Анализ должностных инструкций на примере ООО «Бима Голд»

    Регламентация в управлении проявляется в двух аспектах:

• в статике;
• в динамике.

     Регламентация в статике определяет:

• статус звеньев системы управления или самой системы;
• цели и задачи каждого звена;
• место в системе управления;
• взаимосвязи с другими звеньями.

     Уставы, положения о производственно-хозяйственных  системах и о структурных подразделениях, должностные инструкции, в основном, статичны.

     Регламентация в динамике позволяет определять использование рабочего времени  или протекание процессов управления во времени. Регламенты выполнения отдельных функций, процедур в процессе управления, распорядок рабочего дня руководителей, специалистов и служащих, работа подразделений аппарата управления, регламент совещаний и т.п., в основном, динамичны.

     В системах управления регламентация  рассматривается по следующим направлениям:

• организационно-правовое;
• экономическое;
• социально-психологическое.

     Организационно-правовые формы регламентирования находят  свое конкретное выражение в документах, имеющих:

• нормативный характер (например, положение о предприятии, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, схемы должностных окладов);
• характер административного указания (которое является обязательным) адресуется конкретным управляемым объектам или лицам (например, приказ, распоряжение, инструкция);
• рекомендательный характер (распорядок рабочего дня руководителя и т.п.). Эти документы с различной степенью регламентации и детализации, предполагают – четкую дисциплину исполнения и административную ответственность, которые  возможны только  при  наделении  правами  и  обязанностями  органа управления и конкретного должностного лица.

     Экономические направления и формы регламентации  определяют границы и порядок  экономических отношений в процессе управления. Классическим примером экономической регламентации систем управления является

     Положение о структурных подразделениях. Оно устанавливает рамки хозяйственной и экономической самостоятельности подразделения путем выделения в его распоряжение необходимых ресурсов, определения системы показателей для планирования и оценки результатов его деятельности, закрепленных за ним функций, определения прав и обязанностей. В Положении разрабатывается порядок регулирования отношений между подразделениями на основе материальной ответственности каждого из них за результаты деятельности, определяются условия материального поощрения за успешное выполнение возложенных на них функций. Экономические формы регламентации имеют большое значение в повышении эффективности производства на основе материальной заинтересованности и экономического стимулирования.

     Социально-психологические  отношения условно относятся к формам регламентации управленческого труда. Это одно из направлений регламентирования, использование которого устанавливает определенный порядок социально-психологических отношений в процессе управления и способствует усилению и четкому использованию организационно-правовых и экономических форм регламентирования управленческого труда.

     В рамках анализа понятийно-терминологического аппарата процесса регламентации следует остановиться на влиянии качества организации процесса регламентации управленческого труда на эффективность управления персоналом в целом.

     Анализ  литературных источников показал, что  в исследованиях российских ученых нет четкого определения понятий  регламентации и управления персоналом. Ссылки, что регламентирование управленческого труда требует создания соответствующего организационного механизма и направлено на повышение эффективности работы с персоналом, позволяют сделать следующий вывод: российские авторы рассматривают регламентацию управленческого труда как основу системы управления персоналом. Эта точка зрения полностью соответствует нашим представлениям о предмете исследования, так как любые действия и решения в области управления персоналом не смогут приобрести конкретной направленности, если в их основе нет регламентации управленческой деятельности, предполагающей построение системы управления персоналом с учетом основных принципов и методов регламентации управленческого труда.

     Практическая  реализация технологий по управлению персоналом позволяет выявлять перспективные направления регламентации, корректировать последовательность действий в данной области, уточнять цели и задачи в соответствии со сложившейся ситуацией.

     В теории управления выделяют пять основных функций – планирование, организация, регулирование, стимулирование, контроль, – достаточно полно характеризующих направления деятельности в процессе управления.

     Функции по управлению персоналом, рассматриваемые  в литературе, аналогичны традиционным направлениям кадровой работы. Например, И. Хентце выделяет среди них:

• определение потребности в персонале;
• обеспечение персоналом;
• развитие персонала;
• использование персонала;
• мотивацию результатов труда и поведения персонала;
• правовое и информационное обеспечение процесса управления персоналом.

     В соответствии с представленными выше направлениями работы с персоналом можно сделать вывод, что регламентация управленческого труда должна осуществляться с той или иной степенью детализации на всех направлениях. Это регламентация:

• процедуры определения потребности в персонале;
• процесса обеспечения персоналом;
• процесса развития персонала;
• процесса использования персонала;
• мотивации результатов труда и поведения персонала;
• правового и информационного обеспечения процесса управления персоналом.

     Состав  перечисленных выше регламентов рассматривается в следующем разделе.

     В рамках разработки системы регламентации  управленческого труда определяются ее главные цель, основные цели и задачи, а также необходимые действия (практические мероприятия) для их достижения.

     В настоящее время большие трудности в работе руководителей и работников системы управления персоналом промышленных предприятий вызывает отсутствие четкой системы движения кадровой информации. Несвоевременное получение необходимых данных о состоянии персонала затрудняет оперативное взаимодействие подразделений предприятия. Поэтому в рамках основных целей системы регламентации управленческого труда необходимо обозначить его рационализацию и интенсификацию использования современных средств обработки информации, а также улучшение условий работы и психологического климата.

     С учетом принципов работы с персоналом предприятия, заложенных в базовом направлении кадровой политики, разрабатываются задачи системы регламентации по направлениям основных целей. Рационализация управленческого труда предполагает:

• снижение трудоемкости управленческих процедур;
• совершенствование форм документации;
• улучшение качества управленческих работ;
• обеспечение эффективного использования функций управления и оргструктур;
• обеспечение эффективного использования информационных и документационных потоков.

     Интенсификация  использования современных средств  обработки информации предполагает:

• выявление возможностей использования новых средств оргтехники;
• увеличение скорости обработки информации;
• повышение эффективности использования действующих средств оргтехники. Улучшение условий работы и психологического климата включает следующие мероприятия:
• разработку офисных планировок;
• повышение эффективности стимулирования персонала.

     Взаимосвязь системы регламентации и функций системы управления персоналом организации представлена на рис. 1.

     Эффективность систем управления предприятием (организацией) в значительной степени обусловливается уровнем регламентации бизнес-процессов, что в равной степени актуально для действующих и вновь создаваемых предприятий.

     Проблематика  регламентации управленческих процессов  определяется спецификой управленческого труда. Из анализа содержательного аспекта понятия «регламентация» следует, что данный процесс в динамике предполагает разработку количественных (в отличие от нормирования управленческого труда) и качественных параметров управленческих процессов. Нормирование – неотъемлемая часть регламентации, а регламентация, в свою очередь, – более широкое понятие рационализации и упорядочения управленческой деятельности, включающее в себя элементы нормирования³.

     Рис. 1. Взаимосвязь системы регламентации и функций системы управления персоналом организации на основе состава подсистем системы управления персоналом (СУП), разработанной на кафедре «Управление персоналом» Государственного университета управления

     Основные  цели и задачи системы регламентации  управленческого труда имеют прямую и обратную связь с подсистемами системы управления персоналом.

2. Значение  должностной инструкции

     Должностная инструкция – внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника  в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность  и поощрение работника. Ее содержанием  является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке⁴.

     Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях  - для руководителей структурных подразделений.

     Четкость  в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции позволяет:

• объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, в т.ч. в процессе прохождение конкурса (избрания или выборов на должность);
• наиболее точно оценить деятельность работника в период его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации (соответствие его занимаемой должности);
• рационально распределить функциональные обязанности между работниками (осуществит разделение труда в целом);
• решить вопрос о переводе работника на другую работу⁵;
• повысить своевременность и надежность выполнения задач, за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;
• улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;
• четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
• конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использование ресурсов;
• повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
• организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками⁶.