации концепции центров прибыли, затрат, инвестиций, влияющей на эффективность функционирования и развития системы.

      Принцип адекватности организационной формы хозяйствования всей устойчивой совокупности меж- и внутриорганизационных связей и отношений хозяйственной организации, которые она использует в процессе функционирования. Принцип предполагает учет политических, экономических, социальных и институциональных факторов внешней и внутренних сред предприятия, как объекта и субъекта управления системы высшего порядка, а его соблюдение обеспечивает развитие интеграционных процессов и функционирование организации в рамках государственной законности. На его основе устанавливается ее правовой статус и степень самостоятельности. Часть управленческих функций может быть централизована в случае объединения предприятий или передана специализированным консультационным фирмам (внешнему дополнению). Из мировой практики известно, что передаются, как правило, задачи правового обеспечения, совершенствования процессов управления, обработки учетной информации, работы по маркетингу и изучению зарубежных рынков. При этом изменения претерпевает структура управления, но не организационно правовой статус.

      Принцип замкнутости общего контура системы управления является необходимым продолжением принципа адекватности и реализуется формированием четких границ организации, закрепленных в ее внутрифирменных нормативных актах. Принцип законодательно обоснован Гражданским кодексом РФ и закреплен выбором организационно-правовой формы предпринимательской деятельности, системой корпоративных актов, которые могут охватывать жизненно важные аспекты функционирования предприятия. Основным структурообразующим документом является Положение об организационной структуре. Смещение границ между внешней средой и организационной системой может привести к изменению организационной формы хозяйствования.

      Принцип рационального сочетания централизации и децентрализации в управлении — основной принцип организационного построения, определяющий направление развития системы. Сущность совершенствования организации управления как раз и заключается, прежде всего, в поиске оптимального соотношения централизации и децентрализации механизма управления, который осуществляется в рамках того или иного вида структур, максимально способствующих эффективному протеканию процесса управления. Следовательно, эффективность структуры определяется не только структурой сомой по себе, ной тем организационным механизмом, который осуществляется в рамках этой структуры. Это — принципиально важное положение для определения эффективности структуры управления. Механизм управления как совокупность процедур, обеспечивающих определенное развитие организации во времени в направлении поставленных целей, обладает значительно большей динамичностью, чем оргструктура. Отличаясь некоторой стабильностью за счет компенсационных деформаций, она может выдерживать в определенных пределах его изменения без структурных подвижек, пока масса накопленных дисфункций не станет критической. Жесткая централизация рано или поздно ведет к организационной патологии за счет накопления дисфункций, что приводит к задержке в принятии решений. Поэтому без децентрализации предприятие может расти до некоторого уровня, но чрезмерная децентрализация может привести к излишней автономизации подразделений, что может негативно сказаться на эффективности функционирования и развития организации в целом.

      Контактируя чаще с агрессивной, чем доброжелательной, внешней средой, хозяйственная организация для сохранения управляемости должна обладать такими свойствами, как устойчивость, гибкость, маневренность и способность к обновлению. Каждое из этих свойств, равно как и их совокупность, обеспечивается соответствующей управленческой  стратегией, реализуемой в рамках механического или   органического   типов   структур, либо через их комбинацию. И если устойчивость  как  способность  сохранить себя в любой, даже экстремальной   ситуации   и   отчасти   маневренность как опережающая реакция на изменения внешней среды через ее прогнозирование и моделирование, а также управление  резервами   предприятия обеспечиваются механическим типом  структуры,  то стратегия  гибкости  и  обновления однозначно требуют органических структур. Сочетаясь друг с другом, организационно-управленческие стратегии требуют и адекватного сочетания различных типов структур управления.